Dokumentenmanagement ist der Prozess der Verwaltung und Organisation von digitalen und physischen Dokumenten. Es umfasst die Erstellung, Bearbeitung, Speicherung, den Abruf und die Verteilung von Dokumenten. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) erleichtern die Speicherung, Organisation und Nachverfolgung von Dokumenten und verringern das Risiko, dass wichtige Informationen verloren gehen.
Dokumentenverwaltungssysteme bieten eine breite Palette von Vorteilen, darunter erhöhte Effizienz, verbesserte Dokumentensicherheit, bessere Dokumentenkontrolle und leichteres Auffinden von Dokumenten. Unternehmen können ihre Kosten senken, indem sie überflüssige Papierdokumente eliminieren und die manuelle Nachverfolgung und Verwaltung physischer Dokumente vermeiden.
Dokumentenverwaltungssoftware (DMS) wird zur Speicherung, Verwaltung und Sicherung von Dokumenten verwendet. DMS-Software kann auch Funktionen wie Versionierung, Dokumenten-Lebenszyklen, Workflow-Automatisierung und Dokumentenzusammenarbeit bieten.
Dokumentenmanagementsysteme bestehen aus drei Hauptkomponenten: dem Dokumentenspeicher, der Dokumentenmanagementanwendung und der Benutzeroberfläche. Der Dokumentenspeicher ist der Ort, an dem die Dokumente gespeichert werden, und die Dokumentenverwaltungsanwendung wird für den Zugriff auf die Dokumente und deren Verwaltung verwendet. Die Benutzeroberfläche dient der Interaktion mit dem Dokumentenspeicher und der Dokumentenverwaltungsanwendung.
Dokumentenverwaltungssysteme können entweder vor Ort oder cloudbasiert sein. Vor-Ort-Systeme werden vor Ort installiert und verwaltet, während cloudbasierte Systeme in der Cloud gehostet werden.
Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems sollten Unternehmen Faktoren wie Sicherheit, Skalierbarkeit, Kosten und Benutzerfreundlichkeit berücksichtigen. Unternehmen sollten auch die Art der zu verwaltenden Dokumente und die Anforderungen an den Arbeitsablauf berücksichtigen.
Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems kann ein komplexer Prozess sein. Unternehmen sollten die Ressourcen und die Zeit berücksichtigen, die für die Einführung des Systems benötigt werden, sowie die Schulung und den Support, der für die Benutzer erforderlich ist.
Unternehmen sollten klare Richtlinien und Verfahren für die Dokumentenverwaltung festlegen und sicherstellen, dass alle Benutzer diese verstehen und befolgen. Außerdem sollten sie sicherstellen, dass die Dokumente sicher aufbewahrt und regelmäßig gesichert werden und dass der Zugriff auf die Dokumente auf autorisierte Benutzer beschränkt ist.
Ein EDM-System ist ein computergestütztes System für die Verwaltung und Speicherung elektronischer Dokumente und Bilder. Mit diesem System können Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung bis zur Vernichtung, verfolgt und verwaltet werden. EDM-Systeme können auch zur Speicherung und Verwaltung von Bildern und anderen Arten von elektronischen Dateien verwendet werden.
Dokumentenmanagement ist der Prozess der Erstellung, Speicherung und Abfrage von Dokumenten in elektronischer Form. In ERP-Systemen ist Dokumentenmanagement der Prozess des Speicherns, Abrufens und Bearbeitens von Dokumenten in elektronischer Form. Die Dokumentenverwaltung in ERP-Systemen erfolgt in der Regel durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Ein DMS ist eine Softwareanwendung, die Dokumente elektronisch speichert, abruft und bearbeitet. In ERP-Systemen erfolgt die Dokumentenverwaltung in der Regel durch den Einsatz eines DMS. Ein DMS ist eine Softwareanwendung, die Dokumente elektronisch speichert, abruft und bearbeitet.
Es gibt vier Arten von Dokumentation:
1. Anforderungsdokumentation - In dieser Dokumentation werden die spezifischen Anforderungen an ein Projekt oder System dargelegt. Sie sollte klar, prägnant und vollständig sein.
2. Dokumentation der Funktionsspezifikationen - Diese Dokumentation enthält eine detaillierte Beschreibung der Funktionsweise eines Systems oder einer Komponente. Sie sollte klar, prägnant und vollständig sein.
3. Entwurfsdokumentation - Diese Dokumentation enthält eine ausführliche Beschreibung des Entwurfs eines Systems oder einer Komponente. Sie sollte klar, prägnant und vollständig sein.
4. Testdokumentation - Diese Dokumentation enthält eine ausführliche Beschreibung der Tests, die mit einem System oder einer Komponente durchgeführt werden sollen. Sie sollte klar, prägnant und vollständig sein.
Ein anderer Begriff für Dokumentendatenbanken sind unstrukturierte Datenspeicher. Dokumentendatenbanken sind dafür ausgelegt, Daten zu speichern und abzufragen, die nicht in die traditionellen Zeilen und Spalten passen. Daher eignen sie sich gut für die Speicherung von Daten wie E-Mails, PDF-Dateien und anderen Dokumenttypen.
Mit Hilfe von Dokumentenrollen und Zuständigkeiten kann sichergestellt werden, dass alle an einem Projekt Beteiligten ihre Aufgaben und die Erwartungen an ihre Arbeit verstehen. Diese Klarheit kann dazu beitragen, Missverständnissen und Konflikten vorzubeugen, und es kann einfacher sein, Probleme zu erkennen und zu lösen, wenn sie auftreten. Die Dokumentation von Rollen und Zuständigkeiten kann auch dazu beitragen, dass Einzelpersonen und Teams für ihre Leistung zur Rechenschaft gezogen werden, und kann einen Bezugspunkt für künftige Projekte darstellen.