In einem Unternehmen werden täglich viele Aufgaben erledigt. Dabei handelt es sich um Aktivitäten, die in bestimmten Abläufen organisiert und durchgeführt werden. Diese Abläufe nennt man Prozesse. Ein Prozess ist somit eine Folge von Schritten, die aufeinander aufbauen und ein bestimmtes Ziel verfolgen. Dabei ist jeder Schritt auf den vorherigen aufgebaut und hat einen Einfluss auf den nächsten Schritt.
Es gibt drei Hauptarten von Prozessen in einem Unternehmen. Die erste Art ist der Kernprozess. Dabei handelt es sich um den Hauptprozess, der den Wert des Unternehmens bestimmt. Zum Beispiel ist der Kernprozess eines Restaurants die Zubereitung und der Verkauf von Essen. Die zweite Art ist der Unterstützungsprozess. Dieser Prozess unterstützt den Kernprozess, ohne direkt zum Wert beizutragen. Zum Beispiel kann der Unterstützungsprozess eines Restaurants die Bestellung von Lebensmitteln und die Buchhaltung sein. Die dritte Art ist der Managementprozess. Dieser Prozess ist dafür verantwortlich, dass die anderen beiden Prozesse ordnungsgemäß ablaufen. Zum Beispiel kann der Managementprozess eines Restaurants die Personal- und Kundenverwaltung sein.
Typische Geschäftsprozesse in einem Unternehmen sind zum Beispiel die Beschaffung von Rohstoffen, die Produktion von Waren, die Verwaltung von Kunden- und Mitarbeiterdaten sowie die Buchhaltung und das Marketing. Diese Prozesse sind wichtig, um die Effizienz und Produktivität des Unternehmens zu steigern.
Prozesse sind sehr wichtig für Unternehmen, da sie eine klare Struktur und eine klare Aufgabenverteilung schaffen. Dadurch wird die Effizienz und Produktivität gesteigert, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit und höheren Umsätzen führt. Außerdem ermöglichen Prozesse eine bessere Kontrolle und Überwachung der Aktivitäten im Unternehmen. Dadurch können Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden.
Im Qualitätsmanagement (QM) ist ein Prozess eine Folge von Schritten, die dazu führen, dass ein Produkt oder eine Dienstleistung den Anforderungen des Kunden entspricht. Dabei werden die zugehörigen Prozesse kontinuierlich verbessert, um eine höhere Qualität und Kundenzufriedenheit zu erreichen. Im QM werden Prozesse ebenfalls in Kern-, Unterstützungs- und Managementprozesse unterteilt, um eine klare Struktur zu schaffen.
Ein Prozess im Projekt ist eine geplante Abfolge von Aktivitäten, die ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Der Prozess kann beispielsweise die Planung, Durchführung und Überwachung eines Projekts oder einer Aufgabe umfassen.
Um einen Prozess aufzuzeichnen, gibt es verschiedene Methoden, je nachdem welche Art von Prozess es ist und welches Ziel damit verfolgt wird. Eine gängige Methode ist die Erstellung von Prozessdiagrammen oder Flussdiagrammen mit Hilfe von speziellen Programmen oder Tools wie beispielsweise BPMN (Business Process Model and Notation). Dabei werden die einzelnen Schritte des Prozesses in einer logischen Reihenfolge dargestellt und mit Entscheidungen, Verzweigungen und Verbindungen versehen. Ziel ist es, den Prozess möglichst einfach und verständlich darzustellen, um ihn später analysieren und optimieren zu können.
Um Prozesse in einem Unternehmen aufzunehmen, müssen sie systematisch erfasst werden. Dies kann durch die Durchführung von Prozessanalysen und -dokumentationen erfolgen, bei denen die einzelnen Arbeitsschritte und Verantwortlichkeiten identifiziert und dokumentiert werden. Es gibt verschiedene Methoden, um Prozesse aufzunehmen, wie z. B. Interviews mit Mitarbeitern und Kunden, Beobachtungen vor Ort und die Nutzung von Softwaretools zur Visualisierung von Prozessabläufen. Eine klare Dokumentation und eine kontinuierliche Überwachung und Verbesserung der Prozesse sind entscheidend für die Effizienz und den Erfolg eines Unternehmens.