Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS) ist eine digitale Datenbank, die für die Speicherung, Organisation und Verwaltung aller Arten von digitalen Dokumenten konzipiert ist. Es ist eine umfassende Lösung für Unternehmen jeder Größe, um ihre Dokumente auf effiziente, sichere und kostengünstige Weise zu verwalten.
Ein EDMS bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, wie z. B. verbesserte Dokumentensicherheit, einfaches Auffinden von Dokumenten, Kosteneinsparungen und erhöhte Effizienz. Der Einsatz eines EDMS kann Unternehmen helfen, organisiert zu bleiben, Zeit zu sparen und Lagerkosten zu reduzieren.
Die Verwendung eines EDMS kann Unternehmen dabei helfen, ihre Dokumentenverwaltungsprozesse zu automatisieren. Die Automatisierung kann bei der Erstellung, Weiterleitung, Genehmigung und Archivierung von Dokumenten helfen, um sicherzustellen, dass die Dokumente ordnungsgemäß gespeichert und bei Bedarf zugänglich sind.
Ein EDMS bietet Unternehmen eine verbesserte Sicherheit für ihre Dokumente. Dazu können Zugangskontrolle, Verschlüsselung und digitale Wasserzeichen gehören. Ein EDMS kann Unternehmen auch die Möglichkeit bieten, Dokumente zu prüfen und Benutzeraktivitäten zu überwachen.
Ein EDMS kann Unternehmen bei der Erstellung und Verwaltung von Dokumenten-Workflows unterstützen. Workflows sind automatisierte Prozesse, die Unternehmen helfen, Dokumente effizient zu bearbeiten. Dies kann die Weiterleitung, Genehmigung und Archivierung von Dokumenten umfassen.
Ein EDMS kann Unternehmen bei der Verwaltung der Dokumentenzusammenarbeit unterstützen. Dazu gehören Funktionen wie Versionskontrolle, Dokumentenkommentare und gemeinsame Nutzung von Dokumenten. Die Zusammenarbeit an Dokumenten hilft Unternehmen, auf sichere und effiziente Weise an Dokumenten zusammenzuarbeiten.
Ein EDMS kann Unternehmen helfen, Dokumente schnell und einfach wiederzufinden. Dazu gehören Funktionen wie die Volltextsuche, die Suche nach Metadaten und die Kennzeichnung von Dokumenten. Ein EDMS kann Unternehmen dabei helfen, die benötigten Dokumente schnell zu finden und darauf zuzugreifen.
Ein EDMS kann in bestehende Systeme wie Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme integriert werden. Dies kann Unternehmen dabei helfen, ihre Dokumentenprozesse zu rationalisieren und die Effizienz der Arbeitsabläufe zu verbessern.
Bei der Auswahl eines EDMS sollten Unternehmen ihre Anforderungen an die Dokumentenverwaltung und ihr Budget berücksichtigen. Es ist wichtig, ein EDMS zu wählen, das sicher und benutzerfreundlich ist und Funktionen bietet, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.
Insgesamt bietet ein EDMS Unternehmen eine umfassende Lösung für die Verwaltung ihrer Dokumente. Der Einsatz eines EDMS kann Unternehmen helfen, Zeit zu sparen, Lagerkosten zu senken und die Dokumentensicherheit zu verbessern.
Ein elektronisches Dokumentenverfolgungssystem ist ein computergestütztes System, mit dem sich die Bewegung elektronischer Dokumente durch ein Unternehmen verfolgen lässt. Das System umfasst in der Regel eine Datenbank, in der Informationen darüber gespeichert werden, wo sich die einzelnen Dokumente befinden, wer auf sie zugegriffen hat und wann der Zugriff erfolgte. Das System kann auch Funktionen zur Verwaltung der Versionskontrolle von Dokumenten und zur Verfolgung von Änderungen an den Dokumenten enthalten.
Bei der Dokumentenverwaltung handelt es sich um einen Prozess der Informationstechnologie (IT), der die Erfassung, Indizierung, Speicherung, den Abruf, die Verfolgung und Verteilung von Dokumenten ermöglicht. Manchmal wird es auch als "Dokumenten- und Inhaltsmanagement" oder "D&CM" bezeichnet.
Ein Enterprise Document Management System (EDMS) ist ein System zur Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Verteilung von elektronischen Dokumenten und Bildern von papierbasierten Informationen. Ein EDMS ermöglicht es einer Organisation, die Erstellung, Überarbeitung, Genehmigung, Verteilung und Speicherung von Dokumenten zu kontrollieren und zu verfolgen. Außerdem lässt sich damit verfolgen, wer auf ein Dokument zugegriffen und daran gearbeitet hat und wann und wo das Dokument verwendet wurde.
Der EDMS-Workflow ist eine Reihe von Prozessen, die es Unternehmen ermöglichen, die Erstellung, Verteilung und Speicherung digitaler Dokumente zu verwalten. Diese Prozesse können Aufgaben wie die Dokumentenerfassung, die Dokumentenkonvertierung, die Indizierung von Dokumenten, das Abrufen von Dokumenten und die Aufbewahrung von Dokumenten umfassen. Mit EDMS-Workflow-Systemen lassen sich diese Prozesse automatisieren, so dass Unternehmen ihre digitalen Dokumente leichter verwalten können.
Die 4 Arten der Dokumentation sind wie folgt:
1. Funktionale Spezifikationen: Ein Dokument, in dem die spezifische Funktionalität eines Systems, einer Anwendung oder einer Komponente beschrieben wird.
2. Technische Spezifikationen: Ein Dokument, in dem die spezifischen technischen Details eines Systems, einer Anwendung oder einer Komponente beschrieben werden.
3. Benutzerdokumentation: Ein Dokument, das Anweisungen zur Verwendung eines Systems, einer Anwendung oder einer Komponente enthält.
4. administrative Dokumentation: Ein Dokument, das Informationen über die Verwaltung eines Systems, einer Anwendung oder einer Komponente enthält.