Records Management (RM) ist ein systematischer Prozess für die Erstellung, Pflege und Entsorgung von Organisationsunterlagen. Es umfasst den gesamten Lebenszyklus der Aufzeichnungen einer Organisation, von der Erstellung der Aufzeichnungen bis zu ihrer letztendlichen Entsorgung. RM ist für jede Organisation, die aus rechtlichen, historischen oder anderen Gründen Unterlagen aufbewahren muss, unerlässlich.
Records Management bietet einer Organisation viele Vorteile. Durch die ordnungsgemäße Organisation und Verwaltung von Unterlagen kann eine Organisation die Kosten für die Lagerung, den Abruf und die Entsorgung von Unterlagen senken. Darüber hinaus hilft es einer Organisation, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und die Rechtssicherheit zu gewährleisten.
Der Records-Management-Prozess umfasst in der Regel fünf Hauptschritte:
(i) Identifizierung: Identifizierung der zu verwaltenden Unterlagen;
(ii) Erstellung: Erstellung von Unterlagen in ihrem geeigneten Format;
(iii) Pflege: Ordnungsgemäße Aufbewahrung der Unterlagen;
(iv) Aufbewahrung: Aufbewahrung von Unterlagen für den erforderlichen Zeitraum; und
(v) Vernichtung: Vernichtung von Aufzeichnungen in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften. RM-Tools
Zur Verwaltung von Unterlagen können Organisationen verschiedene Tools wie Enterprise-Content-Management-Systeme, Dokumentenmanagement-Systeme und andere Tools zur Verwaltung digitaler Bestände einsetzen. Mit diesen Tools können Unternehmen digitale Aufzeichnungen auf sichere und organisierte Weise speichern, verwalten und sichern.
Organisationen sollten Richtlinien und Verfahren entwickeln, um eine effiziente und effektive Verwaltung von Unterlagen zu gewährleisten. Dazu gehören die Verwendung einheitlicher Namenskonventionen, die Aufstellung eines Zeitplans für die Aufbewahrung von Unterlagen und die Erstellung einer Richtlinie für die Zugriffskontrolle. Darüber hinaus sollten Unternehmen ihre RM-Prozesse regelmäßig auditieren und überprüfen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
Organisationen müssen außerdem sicherstellen, dass ihre Records Management-Prozesse mit den geltenden Datenschutzgesetzen und -vorschriften übereinstimmen. Dazu gehört auch, dass Aufzeichnungen in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen behandelt werden, wie z. B. der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR) in der EU.
Die GDPR verlangt von Organisationen, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit personenbezogener Daten zu gewährleisten. Dazu gehört auch, dass Aufzeichnungen ordnungsgemäß verwaltet werden und dass der Zugang zu personenbezogenen Daten nur befugten Personen vorbehalten ist.
Die Verwaltung von Aufzeichnungen ist ein wesentlicher Prozess für jede Organisation, die aus rechtlichen, historischen oder anderen Gründen Aufzeichnungen führen muss. Er umfasst fünf Hauptschritte, und Organisationen sollten die entsprechenden Tools und Best Practices verwenden, um die Einhaltung der geltenden Vorschriften zu gewährleisten. Darüber hinaus müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihr Records Management-Prozess mit den geltenden Datenschutzgesetzen übereinstimmt.
Die drei wichtigsten Arten von Aufzeichnungen sind finanzielle, operative und Compliance-Aufzeichnungen. Finanzielle Aufzeichnungen dokumentieren die finanziellen Transaktionen und die Position einer Organisation. Operative Aufzeichnungen dokumentieren die Hauptgeschäftsaktivitäten der Organisation. Compliance-Aufzeichnungen dokumentieren die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften durch das Unternehmen.
Es gibt drei Hauptzwecke der Schriftgutverwaltung:
1. sicherzustellen, dass die Unternehmensunterlagen ordnungsgemäß verwaltet und kontrolliert werden
2. Sicherstellen, dass Unternehmensunterlagen zugänglich und nutzbar sind
3. Sicherstellen, dass Unternehmensunterlagen auf sichere Weise entsorgt werden
RM steht für Risikomanagement. Risikomanagement ist der Prozess der Identifizierung, Bewertung und Verwaltung von Risiken. Es ist eine Schlüsselkomponente der Gesamtstrategie eines Unternehmens zur Führung seiner Geschäfte.
Risikomanagement (RM) ist die Identifizierung, Bewertung und Priorisierung von Risiken (in ISO 31000 definiert als die Auswirkung von Ungewissheit auf die Ziele), gefolgt von einem koordinierten und wirtschaftlichen Einsatz von Ressourcen, um die Wahrscheinlichkeit und/oder die Auswirkungen unglücklicher Ereignisse zu minimieren, zu überwachen und zu kontrollieren oder die Realisierung von Chancen zu maximieren. Risiken können aus verschiedenen Quellen stammen, z. B. aus der Ungewissheit auf den Finanzmärkten, aus Bedrohungen durch Naturkatastrophen oder vom Menschen verursachte Katastrophen oder aus operativen Risiken, denen ein Unternehmen ausgesetzt ist.
Risikomanagement ist ein fortlaufender Prozess, der Folgendes umfasst:
- Identifizieren von Risiken
- Bewerten von Risiken
- Priorisieren von Risiken
- Abschwächen von Risiken
- Überwachen von Risiken
- Überprüfen von Risiken
Das Ziel des Risikomanagements ist es, Risiken, die sich negativ auf eine Organisation auswirken könnten, zu reduzieren oder zu beseitigen.
RN steht für Risikonummer. Die RN ist eine einem Risiko zugewiesene Nummer, die das Risiko identifiziert und es ermöglicht, es im Laufe der Zeit zu verfolgen.
Auf diese Frage gibt es keine pauschale Antwort, da der Begriff "Akte" in verschiedenen Kontexten unterschiedliche Bedeutungen haben kann. Im Allgemeinen kann eine Aufzeichnung jedoch als eine Reihe von Informationen definiert werden, die aufgezeichnet, gespeichert und gepflegt werden, um Beweise oder Informationen über ein bestimmtes Ereignis, Phänomen oder einen Prozess zu liefern.