E-Mail-Governance ist der Prozess der Erstellung von Richtlinien, Verfahren und Werkzeugen zur Gewährleistung eines sicheren und konformen E-Mail-Austauschs innerhalb einer Organisation. Durch die Einführung von E-Mail-Governance können sich Unternehmen vor Datenschutzverletzungen, Rechtsstreitigkeiten und anderen mit der E-Mail-Kommunikation verbundenen Risiken schützen.
E-Mail-Governance kann Unternehmen helfen, Zeit und Geld zu sparen, indem eine sichere und konforme Umgebung für die E-Mail-Kommunikation geschaffen wird. Sie stellt sicher, dass die von den Mitarbeitern versendeten E-Mails den Unternehmensrichtlinien und -standards entsprechen, sicher sind und den gesetzlichen Anforderungen genügen. Es hilft auch, Unternehmen vor Datenschutzverletzungen und anderen Risiken im Zusammenhang mit der E-Mail-Kommunikation zu schützen.
Die Ausarbeitung einer E-Mail-Governance-Richtlinie ist der erste Schritt bei der Umsetzung von E-Mail-Governance. Die Richtlinie sollte die Regeln und Vorschriften für das Senden, Empfangen und Speichern von E-Mails sowie alle anwendbaren Sicherheitsmaßnahmen umreißen. Sie sollte auch Bereiche wie die Archivierung, Aufbewahrung und Entsorgung von E-Mails abdecken.
Sobald die E-Mail-Governance-Richtlinie eingeführt ist, müssen Unternehmen die erforderlichen Tools und Prozesse implementieren, um sicherzustellen, dass die Richtlinie eingehalten wird. Dazu gehören die Einrichtung von E-Mail-Servern, die Installation von E-Mail-Verschlüsselungstools und die Erstellung von Regeln für die Nutzung von E-Mails. Unternehmen sollten außerdem ihre Mitarbeiter im richtigen Umgang mit E-Mails schulen und die E-Mail-Kommunikation überwachen.
Unternehmen sollten die E-Mail-Kommunikation regelmäßig überwachen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die E-Mail-Governance-Richtlinie einhalten. Dies kann die Nachverfolgung von E-Mails auf sensible Informationen, die Überwachung auf bösartige Links und die Kennzeichnung von E-Mails, die verdächtig erscheinen, beinhalten.
Unternehmen sollten außerdem eine Richtlinie zur E-Mail-Archivierung und -Aufbewahrung einführen, um sicherzustellen, dass E-Mails für spätere Zwecke sicher gespeichert werden. Dazu gehören die Einrichtung eines E-Mail-Archivierungssystems, die Festlegung von Regeln, wie lange E-Mails aufbewahrt werden sollen, und die Bestimmung, wer Zugriff auf archivierte E-Mails hat.
Organisationen sollten auch Regeln für die Vernichtung von E-Mails aufstellen. Dazu gehören Verfahren für die endgültige Löschung von E-Mails sowie Richtlinien für die sichere Entsorgung von E-Mails, die sensible Informationen enthalten.
Unternehmen sollten auch bewährte Praktiken für die E-Mail-Verwaltung entwickeln. Dazu gehören die Schulung der Mitarbeiter im richtigen Umgang mit E-Mails, die Festlegung von Richtlinien zum Datenschutz und zur Wahrung der Privatsphäre sowie die Einführung von Tools zur Überwachung der E-Mail-Kommunikation.
Unternehmen sollten auch sicherstellen, dass ihre E-Mail-Governance-Richtlinien und -Verfahren mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften übereinstimmen. Dazu gehört die Bewertung der mit der E-Mail-Kommunikation verbundenen Sicherheitsrisiken und die Sicherstellung, dass E-Mails den Unternehmensrichtlinien und -standards entsprechen.
Durch die Implementierung einer umfassenden E-Mail-Governance-Richtlinie und der erforderlichen Tools und Prozesse können Unternehmen den sicheren und gesetzeskonformen Austausch von E-Mails innerhalb ihrer Organisation gewährleisten. E-Mail-Governance kann dazu beitragen, Unternehmen vor Datenschutzverletzungen, Rechtsstreitigkeiten und anderen Risiken im Zusammenhang mit der E-Mail-Kommunikation zu schützen.
Vereinfacht ausgedrückt ist Data Governance der Prozess, der sicherstellt, dass Daten korrekt, konsistent und zugänglich sind. Dieser Prozess umfasst die Definition und Durchsetzung von Richtlinien und Kontrollen im Zusammenhang mit Daten sowie die Überwachung und Prüfung von Daten, um deren Einhaltung sicherzustellen. Data Governance ist für Unternehmen wichtig, da sie dazu beiträgt, dass die Daten von hoher Qualität sind und für Geschäftsentscheidungen genutzt werden können.
Eine professionelle E-Mail besteht in der Regel aus vier Teilen: der Adresse des Absenders, der Adresse des Empfängers, einer Betreffzeile und einem Nachrichtentext.
Die Absenderadresse ist die E-Mail-Adresse der Person, die die E-Mail versendet. Die Empfängeradresse ist die E-Mail-Adresse der Person, die die E-Mail erhält. Die Betreffzeile ist eine kurze Beschreibung des Zwecks der E-Mail. Der Nachrichtentext ist der Hauptinhalt der E-Mail.
Die sieben Teile einer E-Mail sind die Adresse des Absenders, die Adresse des Empfängers, das Datum, die Betreffzeile, der Text, die Signatur und die Anhänge.
Die 5 Bestandteile einer E-Mail sind der Absender, der Empfänger, die Nachricht, der Betreff und das Datum.
Die 4 D's des E-Mail-Managements sind:
1. Löschen: Löschen Sie alle E-Mails, die nicht relevant oder wichtig sind. Dadurch wird Ihr Posteingang aufgeräumt und Sie finden leichter, wonach Sie suchen.
2. Erledigen: Bearbeiten Sie alle E-Mails, die eine Antwort oder eine Aktion von Ihnen erfordern. So bleibt Ihr Posteingang übersichtlich und Sie vergessen nicht, etwas Wichtiges zu tun.
3. aufschieben: Wenn eine E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden kann, verschieben Sie sie auf einen späteren Zeitpunkt. So bleibt Ihr Posteingang übersichtlich und Sie fühlen sich nicht überfordert.
4. delegieren: Wenn eine E-Mail von einer anderen Person bearbeitet werden kann, delegieren Sie sie an diese. Dadurch bleibt Ihr Posteingang übersichtlich und Sie müssen nicht alles selbst erledigen.