Die Internationale Organisation für Standards veröffentlicht Qualitätssicherungsrichtlinien, die Verfahren für die obligatorische Dokumentenkontrolle enthalten. Das Kontrollieren von Dokumenten gemäß ISO bedeutet das Verfolgen von Dokumenten, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter, die auf sie verweisen, immer das richtige Dokument zur Verfügung haben. ISO-Dokumentenkontrollverfahren legen Maßnahmen fest, mit denen Sie Qualitätssicherungsdokumente kontrollieren und die Anforderung erfüllen können, ausgestellte Dokumente zurückzuziehen, wenn sie veraltet sind, und sie zu ersetzen, wenn Revisionen genehmigt werden.
Überarbeitung
Sie müssen eine Möglichkeit angeben, überarbeitete Dokumente zu identifizieren, wenn Mitarbeiter wissen müssen, welche die aktuellsten sind. Typische Dokumentenkontrollmaßnahmen verwenden eine Revisionstabelle für jedes Dokument, um eine kurze Notiz über die Änderungen und eine Revisionsnummer mit einem Datum einzugeben. Wenn Sie keine Änderungen aufzeichnen müssen, können Sie am Ende der Dokumentennummer eine fortlaufende Nummernfolge verwenden, um die Revisionsnummer zu identifizieren, oder das Datum der letzten Revision an einer prominenten Stelle eingeben. Der Schlüssel ist, dass Mitarbeiter mit zwei Versionen eines Dokuments erkennen können müssen, welche die aktuellste ist.
Die Genehmigung
Bevor ein Dokument oder eine Revision ausgestellt wird, muss es genehmigt werden. In der Regel umfasst die Genehmigung eine Unterschrift oder Initialen in der Nähe der Dokumentidentifikationsnummer. Die Person, die das Dokument erstellt oder die Überarbeitung durchgeführt hat, kann die Genehmigung unterzeichnen, wenn sie die Genehmigung als eine Aufgabe ausführt, die von der Vorbereitung des Dokuments getrennt ist. Andernfalls genehmigt und unterschreibt ein Vorgesetzter oder Manager normalerweise das Dokument oder die Überarbeitung.
Vertrieb
Die Schlüsselfunktion bei der ISO-Dokumentenkontrolle besteht darin, die ausgestellten Dokumente zu verfolgen. Sie können Dokumente an Mitarbeiter oder Abteilungen ausstellen oder an bestimmten Standorten verfügbar machen. In jedem Fall müssen Sie aufzeichnen, wohin das Dokument gegangen ist und welche Revision Sie ausgestellt haben. Mit diesem Datensatz können Sie sicherstellen, dass Sie eine neue Version, wenn sie verfügbar ist, an alle Stellen mit der alten Version ausgeben können. Dieser Prozess stellt sicher, dass immer die neueste Version gesendet wird, um jede Kopie der vorherigen Version zu ersetzen.
Veraltete Dokumente
Die ISO-Dokumentenkontrolle muss ein Verfahren für den Umgang mit veralteten Kopien von Dokumenten enthalten. Ein Mitarbeiter, der eine neue Revision erhält, muss das Verfahren befolgen, um sicherzustellen, dass nur die neue Revision Mitarbeitern zur Verfügung gestellt wird, die das Dokument konsultieren müssen. Ein typisches Verfahren fordert den Empfänger des überarbeiteten Dokuments auf, die veraltete Version zu zerstören oder zurückzugeben. Wenn der Mitarbeiter das veraltete Dokument für seine Unterlagen aufbewahren möchte, kann er das veraltete Dokument alternativ mit einem roten Stempel versehen, der einen roten Text mit der Aufschrift „veraltet“ auf der Vorderseite des Dokuments platziert.