Outlook ist ein beliebtes E-Mail-Programm, das von vielen Unternehmen und Privatpersonen verwendet wird. Eine wichtige Funktion von Outlook ist die Möglichkeit, eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen. Doch was bedeutet es, wenn man in Outlook die Option „außerhalb meiner Organisation“ auswählt?
Wenn Sie in Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen, haben Sie die Möglichkeit, festzulegen, wer diese Notiz erhalten soll. Wenn Sie die Option „außerhalb meiner Organisation“ wählen, bedeutet dies, dass Personen außerhalb Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation die Abwesenheitsnotiz erhalten werden. Das können beispielsweise Kunden, Partner oder andere externe Kontakte sein.
Um eine Abwesenheitsnotiz in Outlook zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf „Datei“ und wählen Sie „Automatische Antworten“ aus. Hier können Sie die Option „Abwesenheitsnotiz senden“ aktivieren und den Zeitraum festlegen, während dem die Notiz gesendet werden soll. Außerdem können Sie hier auch den Text der Notiz festlegen.
Eine Abwesenheitsnotiz wird in der Regel einmal pro E-Mail-Adresse gesendet. Das bedeutet, dass wenn eine Person Ihnen während Ihrer Abwesenheit mehrere E-Mails sendet, sie nur einmal die Notiz erhalten wird. Wenn Sie jedoch die Option „außerhalb meiner Organisation“ wählen, wird die Notiz an jede E-Mail-Adresse gesendet, die nicht Teil Ihrer Organisation ist.
Outlook zeigt automatisch an, wenn Sie abwesend sind. Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz aktiviert haben, wird diese Notiz anstelle des Status „verfügbar“ angezeigt. Wenn Sie die Abwesenheitsnotiz deaktivieren, wird Outlook wieder den Status „verfügbar“ anzeigen.
Eine Abwesenheitsnotiz sollte immer freundlich und professionell formuliert sein. Geben Sie an, wann Sie zurückkehren werden und wer in Ihrer Abwesenheit kontaktiert werden kann. Vermeiden Sie es, persönliche Informationen wie Ihre Telefonnummer oder Ihre Adresse anzugeben.
Bei WhatsApp ist es derzeit nicht möglich, eine automatische Antwort einzurichten. Wenn Sie jedoch eine Abwesenheitsnotiz benötigen, können Sie eine entsprechende Nachricht in Ihrem Status veröffentlichen oder Ihre Kontakte manuell informieren.
Insgesamt ist die Funktion „außerhalb meiner Organisation“ in Outlook eine wichtige Option, um sicherzustellen, dass externe Kontakte über Ihre Abwesenheit informiert werden. Eine professionelle Abwesenheitsnotiz kann dazu beitragen, dass Ihre Kontakte informiert sind und Ihre E-Mails und Anfragen angemessen behandelt werden.
Eine mögliche Abwesenheitsnotiz bei Krankheit könnte lauten: „Ich bin aufgrund einer Krankheit vorübergehend abwesend. Ich werde so bald wie möglich wieder im Büro sein. In dringenden Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an [Name und Kontaktdaten des Vertreters oder einer anderen Kontaktperson]“.
Eine automatische Antwort auf eingehende E-Mails, falls der Empfänger zum Beispiel wegen Urlaub nicht erreichbar ist, nennt man eine Abwesenheitsnotiz oder auch Autoresponder.
Eine „Reply E-Mail“ ist eine Antwort auf eine zuvor empfangene E-Mail.