In einem Unternehmen gibt es eine Vielzahl von Dokumenten, die für einen reibungslosen Ablauf notwendig sind. Diese reichen von internen Arbeitsanweisungen über Verträge bis hin zu Marketingunterlagen. Doch welche Dokumente gibt es genau und wie werden sie organisiert?
Zunächst einmal gibt es unterschiedliche Arten von Dokumenten. Hierzu zählen zum Beispiel Arbeitsanweisungen, Protokolle, Verträge, Rechnungen, Lieferscheine und viele mehr. Diese Dokumente sind für die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens von großer Bedeutung und müssen daher sorgfältig verwaltet werden.
Eine Möglichkeit, Dokumente zu organisieren, ist die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Hierbei handelt es sich um eine Software, die es ermöglicht, Dokumente zentral zu speichern und zu verwalten. Dadurch wird ein schneller Zugriff auf die benötigten Dokumente gewährleistet und eine effiziente Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens ermöglicht.
Um die Dokumente in einem Unternehmen leichter auffindbar zu machen, ist es sinnvoll, eine einheitliche Benennung der Dateien und Ordner zu verwenden. Hierbei sollten klare Regeln festgelegt werden, sodass jeder Mitarbeiter weiß, wo er welche Dokumente finden kann.
Für Unternehmen, die eine Zertifizierung nach ISO 9001 anstreben, gibt es bestimmte Dokumente, die zwingend erforderlich sind. Hierzu zählen unter anderem ein Qualitätsmanagementhandbuch, ein Prozessmodell sowie Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen.
Doch nicht alle Dokumente unterliegen einem Lenkungssystem. Hierbei handelt es sich um Dokumente, die für die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen oder der Kundenanforderungen nicht relevant sind. Diese Dokumente müssen dennoch sorgfältig verwaltet werden, um ein schnelles Auffinden zu ermöglichen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es in einem Unternehmen eine Vielzahl von Dokumenten gibt, die für einen reibungslosen Ablauf notwendig sind. Eine effiziente Organisation und Verwaltung dieser Dokumente ist daher unerlässlich. Durch die Verwendung eines DMS und klare Regeln zur Benennung und Organisation der Dokumente wird dies erleichtert.
Eine Datei ist eine einzelne digitale Datei, die Informationen enthält, während ein Ordner ein virtueller Container ist, der mehrere Dateien und Unterordner enthalten kann. Mit anderen Worten: Eine Datei ist wie ein Blatt Papier, während ein Ordner wie eine Akte ist, die mehrere Blätter enthält.
Es gibt eine Vielzahl von Dateiformaten, die in einem Unternehmen verwendet werden können. Einige der gängigsten Formate sind zum Beispiel Microsoft Word (.docx), Excel (.xlsx), PowerPoint (.pptx), Adobe PDF (.pdf), JPEG (.jpg), PNG (.png), und viele weitere. Es hängt jedoch von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab, welche Formate am häufigsten verwendet werden.
Eine Datei ist eine digitale Informationseinheit, die auf einem Computer oder einem anderen elektronischen Gerät gespeichert wird, während eine Akte normalerweise eine physische Zusammenstellung von Dokumenten ist, die in einem Ordner oder einer Mappe aufbewahrt wird. Eine Akte kann auch digitale Dokumente enthalten, die ausgedruckt und in die Akte eingefügt wurden. Der Hauptunterschied zwischen einer Datei und einer Akte ist also, dass eine Datei digital ist, während eine Akte physisch sein kann.