Das Electronic Discovery Reference Model (EDRM) ist eine Reihe von Standards und bewährten Praktiken, die zur Verwaltung des elektronischen Offenlegungsprozesses bei Rechtsstreitigkeiten verwendet werden. Es bietet einen Rahmen, den Unternehmen befolgen können, um sicherzustellen, dass alle elektronischen Daten ordnungsgemäß und in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften erfasst, verarbeitet, durchsucht, überprüft und produziert werden.
Das EDRM besteht aus neun Komponenten: Identifizierung, Bewahrung, Sammlung, Verarbeitung, Überprüfung, Analyse, Produktion, Präsentation und Qualitätskontrolle. Jede Komponente hat einen bestimmten Zweck und ist für die effektive Verwaltung des E-Discovery-Prozesses unerlässlich.
Identifizierung ist der Prozess der Identifizierung der Datenarten, die für den Fall relevant sind und dem E-Discovery-Prozess unterzogen werden sollten. Dazu gehört auch die Ermittlung der Datenquellen, der Verwahrer und der Datensätze, die Gegenstand des E-Discovery-Verfahrens sein werden.
Unter Aufbewahrung versteht man den Prozess der Aufbewahrung von Daten, die in der Identifizierungsphase ermittelt wurden. Dazu können Maßnahmen gehören, die sicherstellen, dass die Daten unversehrt und unverändert bleiben, z. B. das Anbringen rechtlicher Sperrvermerke für die Daten oder die Verwendung eines speziellen sicheren Speichersystems.
Sammlung ist der Prozess der Erfassung der Daten, die in den Phasen Identifizierung und Aufbewahrung identifiziert und aufbewahrt wurden. Dazu gehört das Sammeln der Daten aus den verschiedenen Quellen und von den Verwahrern, die in der Identifizierungsphase ermittelt wurden, und die Sicherstellung, dass die Daten in einer Weise gesammelt werden, die mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften vereinbar ist.
Die Verarbeitung ist der Prozess der Vorbereitung der Daten für die Überprüfung und Analyse. Dazu gehören das Entfernen von Duplikaten, die Formatierung der Daten, die Konvertierung der Daten in ein für die Überprüfung geeignetes Format und die Indexierung der Daten.
Unter Überprüfung versteht man die Durchsicht der Daten, um festzustellen, welche Dokumente für den Fall relevant sind. Dies beinhaltet die Verwendung von Suchbegriffen, Schlüsselwörtern und anderen Techniken, um Dokumente zu identifizieren, die für den Fall relevant sind.
Unter Analyse versteht man die Auswertung der Daten, um die für den Fall relevanten Rechtsfragen zu ermitteln. Dazu gehören die Verwendung von Predictive Coding, die Suche nach Schlüsselwörtern und andere Techniken, um Dokumente zu identifizieren, die für die vorliegende Rechtsfrage relevant sind.
Die andere Bezeichnung für die elektronische Offenlegung ist E-Discovery. E-Discovery ist der Prozess des Suchens, Identifizierens und Vorlegens elektronisch gespeicherter Informationen als Reaktion auf eine Aufforderung zur Vorlage in einem Rechtsstreit oder einer behördlichen Untersuchung.
Das EDRM-Diagramm ist ein Hilfsmittel, das Unternehmen bei der Verwaltung ihrer elektronischen Daten unterstützt. Das Diagramm ist in neun Abschnitte unterteilt, die jeweils eine andere Phase im Lebenszyklus der Daten darstellen. Die Abschnitte sind: 1) Sammlung, 2) Verarbeitung, 3) Speicherung, 4) Analyse, 5) gemeinsame Nutzung, 6) Präsentation, 7) Archivierung, 8) Vernichtung und 9) Aufbewahrung.
Es gibt vier Hauptarten von eDiscovery: 1. prädiktive Kodierung: Predictive Coding ist eine Art von eDiscovery, bei der künstliche Intelligenz eingesetzt wird, um relevante Dokumente zu identifizieren. 2. Technologie-gestützte Überprüfung: Die technologiegestützte Überprüfung ist eine Art von eDiscovery, bei der Computeralgorithmen zur Ermittlung relevanter Dokumente eingesetzt werden. 3. Schlüsselwortsuche: Die Schlagwortsuche ist eine Art von eDiscovery, bei der eine Reihe von Schlagwörtern verwendet wird, um relevante Dokumente zu identifizieren. 4. Überprüfung durch menschliche Augen: Die Überprüfung durch menschliche Augen ist eine Art von eDiscovery, bei der ein menschlicher Prüfer jedes Dokument betrachtet, um seine Relevanz zu bestimmen.
ESI steht für elektronisch gespeicherte Informationen. Dazu können E-Mails, Textnachrichten, Beiträge in sozialen Medien und jede andere Art von digitalen Daten gehören. Bei der Offenlegung werden ESI häufig als Beweismittel in Rechtsstreitigkeiten oder anderen Gerichtsverfahren verwendet.
Der eDiscovery-Prozess bezieht sich im Allgemeinen auf den Prozess der Identifizierung, Sammlung und Analyse elektronischer Daten im Zusammenhang mit einer rechtlichen oder behördlichen Angelegenheit. Der Prozess beginnt in der Regel, wenn ein Anwalt oder ein Mandant den Bedarf an elektronischen Daten feststellt, die für eine Angelegenheit relevant sind. Sobald die Daten identifiziert sind, müssen sie aus relevanten Quellen gesammelt werden. Dies kann eine Herausforderung sein, da die Daten oft über mehrere Geräte und Plattformen verteilt sind und möglicherweise Sicherheits- und Datenschutzbeschränkungen unterliegen. Sobald die Daten gesammelt sind, müssen sie auf Relevanz und Berechtigung überprüft werden. Schließlich werden die Daten analysiert, um Muster, Trends und wichtige Fakten zu erkennen.