Bei der Dokumentensanierung werden sensible Daten aus einem Dokument entfernt oder verändert, bevor es an Dritte weitergegeben wird. Es ist eine Möglichkeit, vertrauliche Informationen vor unbefugtem Zugriff oder möglichem Missbrauch zu schützen.
In der heutigen digitalen Welt werden Dokumente häufig über das Internet ausgetauscht, und es ist wichtig, die darin enthaltenen vertraulichen Informationen zu schützen. Die Dokumentenbereinigung stellt sicher, dass vertrauliche Informationen nicht durchsickern oder missbraucht werden.
Dokumente, die vertrauliche Informationen enthalten, wie z. B. persönliche Daten, Finanzinformationen und Gesundheitsdaten, sollten bereinigt werden, bevor sie an Dritte weitergegeben werden.
Es gibt verschiedene Methoden der Dokumentensanierung, z. B. Schwärzung, Verschlüsselung und Tokenisierung. Jede dieser Methoden kann verwendet werden, um vertrauliche Informationen vor unbefugtem Zugriff oder Missbrauch zu schützen.
Unter Schwärzung versteht man das Entfernen oder Unkenntlichmachen sensibler Informationen aus einem Dokument. Dies geschieht durch Schwärzen oder Löschen der sensiblen Daten aus dem Dokument.
Bei der Verschlüsselung wird ein Dokument mit Hilfe eines Verschlüsselungsalgorithmus in ein sicheres Format umgewandelt. Dadurch wird sichergestellt, dass nur befugte Personen auf das Dokument zugreifen können.
Bei der Tokenisierung werden sensible Informationen in einem Dokument durch eine eindeutige Kennung oder ein Token ersetzt. Mit diesem Token kann dann auf die Daten zugegriffen werden, ohne dass die Originaldaten preisgegeben werden.
Die Dokumentensanierung stellt sicher, dass sensible Informationen nicht nach außen dringen oder missbraucht werden, und sie kann dazu beitragen, das Risiko von Datenschutzverletzungen zu verringern. Darüber hinaus kann sie Unternehmen dabei helfen, Vorschriften wie die GDPR und HIPAA einzuhalten.
Der Begriff "Schwärzung" bezieht sich im Allgemeinen auf das Verdunkeln oder Unkenntlichmachen von Text oder Bildern in einem Dokument. Dies kann aus verschiedenen Gründen geschehen, z. B. um sensible Informationen vor dem Einblick zu schützen, um ein Dokument aus Sicherheitsgründen unlesbar zu machen oder um es einfach ästhetisch ansprechender zu gestalten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Text oder Bilder auf einem Dokument zu schwärzen, z. B. mit einem schwarzen Marker, schwarzer Farbe oder schwarzem Papier.
Bei der Validierung wird sichergestellt, dass die Daten korrekt sind, während bei der Bereinigung sichergestellt wird, dass die Daten sauber sind. Die Validierung wird in der Regel bei der ersten Datenerfassung durchgeführt, während die Bereinigung in der Regel bei der Verwendung der Daten erfolgt.
Es gibt zwei Hauptarten von Bereinigungsmethoden: physikalische und chemische. Bei den physikalischen Sanitisationsmethoden werden Verunreinigungen mit physikalischen Mitteln von Oberflächen entfernt. Dies kann durch Methoden wie Hitze, Kälte, Dampf, ultraviolettes Licht und Filtration geschehen. Bei chemischen Desinfektionsmethoden werden Chemikalien eingesetzt, um Verunreinigungen von Oberflächen abzutöten oder zu entfernen. Dies kann durch Methoden wie Desinfektion, Sterilisation und Dekontaminierung erreicht werden.
Es gibt viele Möglichkeiten, Akten zu desinfizieren, aber die gebräuchlichste Methode ist die Verwendung eines Aktenvernichters. Ein Dateishredder ist eine Software, mit der Sie Dateien sicher löschen können, so dass sie nicht mehr wiederhergestellt werden können. Wenn Sie eine Datei normal löschen, wird sie einfach als gelöscht markiert, und der von ihr belegte Speicherplatz wird für neue Daten verfügbar gemacht. Die eigentlichen Daten bleiben jedoch auf dem Laufwerk und können mit einer Datenrettungssoftware wiederhergestellt werden. Ein Dateischredder überschreibt die Daten in einer Datei mehrfach mit Zufallsdaten, so dass sie nicht wiederhergestellt werden können.
Es gibt keine "beste" Datenbereinigungsmethode, da der optimale Ansatz vom jeweiligen Datensatz und dem gewünschten Schutzniveau abhängt. Zu den gängigen Methoden gehören jedoch die physische Zerstörung, das Überschreiben mit Zufallsdaten und die Verschlüsselung.