Grundlegendes zu Makros in Microsoft Word

Ein Makro ist eine Reihe von Befehlen, die aufgezeichnet werden, damit sie zu einem späteren Zeitpunkt wiedergegeben (ausgeführt) werden können. Makros eignen sich hervorragend, um den Arbeitsaufwand für eine Reihe von Schritten zu reduzieren, die Sie häufig ausführen. So erstellen und testen Sie ein Makro in Microsoft Word.

Die Anweisungen in diesem Artikel gelten für Word für Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 und Word 2010.

Warum ein Makro verwenden?

Mit einem Makro können Sie dieselben Ergebnisse erzielen, indem Sie auf einen Befehl klicken, anstatt alle Schritte auszuführen. Einige Möglichkeiten zur Verwendung von Makros zur Steigerung Ihrer Produktivität sind:

Fügen Sie Ihr Firmenlogo und Ihren Namen in eine bestimmte Schriftart ein.
Fügen Sie eine Tabelle ein, die Sie regelmäßig erstellen müssen.
Formatieren Sie ein Dokument mit bestimmten Merkmalen, z. B. Seitennummerierung und Absätzen mit doppeltem Abstand.

Das Erstellen und Verwenden von Makros ist eine erlernte Fähigkeit, aber die daraus resultierende Effizienz ist die Mühe wert.

Erstellen Sie ein Makro

Es gibt mehr als 950 Befehle in Word, von denen sich die meisten in Menüs und Symbolleisten befinden und denen Tastenkombinationen zugewiesen sind. Einige dieser Befehle sind jedoch standardmäßig nicht Menüs oder Symbolleisten zugewiesen. Bevor Sie ein eigenes Word-Makro erstellen, prüfen Sie, ob es vorhanden ist und einer Symbolleiste zugewiesen werden kann.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die in Word verfügbaren Befehle anzuzeigen:

Wähle aus Ansicht Tab.
Auswählen
Makros.
Auswählen Makros anzeigen.

Oder drücken Sie die Alt + F8 Tastenkombination für den Zugriff auf die Makros Dialogbox.
Wähle aus Makros in Dropdown-Pfeil und wählen Sie Wortbefehle.
Markieren Sie in der alphabetischen Liste der Befehlsnamen einen Namen, um eine Beschreibung des Befehls am unteren Rand des Befehls anzuzeigen Makros Dialogfeld unter Beschreibung Etikette.

Wenn der Befehl, den Sie erstellen möchten, vorhanden ist, duplizieren Sie ihn nicht mit Ihrem eigenen Word-Makro. Wenn es nicht vorhanden ist, erstellen Sie Ihr Word-Makro.

Planen Sie effektive Wortmakros

Der wichtigste Schritt beim Erstellen effektiver Word-Makros ist die sorgfältige Planung. Diese Planung beinhaltet eine klare Vorstellung davon, was das Word-Makro ausführen soll, wie es Ihre zukünftige Arbeit erleichtert und unter welchen Umständen Sie es verwenden möchten.

Wenn Sie diese Dinge im Auge haben, planen Sie die tatsächlichen Schritte. Dies ist wichtig, da sich der Rekorder alles merkt, was Sie tun, und es in das Makro einfügt. Wenn Sie beispielsweise etwas eingeben und dann löschen, erstellt Word jedes Mal, wenn Sie dieses Makro ausführen, denselben Eintrag und löscht ihn dann, wodurch ein schlampiges und ineffizientes Makro entsteht.

Wenn Sie Ihre Makros planen, sollten Sie Folgendes beachten:

Planen Sie die Befehle und die Reihenfolge, in der das Makro die Befehle ausführen soll.
Kennen Sie die Tastenkombinationen für die Befehle, die Sie verwenden möchten. Dies ist besonders wichtig für die Navigation, da Sie die Maus nicht für die Navigation innerhalb des Dokumentbereichs verwenden können, wenn Sie den Rekorder ausführen. Außerdem erstellen Sie ein schlankeres Makro, wenn Sie anstelle der Pfeiltasten eine Tastenkombination verwenden.
Planen Sie Nachrichten ein, die Word möglicherweise anzeigt und die das Makro stoppen.
Verwenden Sie so wenige Schritte wie möglich, um das Makro effizient zu halten.
Führen Sie mindestens einen Testlauf durch, bevor Sie mit der Aufnahme beginnen.

Nachdem Sie Ihr Word-Makro geplant und einen Durchlauf durchgeführt haben, können Sie es aufzeichnen. Wenn Sie Ihr Makro sorgfältig geplant haben, ist die Aufzeichnung für die spätere Verwendung der einfachste Teil des Prozesses. Der einzige Unterschied zwischen dem Erstellen eines Makros und dem Bearbeiten des Dokuments besteht darin, dass Sie einige zusätzliche Schaltflächen drücken und in Dialogfeldern einige Auswahlen treffen müssen.

Nehmen Sie das Makro auf

Wenn Sie mit der Aufnahme eines Makros beginnen, befindet sich neben dem Mauszeiger ein kleines Symbol, das wie eine Kassette aussieht und anzeigt, dass Word Ihre Aktionen aufzeichnet. Sie können dann die Schritte ausführen, die Sie in der Planungsphase festgelegt haben. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie die Taste stoppen Taste (es ist das blaue Quadrat auf der linken Seite). Sobald Sie die Taste drücken stoppen Klicken Sie auf die Schaltfläche, Ihr Word-Makro ist einsatzbereit.

So zeichnen Sie ein Makro auf.

Gehen Sie zum Ansicht Registerkarte, wählen Sie Makros, Dann wählen Makro aufzeichnen öffnen Makro aufzeichnen Dialogbox.
In dem Makroname Geben Sie im Textfeld einen eindeutigen Namen ein.

Namen können bis zu 80 Buchstaben oder Zahlen enthalten (keine Symbole oder Leerzeichen) und müssen mit einem Buchstaben beginnen. Der Name sollte eindeutig sein, damit Sie bestimmen können, was er tut, ohne auf die Beschreibung verweisen zu müssen.
In dem Beschreibung Geben Sie im Textfeld eine Beschreibung der Aktionen ein, die das Makro ausführt.
Wählen Sie aus, ob das Makro in allen Dokumenten oder nur im aktuellen Dokument verfügbar sein soll. Wenn Sie die Verfügbarkeit des Befehls einschränken möchten, markieren Sie den Dokumentnamen in der Makro speichern in Dropdown-Menü.

Standardmäßig stellt Word das Makro allen Ihren Dokumenten zur Verfügung, und Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass dies am sinnvollsten ist.
Wenn Sie die Informationen für das Makro eingegeben haben, wählen Sie OK. Die Symbolleiste "Makro aufnehmen" wird in der oberen linken Ecke des Bildschirms angezeigt.

Um die Aufnahme anzuhalten, wählen Sie die Aufnahme anhalten / Recorder fortsetzen Taste (es ist die auf der rechten Seite). Um die Aufnahme fortzusetzen, wählen Sie sie erneut aus.

Testen Sie das Makro

Der Zweck beim Erstellen von Makros in Word besteht darin, Ihre Arbeit zu beschleunigen, indem Sie sich wiederholende Aufgaben und komplexe Befehlssequenzen zur Hand haben. Stellen Sie sicher, dass Ihr Makro wie beabsichtigt ausgeführt wird, indem Sie das Makro testen.

Drücken Sie die Taste, um das Makro auszuführen Alt + F8 Tastenkombination zum Anzeigen der Makros Dialogbox.
Markieren Sie das Makro in der Liste und wählen Sie es aus Run.

Wenn Sie Ihr Makro nicht sehen, stellen Sie sicher, dass sich die richtige Position in der befindet Makros in Box.

Erstellen Sie Tastaturkürzel für Makros

Wenn Sie mehrere Makros erstellt haben, durchsuchen Sie die Makros Dialogfeld braucht Zeit. Wenn Sie Makros eine Tastenkombination zuweisen, können Sie das Dialogfeld umgehen und direkt über die Tastatur auf Ihr Makro zugreifen, genauso wie Sie Tastenkombinationen verwenden, um auf andere Befehle in Word zuzugreifen.

Auswählen Reichen Sie das, Dann wählen Options.
In dem Word-Optionen Gehen Sie im Dialogfeld zum linken Bereich und wählen Sie Benutzerdefinierte Multifunktionsleiste.
Auswählen Personalisieren.
In dem Kategorien Liste, scrollen Sie nach unten zu Makros und wählen Sie das Makro aus, für das Sie eine neue Verknüpfung erstellen möchten.

Wenn dem Makro derzeit eine Tastenkombination zugewiesen ist, wird die Tastenkombination im Feld unter angezeigt Aktuelle Schlüssel Etikette.
Wenn dem Makro keine Tastenkombination zugewiesen wurde oder Sie eine zweite Tastenkombination für das Makro erstellen möchten, wählen Sie die Option Drücken Sie die neue Tastenkombination Textfeld ein.
Geben Sie die Tastenkombination ein, mit der Sie auf Ihr Makro zugreifen möchten.

Wenn die Tastenkombination einem Befehl zugewiesen ist, wird in einer Nachricht angezeigt Derzeit zugeordnet gefolgt vom Namen des Befehls. Weisen Sie die Tastenkombination entweder neu zu, indem Sie fortfahren, oder wählen Sie eine neue Tastenkombination aus.
Wähle aus Speichern Sie die Änderungen in Dropdown-Pfeil und wählen Sie normal um die Änderung auf alle in Word erstellten Dokumente anzuwenden.

Um die Tastenkombination nur im aktuellen Dokument zu verwenden, wählen Sie den Dokumentnamen aus der Liste aus.
Auswählen Weisen.
Auswählen Schließen um Ihre Änderungen zu speichern.