Geplatzte Schecks, die auch als Rückläufer oder nicht ausreichende Deckung (NSF) bezeichnet werden, sind Schecks, die nicht bearbeitet werden können, weil das Konto, von dem der Scheck ausgestellt wurde, nicht ausreichend gedeckt ist. Wenn ein Scheck platzt, gibt die Bank den Scheck an den Zahlungsempfänger zurück, der dann herausfinden muss, wie er die Zahlung vom Zahler erhalten kann. Geplatzte Schecks können sowohl für den Zahler als auch für den Zahlungsempfänger unangenehm sein, lassen sich aber in QuickBooks leicht verwalten.
Der erste Schritt bei der Erfassung von ungedeckten Schecks in QuickBooks besteht darin, die Software einzurichten. Dazu müssen Sie ein Aufwandskonto speziell für die Erfassung von ungedeckten Schecks einrichten. Auf diesem Konto werden die Kosten für den ungedeckten Scheck sowie alle mit dem ungedeckten Scheck verbundenen Gebühren verbucht. Sobald das Konto angelegt ist, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Bankkonto mit QuickBooks verknüpft ist, um die Erfassung von ungedeckten Schecks zu erleichtern.
Wenn ein Scheck zurückgegeben wird, muss der Zahlungsempfänger den Zahler kontaktieren, um die Zahlung einzuziehen. Dies kann über QuickBooks erfolgen, indem eine Kundenrechnung erstellt und mit dem Konto des geplatzten Schecks verknüpft wird. Der Zahler erhält dann eine Benachrichtigung und kann die Rechnung über sein Bankkonto, seine Kreditkarte oder eine andere Zahlungsmethode begleichen.
Wenn ein Scheck zurückgegeben wird, kann dem Zahlungsempfänger von seiner Bank eine Gebühr berechnet werden. Diese Gebühr sollte in QuickBooks als Aufwand verbucht und mit dem Konto für den ungedeckten Scheck verknüpft werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Gebühr nachverfolgt und in den Jahresabschlüssen ausgewiesen wird.
Sobald die Zahlung vom Zahler eingezogen wurde, muss der Zahlungsempfänger den geplatzten Scheck in QuickBooks verbuchen. Dazu wird eine Journalbuchung erstellt und mit dem Konto für den geplatzten Scheck verknüpft. Die Journalbuchung enthält den Betrag des Schecks, alle mit dem Scheck verbundenen Gebühren und das Datum des Schecks.
Nachdem der ungedeckte Scheck in QuickBooks erfasst wurde, sollte das Bankkonto abgeglichen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Transaktionen korrekt erfasst wurden und der Kontoauszug auf dem neuesten Stand ist. Mit QuickBooks ist der Abgleich von Bankkonten ein Kinderspiel und kann mit nur wenigen Klicks durchgeführt werden.
QuickBooks macht es auch einfach, Berichte über geplatzte Schecks zu erstellen. Es können Berichte erstellt werden, um geplatzte Schecks im Zeitverlauf zu verfolgen und die mit geplatzten Schecks verbundenen Gebühren zu analysieren. Auf diese Weise lassen sich Trends oder Muster erkennen, die zur Verringerung der Anzahl ungedeckter Schecks genutzt werden können.
Wenn es Probleme mit der Erfassung von geplatzten Schecks in QuickBooks gibt, können Sie einige Schritte zur Fehlerbehebung unternehmen. Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass alle erforderlichen Konten korrekt eingerichtet wurden. Wenn das Problem weiterhin besteht, kann es notwendig sein, den QuickBooks-Support um Hilfe zu bitten.
Die Erfassung von geplatzten Schecks in QuickBooks ist ein relativ einfacher Prozess, der dabei helfen kann, den Überblick über Zahlungen und Gebühren im Zusammenhang mit geplatzten Schecks zu behalten. Wenn Sie die erforderlichen Konten einrichten und das Bankkonto verknüpfen, können Sie geplatzte Schecks schnell und einfach erfassen. Darüber hinaus lassen sich mit QuickBooks problemlos Berichte erstellen, um die Daten zu geplatzten Schecks zu analysieren und fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wie die Zahl der zurückgegebenen Schecks verringert werden kann.
Wenn Sie in QuickBooks Desktop einen geplatzten Scheck erhalten, müssen Sie ihn als zurückgegebenen Artikel erfassen. Gehen Sie dazu in das Menü Banking und wählen Sie Servicegebühren erfassen. Wählen Sie dann das Konto, auf das der Scheck ausgestellt wurde, und geben Sie die Schecknummer, den Betrag und die Bearbeitungsgebühr in die entsprechenden Felder ein. Klicken Sie abschließend auf Speichern & Schließen.
Wenn Sie in QuickBooks einen geplatzten Scheck aus einem Verkaufsbeleg erfassen, müssen Sie eine neue Bankeinlage erstellen und den Scheck als negativen Betrag einschließen. Gehen Sie dazu in das Menü Banking und wählen Sie Einzahlungen vornehmen.
Wählen Sie auf dem Bildschirm „Einzahlungen vornehmen“ das Konto aus, auf dem der Scheck eingereicht wurde. Wählen Sie dann im Bereich Neue Einzahlung hinzufügen den Scheck in der Spalte Kunde:Auftrag aus. Geben Sie die Schecknummer in der Spalte Nummer und das Scheckdatum in der Spalte Datum ein.
Wählen Sie in der Spalte Konto das Bankkonto aus, auf dem der Scheck eingereicht wurde. Geben Sie in der Spalte Betrag den Scheckbetrag als negative Zahl ein.
Klicken Sie auf Speichern & Schließen, wenn Sie fertig sind.
In QuickBooks können Sie einen von einem Lieferanten zurückgegebenen Scheck erfassen, indem Sie ein neues Lieferantenguthaben erstellen. Gehen Sie dazu zum Menü Lieferanten und wählen Sie Lieferantengutschriften erfassen. Füllen Sie dann das Gutschriftsformular mit den relevanten Informationen aus, einschließlich des Scheckbetrags und der Schecknummer. Sie können auch eine Notiz hinzufügen, die erklärt, warum der Scheck zurückgegeben wurde. Sobald Sie die Kreditorengutschrift gespeichert haben, erscheint sie auf dem Konto des Kreditors und wird von dessen Saldo abgezogen.
Ein ungedeckter Scheck ist keine Ausgabe, aber es können Gebühren von der Bank erhoben werden.
Der erste Schritt besteht darin, den Scheck in der Buchhaltungssoftware wie einen normalen Scheck zu erfassen. Schreiben Sie in das Memofeld „NSF“ und die Schecknummer. Dann erstellen Sie eine Bankgebühr für die NSF-Gebühr und wenden sie auf den Scheck an. Schließlich erstellen Sie eine Journalbuchung, um den Scheckbetrag vom Bankkonto auf das entsprechende Aufwandskonto zu verschieben.