Outlook 2010 bietet eine praktische Funktion, die es ermöglicht, eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen, wenn man für eine Weile nicht erreichbar ist. Der Abwesenheitsassistent kann dabei helfen, Kollegen und Kunden zu informieren, dass man gerade nicht verfügbar ist und wann man wieder erreichbar sein wird. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Abwesenheitsassistenten in Outlook 2010 aktivieren und eine Abwesenheitsnotiz einrichten können.
Um den Abwesenheitsassistenten in Outlook 2010 zu aktivieren, müssen Sie folgende Schritte ausführen:
1. Öffnen Sie Outlook 2010.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“ und wählen Sie „Info“ aus.
3. Klicken Sie auf den Button „Automatische Antworten“, der sich unter dem Abschnitt „Kontoinformationen“ befindet.
4. Wählen Sie „Automatische Antworten senden“ aus.
5. Geben Sie den Zeitraum an, für den Sie die Abwesenheitsnotiz aktivieren möchten.
6. Geben Sie den Text der Abwesenheitsnotiz ein.
7. Klicken Sie auf „OK“, um die Änderungen zu speichern und den Abwesenheitsassistenten zu aktivieren.
Um eine Abwesenheitsnotiz in Outlook 2010 einzurichten, müssen Sie die oben beschriebenen Schritte ausführen und den Text der Abwesenheitsnotiz eingeben. Der Text sollte kurz und prägnant sein und folgende Informationen enthalten:
– Dass Sie nicht erreichbar sind
– Warum Sie nicht erreichbar sind (z.B. Urlaub, Krankheit, Geschäftsreise)
– Wann Sie wieder erreichbar sein werden
– Eine alternative Kontaktmöglichkeit (falls vorhanden)
Eine Abwesenheitsnotiz sollte kurz und prägnant sein und alle wichtigen Informationen enthalten, die Ihre Kollegen und Kunden benötigen. Hier ist ein Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz:
Sehr geehrte Damen und Herren,
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse].
Mit freundlichen Grüßen,
[Name]“
Wenn Sie aufgrund von Krankheit abwesend sind, sollten Sie dies in Ihrer Abwesenheitsnotiz erwähnen. Hier ist ein Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz bei Krankheit:
Sehr geehrte Damen und Herren,
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse].
Mit freundlichen Grüßen,
[Name]“
Wenn Sie aufgrund einer längeren Krankheit abwesend sind, sollten Sie dies in Ihrer Abwesenheitsnotiz erwähnen und gegebenenfalls einen Vertreter benennen, der für Sie einspringen kann. Hier ist ein Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz bei längerer Krankheit:
Sehr geehrte Damen und Herren,
aufgrund einer längeren Krankheit bin ich voraussichtlich für mehrere Wochen nicht erreichbar. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse], der mich in dieser Zeit vertritt.
Mit freundlichen Grüßen,
[Name]“
Um den Abwesenheitsassistenten in Outlook 2016 zu aktivieren, müssen Sie ähnliche Schritte wie für Outlook 2010 ausführen:
1. Öffnen Sie Outlook 2016.
2. Klicken Sie auf „Datei“ und wählen Sie „Automatische Antworten“ aus.
3. Wählen Sie „Automatische Antworten senden“ aus.
4. Geben Sie den Zeitraum an, für den Sie die Abwesenheitsnotiz aktivieren möchten.
5. Geben Sie den Text der Abwesenheitsnotiz ein.
6. Klicken Sie auf „OK“, um die Änderungen zu speichern und den Abwesenheitsassistenten zu aktivieren.
Insgesamt ist es einfach, den Abwesenheitsassistenten in Outlook zu aktivieren und eine Abwesenheitsnotiz einzurichten. Es ist eine nützliche Funktion, die es Ihnen ermöglicht, Kollegen und Kunden über Ihre Abwesenheit zu informieren und sicherzustellen, dass wichtige Anfragen und Aufgaben während Ihrer Abwesenheit bearbeitet werden können.
Outlook zeigt den Abwesenheitsstatus an, wenn der Abwesenheitsassistent aktiviert ist und der Benutzer als abwesend markiert wurde. Dies kann beispielsweise geschehen, wenn der Benutzer eine Abwesenheitsnotiz erstellt und diese in Outlook aktiviert hat. Außerdem kann der Abwesenheitsstatus auch automatisch aktualisiert werden, wenn der Benutzer eine Besprechung oder einen Termin im Kalender hat, der mit dem Status „Abwesend“ markiert ist.
Um eine Abwesenheitsnotiz im Outlook 2010 ein- oder auszuschalten, muss man auf den „Datei“-Tab klicken und dann auf „Info“. Anschließend wählt man „Automatische Antworten“ aus und kann dort die Abwesenheitsnotiz ein- oder ausschalten.