Einführung: Die Erstattung von Ausgaben ist ein wichtiger Bestandteil der Verwaltung eines jeden Unternehmens, und QuickBooks bietet eine umfassende Lösung für die Verwaltung dieses Prozesses. Ganz gleich, ob Sie Mitarbeitern die Geschäftskosten erstatten, Kunden die Kosten für die Rückgabe von Produkten oder Dienstleistungen erstatten oder einfach einem Mitarbeiter eine persönliche Ausgabe erstatten, QuickBooks bietet ein einfaches System zur Verfolgung und Verwaltung von Erstattungsausgaben.
QuickBooks bietet ein umfassendes System für die Verwaltung der Erstattung von Ausgaben, mit dem Sie Ausgaben in einer organisierten und effizienten Weise verfolgen und verwalten können. QuickBooks bietet einfache, aber leistungsstarke Werkzeuge zur Verfolgung und Verwaltung von Erstattungsausgaben, einschließlich der Einrichtung von Erstattungskonten, der Erfassung von Erstattungstransaktionen, der Erstellung von Erstattungsschecks, der Verfolgung von Erstattungszahlungen und der Erstellung von Berichten.
Das Verständnis des QuickBooks-Prozesses für Erstattungen ist für die effektive Verwaltung von Erstattungsausgaben unerlässlich. QuickBooks bietet einen einfachen Arbeitsablauf für die Verwaltung von Erstattungsausgaben, bei dem jeder Schritt im Erstattungsprozess übersichtlich und leicht zu befolgen ist. Der QuickBooks Arbeitsablauf für Erstattungen beginnt mit dem Einrichten von Erstattungskonten, dem Erfassen von Erstattungstransaktionen, dem Erstellen von Erstattungsschecks, dem Verfolgen von Erstattungszahlungen und dem Erstellen von Berichten.
Bevor Sie mit der Verfolgung von Erstattungsausgaben in QuickBooks beginnen können, müssen Sie zunächst Erstattungskonten einrichten. Erstattungskonten können in QuickBooks eingerichtet werden, indem Sie den Bildschirm „Kontenplan“ aufrufen und dann die Schaltfläche „Neu“ auswählen. Dort können Sie die Art des Kontos auswählen, das Sie anlegen möchten, z. B. ein „Erstattungs-“ oder „Aufwandskonto“. Nach der Erstellung können Sie Ihre Erstattungskonten verwenden, um alle Ihre Erstattungsausgaben zu erfassen.
Sobald die Erstattungskonten eingerichtet sind, können Sie mit der Erfassung von Erstattungstransaktionen in QuickBooks beginnen. Gehen Sie dazu auf den Bildschirm „Schecks schreiben“ und geben Sie die Details Ihrer Erstattungstransaktion ein. Wählen Sie im Feld „Zahlen von“ das von Ihnen eingerichtete Erstattungskonto aus und geben Sie dann die Details der Erstattungstransaktion ein. Nach dem Speichern wird die Erstattungstransaktion in QuickBooks erfasst.
Sobald die Erstattungstransaktion in QuickBooks erfasst ist, können Sie einen Erstattungsscheck erstellen. Gehen Sie dazu zum Bildschirm „Schecks drucken“ und wählen Sie das Erstattungskonto aus dem Dropdown-Menü „Konto“. Geben Sie dann die Details des Erstattungsschecks ein, einschließlich des Betrags und des Zahlungsempfängers. Nach dem Speichern wird der Erstattungsscheck gedruckt.
Sobald der Erstattungsscheck gedruckt ist, kann er in QuickBooks nachverfolgt werden. Gehen Sie dazu zum Bildschirm „Banking“ und wählen Sie das Erstattungskonto aus dem Dropdown-Menü „Konto“. Geben Sie dann die Details des Erstattungsschecks ein, einschließlich des Betrags und des Zahlungsempfängers. Nach dem Speichern wird der Erstattungsscheck in QuickBooks nachverfolgt.
Wenn Sie Mitarbeitern geschäftsbezogene Ausgaben erstatten, können Sie QuickBooks verwenden, um sie zu bezahlen. Gehen Sie dazu auf den Bildschirm „Mitarbeiter bezahlen“ und geben Sie die Details der Erstattungszahlung ein. Wählen Sie im Feld „Bezahlen von“ das von Ihnen erstellte Erstattungskonto und geben Sie dann die Details der Erstattungszahlung ein. Nach dem Speichern wird die Erstattungszahlung in QuickBooks erfasst.
Sobald Erstattungsausgaben in QuickBooks erfasst sind, können Sie Berichte erstellen, um Erstattungsausgaben zu verfolgen und zu verwalten. Gehen Sie dazu zum Bildschirm „Berichte“ und wählen Sie den Bericht „Erstattungen“. Dieser Bericht zeigt Ihnen alle Erstattungsausgaben an, die Sie in QuickBooks erfasst haben, so dass Sie die Erstattungsausgaben schnell einsehen und verwalten können.
Schlussfolgerung: Die Erstattung von Ausgaben ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensführung, und QuickBooks bietet eine umfassende Lösung für die Verwaltung dieses Prozesses. Mit QuickBooks können Sie problemlos Erstattungskonten einrichten, Erstattungstransaktionen erfassen, Erstattungsschecks erstellen, Erstattungszahlungen verfolgen und Berichte erstellen. Mit Hilfe von QuickBooks können Sie alle Ihre Erstattungsausgaben effektiv verwalten.
Wenn Sie erwarten, dass Ihnen eine Ausgabe erstattet wird, erfassen Sie diese zunächst als Verbindlichkeit. Wenn Ihnen die Kosten erstattet werden, verbuchen Sie die Zahlung als negative Ausgabe, so dass die Kostenerstattung in QuickBooks aufgehoben wird. Wenn Sie eine Erstattung für eine Ausgabe in QuickBooks erhalten, müssen Sie diese als Gegenbuchung zur ursprünglichen Ausgabe erfassen. Dazu erstellen Sie zunächst ein neues Konto in Ihrem Kontenplan mit der Bezeichnung „Kostenerstattungen“. Wenn Sie dann eine Erstattung erhalten, erstellen Sie eine neue Journalbuchung mit einer Belastung des Kontos „Kostenerstattungen“ und einer Gutschrift auf dem ursprünglichen Aufwandskonto.