Outlook ist eine der bekanntesten E-Mail- und Kalender-Apps von Microsoft, die von Unternehmen und Privatpersonen gleichermaßen genutzt wird. Alle Ihre E-Mails, Kontakte, Kalenderereignisse, Notizen und Aufgaben werden in einer einzigen Datei namens PST-Datei (Personal Storage Table) gespeichert. Die PST-Datei ist eine wichtige Komponente von Outlook, die es Ihnen ermöglicht, Ihre E-Mails und andere Daten zu sichern und wiederherzustellen.
Die PST-Datei enthält alle Ihre E-Mails, Anhänge, Kontakte, Kalenderereignisse, Notizen und Aufgaben. Wenn Sie eine E-Mail in Outlook senden oder empfangen, wird sie automatisch in der PST-Datei gespeichert. Wenn Sie eine Aufgabe erstellen oder ein Ereignis in Ihrem Kalender eintragen, wird es ebenfalls in der PST-Datei gespeichert. Alle Ihre E-Mails und anderen Daten können daher jederzeit in der PST-Datei gefunden werden.
Wenn Ihre PST-Datei zu groß wird, können Sie ein Archiv erstellen. Ein Archiv ist im Grunde genommen eine separate PST-Datei, die ältere E-Mails und andere Daten enthält, die Sie nicht mehr benötigen, aber nicht löschen möchten. So können Sie Platz auf Ihrem Computer oder Server sparen, ohne wichtige Daten zu verlieren.
1. Klicken Sie auf „Datei“ und dann auf „Optionen“.
2. Klicken Sie auf „Erweitert“ und dann auf „AutoArchivierungseinstellungen“.
3. Wählen Sie aus, wie oft Outlook automatisch archivieren soll und wo die Archivdatei gespeichert werden soll.
4. Klicken Sie auf „OK“, um die Einstellungen zu speichern.
Nein, nicht alle Outlook-Datendateien sind PST-Dateien. Es gibt auch OST-Dateien (Offline Storage Table), die verwendet werden, wenn Sie Outlook mit einem Exchange-Server verwenden. Eine OST-Datei enthält eine lokale Kopie Ihrer E-Mails, Kontakte, Kalenderereignisse und anderer Daten, die mit dem Exchange-Server synchronisiert werden.
Die Anhänge einer E-Mail sind in der PST-Datei gespeichert. Wenn Sie eine E-Mail mit einem Anhang senden oder empfangen, wird der Anhang automatisch in der PST-Datei gespeichert. Wenn Sie den Anhang speichern möchten, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Speichern unter“. Sie können den Anhang dann an einem beliebigen Speicherort auf Ihrem Computer speichern.
Der Anhang einer E-Mail ist in der PST-Datei gespeichert. Wenn Sie den Anhang öffnen möchten, klicken Sie einfach auf die E-Mail, um sie zu öffnen, und doppelklicken Sie dann auf den Anhang. Wenn Sie den Anhang speichern möchten, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Speichern unter“.
Um einen Anhang zu speichern, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Speichern unter“. Sie können dann den Speicherort auswählen, an dem Sie den Anhang speichern möchten, und ihn mit einem beliebigen Namen speichern. Sie können den Anhang später jederzeit öffnen, indem Sie ihn einfach doppelklicken.
Outlook 365 speichert E-Mails, Kontakte, Kalender und andere Daten auf den Microsoft-Servern in der Cloud. Die Daten werden in der Regel automatisch synchronisiert und können von verschiedenen Geräten aus abgerufen werden, solange eine Internetverbindung besteht.
Ja, man kann E-Mails aus einer Outlook PST-Datei auf eine externe Festplatte speichern. Dazu muss man die PST-Datei in Outlook öffnen und dann die gewünschten E-Mails oder Ordner auswählen und exportieren. Dabei kann man als Zielort die externe Festplatte angeben.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, E-Mails in Outlook zu archivieren. Eine Möglichkeit ist das Erstellen von Archivordnern, in die ältere E-Mails verschoben werden können, um den Posteingang übersichtlicher zu gestalten. Eine andere Möglichkeit ist das Exportieren von E-Mails in eine separate PST-Datei, die dann auf einem externen Speichermedium gespeichert werden kann. Es ist auch ratsam, regelmäßig Backups von der Outlook-Datendatei zu erstellen, um sicherzustellen, dass wichtige E-Mails nicht verloren gehen.