SharePoint Records Management ist ein leistungsstarkes Tool, das Unternehmen bei der Verwaltung und Archivierung ihrer Unternehmensunterlagen unterstützt. Es ermöglicht Benutzern, digitale Dokumente, Bilder und andere Daten zu speichern, abzurufen und zu verwalten. Dieser Artikel bietet einen Überblick über die Funktionen und Vorteile von SharePoint Records Management.
SharePoint Records Management bietet eine Vielzahl von Funktionen, die Unternehmen bei der effizienten Verwaltung ihrer Unterlagen unterstützen. Zu diesen Funktionen gehören Dokumentenspeicherung, Dokumentenaufbewahrung, Dokumentenarchivierung, Dokumentensicherheit und Dokumentenklassifizierung. Darüber hinaus bietet SharePoint Records Management Funktionen wie die Erfassung von Metadaten und die Verwaltung des Lebenszyklus von Informationen.
SharePoint Records Management bietet Unternehmen mehrere wichtige Vorteile. Zu diesen Vorteilen gehören eine bessere Einhaltung von Vorschriften, ein besserer Schutz von Dokumenten und eine bessere Wiederauffindbarkeit von Dokumenten. Außerdem kann SharePoint Records Management dazu beitragen, die mit der Speicherung und Verwaltung von Unternehmensunterlagen verbundenen Kosten zu senken.
Die Dokumentenspeicherung ist eine wichtige Funktion von SharePoint Records Management. Diese Funktion ermöglicht es den Benutzern, Dokumente auf der SharePoint-Plattform auf sichere und organisierte Weise zu speichern. Darüber hinaus können Dokumente an verschiedenen Orten gespeichert werden, z. B. auf Netzlaufwerken, in SharePoint-Bibliotheken und anderen Cloud-basierten Speicherlösungen.
Die Dokumentenaufbewahrung ist eine weitere wichtige Funktion von SharePoint Records Management. Mit dieser Funktion können Benutzer Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten festlegen, die bestimmen, wie lange Dokumente aufbewahrt werden sollen, bevor sie archiviert oder gelöscht werden. Darüber hinaus bietet SharePoint Records Management Funktionen, mit denen Benutzer die Richtlinien für die Dokumentenaufbewahrung überprüfen und genehmigen können.
SharePoint Records Management bietet auch Funktionen, die Unternehmen bei der Archivierung ihrer Dokumente unterstützen. Diese Funktion ermöglicht es den Benutzern, Dokumente in geordneter Weise zu speichern und nicht mehr benötigte Dokumente zu archivieren. Darüber hinaus können Benutzer automatisierte Prozesse für die Dokumentenarchivierung einrichten, um sicherzustellen, dass die Dokumente rechtzeitig archiviert werden.
SharePoint Records Management bietet auch Funktionen, die Organisationen dabei helfen, die Sicherheit ihrer Dokumente zu gewährleisten. Zu diesen Funktionen gehören Benutzerauthentifizierung, Verschlüsselung und sichere gemeinsame Nutzung von Dokumenten. Darüber hinaus bietet SharePoint Records Management Funktionen zur Überwachung und Prüfung des Benutzerzugriffs auf Dokumente.
Die Dokumentenklassifizierung ist eine weitere wichtige Funktion von SharePoint Records Management. Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, Dokumente nach ihrem Inhalt zu klassifizieren, was das Auffinden und Abrufen von Dokumenten erleichtert. Darüber hinaus bietet SharePoint Records Management Funktionen, die den Benutzern bei der Erstellung und Verwaltung von Klassifizierungsschemata für Dokumente helfen.
SharePoint Records Management bietet eine Reihe von Funktionen und Vorteilen für Unternehmen. Es ermöglicht den Benutzern, ihre Dokumente auf organisierte und sichere Weise zu speichern, abzurufen und zu verwalten. Darüber hinaus kann SharePoint Records Management Unternehmen dabei helfen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu verbessern, den Schutz von Dokumenten zu erhöhen und die mit der Speicherung und Verwaltung von Unternehmensunterlagen verbundenen Kosten zu senken.
SharePoint Enterprise Document Management System (EDMS)
SharePoint EDMS ist ein Dokumentenmanagementsystem, mit dem Unternehmen Dokumente und Aufzeichnungen verwalten, gemeinsam nutzen und verfolgen können. Es stellt ein zentrales Repository für Dokumente und Unterlagen bereit und bietet Benutzern die Möglichkeit, Dokumente auszuchecken, einzuchecken und zu versionieren. SharePoint EDMS bietet auch Sicherheit auf Dokumentenebene, d. h. nur autorisierte Benutzer können auf bestimmte Dokumente zugreifen.
SharePoint-Technologien sind eine Reihe von Technologien, die Unternehmen bei der Verwaltung und gemeinsamen Nutzung von Informationen unterstützen. Zu den SharePoint-Technologien gehören eine Webanwendungsplattform, eine Reihe von Anwendungsdiensten und eine Reihe von Entwicklungstools. Die Webanwendungsplattform ermöglicht Unternehmen die Bereitstellung und Verwaltung von Webanwendungen. Die Anwendungsdienste bieten Unternehmen die Möglichkeit, SharePoint-Sites zu erstellen und zu verwalten. Die Entwicklungstools ermöglichen es Unternehmen, benutzerdefinierte Lösungen für SharePoint zu entwickeln.
Records Management ist der Prozess des Identifizierens, Klassifizierens, Speicherns, Sicherns, Abrufens, Verfolgens und Vernichtens oder dauerhaften Bewahrens von Unterlagen.
Es gibt vier Haupttypen von Records Management:
1. aktive Aktenverwaltung: Aktive Aufzeichnungen sind solche, die derzeit regelmäßig verwendet werden und leicht zugänglich sein müssen. Diese Unterlagen werden in der Regel in einem elektronischen Format gespeichert und können in einem aktiven Archivverwaltungssystem aufbewahrt werden.
2. inaktive Aktenverwaltung: Inaktive Unterlagen sind Unterlagen, die nicht mehr regelmäßig verwendet werden, auf die aber dennoch von Zeit zu Zeit zugegriffen werden muss. Diese Unterlagen werden normalerweise in einem elektronischen Format gespeichert und können in einem System zur Verwaltung inaktiver Unterlagen aufbewahrt werden.
3. die Verwaltung von Archivalien: Archivalien sind Unterlagen, die aus historischen oder rechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. Diese Unterlagen werden in der Regel in einem physischen Format aufbewahrt und können in einem Archivierungssystem aufbewahrt werden.
4. die Verwaltung vernichteter Unterlagen: Vernichtete Unterlagen sind Unterlagen, die nicht mehr benötigt werden und sicher entsorgt werden können. Diese Unterlagen können geschreddert, verbrannt oder anderweitig vernichtet werden.