Quickbooks ist eine beliebte Buchhaltungssoftware, die zur Rationalisierung der Finanzprozesse von Unternehmen entwickelt wurde. Eine der hilfreichsten Funktionen von Quickbooks ist die Möglichkeit, erstattete Ausgaben zu erfassen. Erstattete Ausgaben sind Ausgaben, die einem Arbeitnehmer bei der Ausübung seiner Tätigkeit für seinen Arbeitgeber entstehen und die ihm dann vom Arbeitgeber erstattet werden. Die Nachverfolgung erstatteter Ausgaben in Quickbooks kann Unternehmen helfen, Zeit und Geld zu sparen und einen besseren Überblick über ihre Finanzen zu erhalten. Dieser Leitfaden bietet einen schrittweisen Überblick über die Erfassung erstatteter Ausgaben in Quickbooks.
Bevor Sie mit der Verfolgung erstatteter Ausgaben in Quickbooks beginnen können, müssen Sie die erforderlichen Konten einrichten. Beginnen Sie, indem Sie zur Seite Kontenplan navigieren. Dort müssen Sie zwei Konten einrichten: ein Konto für Erstattungsausgaben und ein Konto für Erstattungsverbindlichkeiten. Auf dem Aufwandskonto wird der Geldbetrag verbucht, den das Unternehmen als Erstattungen auszahlt, während auf dem Verbindlichkeitskonto der Geldbetrag verbucht wird, der dem Mitarbeiter für seine Erstattungen geschuldet wird.
Sobald Sie die erforderlichen Konten eingerichtet haben, können Sie mit der Erfassung der erstatteten Ausgaben in Quickbooks beginnen. Zu diesem Zweck müssen Sie eine Journalbuchung im Allgemeinen Journal vornehmen. Die Journalbuchung sollte zwei Zeilen enthalten: eine Belastung des Kontos für Erstattungsausgaben und eine Gutschrift auf dem Konto für Erstattungsverbindlichkeiten. Sobald Sie die Journalbuchung eingegeben haben, können Sie sie im System speichern.
Quickbooks bietet auch die Möglichkeit, erstattete Ausgaben über Banking zu verfolgen. Dazu müssen Sie Ihr Bankkonto mit Quickbooks verbinden. Sobald das Konto verbunden ist, können Sie die Erstattungstransaktionen in das System eingeben. Die Transaktionen werden als „Erstattete Ausgaben“ gekennzeichnet und dem Konto „Erstattungsausgaben“ hinzugefügt.
Zusätzlich zur Verfolgung der erstatteten Ausgaben können Sie diese auch mit Hilfe von Quickbooks-Berichten verwalten. Der nützlichste Bericht für diesen Zweck ist der Bericht „Erstattungsausgaben“ (Reimbursement Expense). Dieser Bericht zeigt Ihnen alle erstatteten Ausgaben, die in Quickbooks erfasst wurden. Außerdem erhalten Sie eine detaillierte Aufschlüsselung der Ausgaben, einschließlich Datum, Betrag und Beschreibung.
Der Abgleich von erstatteten Ausgaben in Quickbooks ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen korrekt verbucht werden. Dazu müssen Sie die Transaktionen im Bericht „Erstattungsausgaben“ mit den Transaktionen auf dem Bankkonto vergleichen. Bei Unstimmigkeiten müssen Sie die Transaktionen in Quickbooks anpassen, damit sie mit den Bankdaten übereinstimmen.
Wenn Sie Probleme bei der Verfolgung oder Verwaltung Ihrer erstatteten Ausgaben in Quickbooks haben, können Sie einige Schritte zur Fehlerbehebung unternehmen. Vergewissern Sie sich zunächst, dass Sie die richtigen Konten für die Erfassung von Erstattungen verwenden. Überprüfen Sie zweitens, ob alle Transaktionen im Bericht „Erstattungsausgaben“ korrekt eingegeben worden sind. Und schließlich sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihr Bankkonto regelmäßig abgleichen.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Erstattungsprozess in Quickbooks zu rationalisieren. Einer der hilfreichsten Tipps ist die Einrichtung eines Abrechnungssystems, mit dem Sie Erstattungstransaktionen automatisch verfolgen und erfassen können. Außerdem können Sie die Stapelrechnungsfunktion von Quickbooks nutzen, um schnell und einfach Rechnungen für Erstattungszahlungen zu versenden.
Die Nachverfolgung und Verwaltung erstatteter Ausgaben in Quickbooks kann Unternehmen helfen, Zeit und Geld zu sparen und einen besseren Überblick über ihre Finanzen zu erhalten. Durch die Einrichtung der erforderlichen Konten, die Aufzeichnung von Transaktionen und den regelmäßigen Abgleich der Bankkonten können Unternehmen ihre erstatteten Ausgaben in Quickbooks leicht nachverfolgen. Mit diesen Tipps sollten Sie jetzt wissen, wie Sie erstattete Ausgaben in Quickbooks verfolgen können.
Um Kostenerstattungen in QuickBooks zu kategorisieren, müssen Sie für jede Art von Erstattung, die Sie verfolgen möchten, ein eigenes Aufwandskonto anlegen. So können Sie beispielsweise getrennte Spesenkonten für Reisen, Mahlzeiten und Bewirtung einrichten.
Sobald Sie Ihre Ausgabenkonten erstellt haben, können Sie jede Erstattungstransaktion dem entsprechenden Konto zuordnen. Auf diese Weise können Sie Ihre Ausgaben genauer verfolgen und Ihre Finanzberichte leichter erstellen.
Wenn Sie Angestellter sind und von Ihrem Arbeitgeber Erstattungen für Geschäftsausgaben erhalten, zählen Sie die Erstattungen nicht zu Ihrem Bruttoeinkommen. Möglicherweise müssen Sie die Erstattungen in Ihrer Steuererklärung als Einkommen ausweisen, wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen die Kosten nicht innerhalb eines angemessenen Zeitraums nach deren Entstehung erstattet.
Wenn Sie selbständig sind, können Sie Geschäftsausgaben absetzen, die Ihnen entstehen und die Ihnen nicht von Ihren Kunden erstattet werden.