Visions- und Umfangsdokumente definieren, was Ihr Kunde oder Unternehmen im Sinn hat, und beschreiben den Arbeitsprozess, der erforderlich ist, um diese Vision zu erreichen. Zum Beispiel profitieren Unternehmer davon, ein Visions- und Scope-Dokument zu schreiben, um ihre Geschäftsideen zu definieren und aufzulisten, wie sie in die Realität umgesetzt werden können. Projektmanager verwenden ein solches Dokument, um das erwartete Ergebnis des Projekts zu identifizieren und die Methoden und Aktivitäten darzulegen, die erforderlich sind, um dieses Ergebnis zu erzielen.
Vision vs. Scope
Vision und Umfang sind zwei verschiedene Dinge. Ein Visions- und Umfangsdokument beginnt mit dem Visionsabschnitt, in dem die jeweilige Aufgabe beschrieben wird. Sobald die Vision klar ist, enthält der Umfangsteil des Dokuments eine Roadmap der wichtigsten Projektphasen und Einzelheiten zu den durchzuführenden Aktivitäten sowie die anzuwendenden Methoden. Wenn Sie Ihre Vision klarstellen, ist es viel einfacher, eine effiziente und effektive Roadmap zu erstellen.
Vision Statement
Der Vision-Teil Ihres Dokuments ist oft schwer zu schreiben, da Vision ein Konzept ist, keine Sache. Die Vision ist die Lösung, die Ihr Kunde von Ihnen erwartet. In Ihrem eigenen Unternehmen ist Ihre Vision das, was das Unternehmen zu einem späteren Zeitpunkt sein wird. Schreiben Sie keine Ziele statt Visionen auf. Ziele sind kurzfristige Benchmarks. Vision ist langfristig und wird erreicht, indem Sie Ihre Ziele auf dem Weg erreichen. Entwickeln Sie die Vision, indem Sie fragen, warum der Kunde Sie kontaktiert hat, warum das Projekt erstellt wurde oder warum das Unternehmen existiert. Beantworten Sie als Nächstes, was der Kunde möchte, was das Projekt schaffen möchte oder was das Unternehmen tut. Beschreiben Sie die Vision weiter, indem Sie untersuchen, wann, wo und wie an der Vision beteiligt ist.
Umfang der Arbeiten
Der Arbeitsumfang beschreibt, wie Sie die jeweilige Vision oder Aufgabe erreichen. Beginnen Sie mit der Auflistung der Liefergegenstände und des erforderlichen Liefertermins. Legen Sie Benchmarks auf einer Zeitachse fest, die den Fortschritt in Richtung der jeweiligen Aufgabe oder Vision markieren. Identifizieren Sie die Verantwortlichkeiten des Kunden oder Unternehmens bei der Bereitstellung von Informationen und die Verantwortlichkeiten Ihres Projektteams bei der Berichterstattung über den Fortschritt. Legen Sie bestimmte Anforderungen fest, z. B. den Gerätetyp oder die zu verwendenden Anbieter. Weisen Sie den Projektteammitgliedern schließlich Aufgaben zu.
Dokumentstil
Verwenden Sie Überschriften der obersten Ebene für die Abschnitte „Vision“ und „Scope“ und sekundäre Überschriften für verschiedene Themen in jedem Abschnitt. Fügen Sie die Details in eine Aufzählungsliste unter jedem Thema ein. Verwenden Sie bei Bedarf Grafiken, Tabellen und Zeitleisten, um Punkte zu verdeutlichen. Ein gutes Visions- und Umfangsdokument ist leicht zu verstehen, schnell zu lesen und kann während des Projekts als Checkliste verwendet werden. Verleihen Sie Ihrem Dokument ein professionelles Aussehen mit einem Deckblatt, das den Projekttitel, das Datum des Dokuments, eine Liste der für das Projekt verantwortlichen Personen und eine Liste der Personen enthält, die zum Empfang des Dokuments berechtigt sind. Wenn es länger als ein paar Seiten ist, fügen Sie ein Inhaltsverzeichnis hinzu. Wenn Sie sich Zeit nehmen, um Ihr Dokument zu planen – insbesondere im Hinblick auf die Definition der Vision – und auf Details achten, erhalten Sie ein eindrucksvolleres und nützlicheres Dokument.