Managed Document Services (MDS) ist ein Ansatz zur Verwaltung dokumentenbezogener Aktivitäten und Aufgaben. Er wird in der Regel in großen Unternehmen eingesetzt, um dokumentenbezogene Prozesse zu verbessern, z. B. die Erstellung, Speicherung und Abfrage von Dokumenten sowie die Zusammenarbeit. MDS beinhaltet den Einsatz von spezialisierter Software, Hardware und Dienstleistungen zur Rationalisierung dokumentenbezogener Aktivitäten.
MDS bietet mehrere Vorteile gegenüber herkömmlichen Dokumentenverarbeitungsprozessen. So können beispielsweise durch die Automatisierung und Rationalisierung von Dokumentenprozessen die dokumentenbezogenen Kosten gesenkt werden. Darüber hinaus kann es den Zeitaufwand für die Verwaltung von Dokumenten verringern, die Dokumentenkontrolle verbessern und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern fördern.
3 Komponenten von Managed Document Services (MDS)
Zu den Komponenten von MDS gehören die Dokumentenerfassung, das Dokumentenmanagement, die Dokumentenverteilung, die Dokumentenspeicherung, das Abrufen von Dokumenten und die Dokumentensicherheit. Jede Komponente ist darauf ausgerichtet, einen oder mehrere Aspekte der dokumentenbezogenen Aktivitäten zu verbessern.
Die Dokumentenerfassung bezieht sich auf den Prozess der Digitalisierung von Dokumenten, z. B. von Papierdokumenten und anderen physischen Dokumenten. Dies kann mit speziellen Scannern oder Software geschehen, die physische Dokumente in digitale Formate umwandelt.
Dokumentenmanagement ist der Prozess der Organisation und Verwaltung von Dokumenten, z. B. das Erstellen und Verwalten von Ordnern, das Ablegen von Dokumenten und das Festlegen von Berechtigungen für Benutzer. Dies geschieht in der Regel mit spezieller Software, die es den Benutzern ermöglicht, Dokumente einfach zu suchen, zu finden und zu bearbeiten.
Die Dokumentenverteilung bezieht sich auf den Prozess der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten mit anderen Benutzern. Dies geschieht in der Regel über E-Mail, Cloud-basierte Dienste oder Dateifreigabelösungen.
Die Dokumentenspeicherung ist der Prozess der sicheren und organisierten Speicherung von Dokumenten. Dies kann mit spezieller Software oder cloudbasierten Diensten geschehen.
Die Dokumentensuche ist der Prozess des Suchens und Auffindens von Dokumenten, die in einem Dokumentenmanagementsystem gespeichert sind. Dies geschieht in der Regel mit spezieller Software, die das Auffinden und den Zugriff auf Dokumente erleichtert.
Bei der Dokumentensicherheit geht es darum, die Sicherheit und Vertraulichkeit von Dokumenten zu gewährleisten. Dies geschieht in der Regel durch Verschlüsselung und andere Sicherheitsmaßnahmen, wie Benutzerauthentifizierung und Zugangskontrolle.
MS und MDS sind zwei Arten von Datenverwaltungssystemen. MS ist ein relationales Datenbankmanagementsystem (RDBMS), während MDS ein multidimensionales Datenbankmanagementsystem (MDBMS) ist. Beide Systeme werden zum Speichern, Verwalten und Abfragen von Daten verwendet. Sie unterscheiden sich jedoch in ihrem Ansatz für die Datenverwaltung. MS verwendet ein relationales Modell, das die Daten in Tabellen organisiert, während MDS ein multidimensionales Modell verwendet, das die Daten in Würfeln organisiert.
Der MDS-Sicherheitsstandard ist eine Reihe von Richtlinien und Anforderungen zur Gewährleistung der Sicherheit von Daten. Er wurde vom Multi-State Data Sharing Consortium entwickelt, einer Gruppe von Staaten, die Daten für Zwecke der Strafjustiz austauschen.
Unter Dokumentenmanagement versteht man das Organisieren, Speichern und Abrufen von Dokumenten. Es kann sowohl für physische als auch für elektronische Dokumente verwendet werden.
Managed Services sind eine Form des Outsourcings, bei der die IT-Infrastruktur und/oder die Endbenutzersysteme eines Unternehmens von einem Drittanbieter verwaltet werden. Der Anbieter stellt diese Dienste in der Regel über ein sicheres, privates Netzwerk bereit und bietet ein SLA (Service Level Agreement) an, um ein bestimmtes Serviceniveau zu garantieren.
Managed Services können eine breite Palette von IT-Diensten umfassen, z. B. Netzwerkmanagement, Sicherheit, Speicherplatz, Desktop-Support und mehr. Viele Unternehmen nutzen Managed Services, um die tägliche Verwaltung ihrer IT-Systeme an Dritte zu übertragen und so interne Ressourcen freizusetzen, die sich auf andere Geschäftsziele konzentrieren können.
Es gibt eine Reihe von Managed Services Providern (MSP), und die von ihnen angebotenen Dienstleistungen können sehr unterschiedlich sein. Bei der Auswahl eines MSP ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens und die für Sie wichtigsten Dienstleistungen zu berücksichtigen.
Managed Services können eine breite Palette von IT-bezogenen Dienstleistungen umfassen, z. B. Netzwerk- und Systemadministration, Datensicherung und -wiederherstellung, Anwendungsentwicklung und -wartung und vieles mehr. Die spezifischen Dienste, die ein bestimmter Managed Service Provider (MSP) anbietet, variieren, sind aber in der Regel darauf ausgerichtet, Unternehmen bei der Verbesserung ihrer gesamten IT-Infrastruktur und ihres Betriebs zu unterstützen.