Eine Bestellung ist ein Dokument, das von einem Käufer an einen Verkäufer geschickt wird und in dem die Art, die Menge und die vereinbarten Preise für Produkte oder Dienstleistungen angegeben sind, die der Käufer vom Verkäufer kaufen möchte. Sie ist eine rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen Käufer und Verkäufer und kann dazu verwendet werden, Einkäufe zu verfolgen, Rechenschaft abzulegen und sogar Zahlungsbedingungen festzulegen.
Der Hauptzweck einer Bestellung besteht darin, sicherzustellen, dass Käufer und Verkäufer sich darüber einig sind, welche Produkte oder Dienstleistungen zu welchem Preis verkauft werden sollen. Durch die Erstellung einer Bestellung können Käufer auch ihre Ausgaben effizient verfolgen, ein Budget aufstellen und ihren Bestand verwalten.
Eine Bestellung enthält den Namen des Käufers, den Namen des Verkäufers, den zu kaufenden Artikel, die Menge und die Kosten des Artikels, die Zahlungsbedingungen und andere Details wie Steuern, Versand- und Bearbeitungsgebühren und Rabatte.
Eine Bestellung wird als Anforderung von Waren oder Dienstleistungen versandt, während eine Rechnung nach der Lieferung der Waren oder Dienstleistungen versandt wird. Eine Rechnung enthält die gleichen Angaben wie eine Bestellung, jedoch zusätzlich das Fälligkeitsdatum der Zahlung und die anfallenden Steuern.
Die Erstellung und Verwendung von Bestellungen ist sowohl für Käufer als auch für Verkäufer von Vorteil. Sie bietet Käufern eine einfache Möglichkeit, ihre Ausgaben und Bestände zu verfolgen und zu verwalten, und gibt Verkäufern die Sicherheit, dass ihre Zahlungsbedingungen eingehalten werden.
Sobald der Käufer eine Bestellung erstellt und an den Verkäufer geschickt hat, nimmt der Verkäufer die Bestellung an und beginnt mit der Ausführung der Bestellung. Sobald die Bestellung erfüllt ist, schickt der Verkäufer eine Rechnung an den Käufer, der diese dann gemäß den Bedingungen der Bestellung bezahlt.
Zu den häufigsten Fehlern, die bei Bestellungen gemacht werden, gehören falsche Artikelbeschreibungen, falsche Preisangaben, falsche Mengenangaben, falsche Steuern und Versandgebühren sowie falsche Zahlungsbedingungen.
Die beste Vorgehensweise bei der Erstellung einer Bestellung besteht darin, alle Informationen zu überprüfen, einschließlich Artikelbeschreibungen, Mengen, Kosten, Zahlungsbedingungen, Steuern und Versandgebühren. Wichtig ist auch, dass die Bestellung sowohl vom Käufer als auch vom Verkäufer unterzeichnet und datiert ist.
Einige Alternativen zur Bestellung sind Bestellanforderungen, elektronische Beschaffungssysteme und Kreditkarten. Jede dieser Alternativen hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, so dass es wichtig ist, die beste Option für jede spezifische Situation zu verstehen.
Es gibt drei Arten von Einkäufen:
1. Direkte Käufe werden getätigt, wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen direkt von einem anderen Unternehmen erwirbt.
2. indirekte Käufe werden getätigt, wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen von einem Drittanbieter erwirbt.
3. Investitionskäufe werden getätigt, wenn ein Unternehmen Ausrüstung, Maschinen oder andere materielle Vermögenswerte erwirbt.
Beim Einkauf sind die Bedingungen, zu denen ein Kauf getätigt wird, die Konditionen. Sie sind in der Regel zwischen Käufer und Verkäufer verhandelbar und können Dinge wie den Preis, die Zahlungsmodalitäten, das Lieferdatum und vieles mehr umfassen.
Ein Bestellschein auf Rechnung ist eine Bestellung. Dabei handelt es sich um ein Dokument, das von einem Käufer erstellt und an einen Verkäufer gesendet wird. Darin werden die Produkte oder Dienstleistungen, die der Käufer kaufen möchte, und die Bedingungen für den Kauf festgelegt.
Es gibt drei Arten von POs in SAP:
1. Standard-Bestellung: Eine Standard-Bestellung ist die häufigste Art von Bestellungen. Er wird für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen verwendet, die nicht zeitkritisch sind und keiner besonderen Genehmigung bedürfen.
2. Eilbestellung: Eine Eilbestellung wird für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen verwendet, die zeitkritisch sind und einer besonderen Genehmigung bedürfen.
3. vertraglicher PO: Ein vertraglicher PO wird für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen verwendet, die Teil eines Vertrags sind.
Der Beschaffungsprozess besteht aus sieben Phasen: 1. Planung und Bedarfsanforderung: In dieser Phase wird die Beschaffung geplant, der Bedarf geprüft und eine Bestellanforderung für die gewünschten Waren oder Dienstleistungen erstellt. 2. Beschaffung und Lieferantenauswahl: In dieser Phase werden potenzielle Lieferanten ermittelt und auf der Grundlage ihrer Fähigkeit, die Anforderungen zu erfüllen, bewertet. 3. Vertragsverhandlung: Sobald ein Lieferant ausgewählt ist, werden die Vertragsbedingungen ausgehandelt. 4. Auftragsvergabe und -verwaltung: Die Bestellung wird beim Lieferanten aufgegeben und der Fortschritt der Bestellung wird überwacht. 5. Wareneingang und Kontrolle: Die Waren oder Dienstleistungen werden entgegengenommen und geprüft, um sicherzustellen, dass sie den Spezifikationen entsprechen. 6. Bezahlung: Der Lieferant wird für die Waren oder Dienstleistungen bezahlt. 7. Vertragsabschluss: Der Vertrag wird abgeschlossen und alle abschließenden Formalitäten werden erledigt.