Portable Document Format-Dateien sind sicher und einfach mit kostenloser Software wie dem branchenüblichen Adobe Reader-Programm zu lesen. Kleine Unternehmen verwenden PDF-Dateien, um Informationen zu senden, die nicht bearbeitet oder geändert werden sollen, z. B. Verträge, Datenblätter und Garantien. Sie können ein PDF problemlos per E-Mail senden, entweder über Ihre übliche E-Mail-Oberfläche oder über Adobe Reader mit Outlook. Ihr Empfänger kann die Informationen dann lesen und zum Signieren ausdrucken, wenn Sie sie signieren und an Sie zurücksenden müssen.
E-Mail-Versand von PDFs aus Adobe Reader
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Starten Sie Adobe Reader und klicken Sie im Begrüßungsbildschirm auf das Symbol „Öffnen“, das angezeigt wird, sobald Sie das Programm starten.
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Klicken Sie im Dialogfeld, das nach dem Klicken auf Öffnen angezeigt wird, auf den Buchstaben oder das Symbol für das Laufwerk, auf dem sich die zu sendende Datei befindet. Klicken Sie auf das Unterordnersymbol, um einen Unterordner zu öffnen, in dem sich die Datei möglicherweise befindet, und klicken Sie dann auf den Namen der Datei.
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Warten Sie einige Sekunden, bis die Datei in Adobe Reader geöffnet ist. Klicken Sie auf die Eingabeaufforderung „Extras“ auf der rechten Seite der Adobe Reader-Symbolleiste oder auf das Umschlagsymbol in der Symbolleiste links auf der Adobe Reader-Oberfläche. Warten Sie ein oder zwei Sekunden, bis das Seitenmenü mit den Auswahlmöglichkeiten angezeigt wird.
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Klicken Sie auf „Dateien senden“. Dies ist die untere Eingabeaufforderung im Menü „Extras“. Aktivieren Sie das Optionsfeld „An E-Mail anhängen“ und klicken Sie dann unten im Dialogfeld auf die Schaltfläche „Anhängen“.
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Warten Sie, bis Ihr Outlook-Nachrichtenfenster angezeigt wird. Geben Sie die E-Mail-Adresse und den Betreff sowie alle Informationen ein, die Sie in das Textfeld aufnehmen möchten. Klicken Sie wie beim Senden einer anderen E-Mail auf die Eingabeaufforderung zum Senden. Ihr PDF-Dokument ist jetzt auf dem Weg zum Empfänger.
Senden von PDFs direkt über E-Mail-Schnittstellen
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Starten Sie Ihr übliches computergestütztes E-Mail-Programm oder Ihren webbasierten E-Mail-Dienst.
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Verfassen Sie eine Nachricht wie gewohnt und geben Sie dabei die E-Mail-Adresse des Empfängers sowie eine Betreffzeile an, in der ein Anhang erwähnt wird.
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Klicken Sie in Ihrem E-Mail-Nachrichtenfenster auf das Büroklammersymbol oder eine andere Anhangsaufforderung. Verwenden Sie das Dialogfeld, um die zu sendende PDF-Datei zu suchen, indem Sie das Laufwerk und den Unterordner auswählen, in dem sie sich befinden. Geben Sie „.pdf“ in das untere Textfeld des Dialogfelds ein, wenn Sie eine große Anzahl von Dateien haben oder sich den Namen der Datei nicht merken können und nur PDF-Dateien durchsuchen möchten.
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Warten Sie auf eine Bestätigung, dass die Datei hochgeladen wurde, oder stellen Sie sicher, dass der Anhang im Anhangsfenster Ihres E-Mail-Nachrichtenfelds angezeigt wird.
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Klicken Sie auf „Senden“ oder auf eine andere Eingabeaufforderung oder ein anderes Symbol, das Sie zum Senden regulärer E-Mails verwenden. Ihr PDF-Dokument ist jetzt auf dem Weg zum Empfänger.