Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen Dienstleistungen, Produkte oder Kombinationen aus beiden verkauft, legen Sie Schätzungen für die Kundengenehmigung vor, bevor Sie mit der Arbeit an einzelnen Jobs oder Projekten beginnen. Durch die Umwandlung eines QuickBooks-Kostenvoranschlags in eine Rechnung wird sichergestellt, dass Ihre Abrechnung direkt von den von Ihrem Kunden genehmigten Werbebuchungen und Preisen erfolgt, und sowohl Ihre Kostenrechnung als auch Ihre Abrechnungsverfahren werden vereinfacht. Sobald Ihr Kunde die von Ihnen angegebenen Kosten abgemeldet hat, können Sie mithilfe der integrierten Funktionen von QuickBooks eine Rechnung erstellen.
1
Stellen Sie sicher, dass die Schätzfunktion von QuickBooks aktiv ist. Öffnen Sie das Menü „Bearbeiten“ und wählen Sie „Einstellungen“, um das Dialogfeld „Einstellungen“ zu öffnen. Klicken Sie in der Liste der Einstellungskategorien auf der linken Seite des Fensters auf „Jobs und Schätzungen“ und wählen Sie oben die Registerkarte „Unternehmenseinstellungen“. Aktivieren Sie die Optionsfelder unter „Erstellen Sie Schätzungen?“ zu „Ja“. Um eine Rechnung für einen Prozentsatz Ihres Kostenvoranschlags zu erstellen, aktivieren Sie die Optionsfelder für „Führen Sie eine Fortschrittsabrechnung durch?“ zu „Ja“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, um Ihre Einstellungen zu übernehmen.
2
Klicken Sie unter der QuickBooks-Menüleiste auf die Registerkarte „Kundencenter“. Wählen Sie die Registerkarte „Kunden & Jobs“ und wählen Sie entweder den Kunden oder den Projektnamen, an den Sie den Kostenvoranschlag angehängt haben. Öffnen Sie das Dropdown-Menü „Anzeigen“ und wählen Sie „Kostenvoranschläge“. Doppelklicken Sie dann auf den Kostenvoranschlag, von dem Sie eine Rechnung stellen möchten.
3
Klicken Sie oben im Kostenvoranschlagsbildschirm auf den Eintrag „Rechnung erstellen“. Wenn QuickBooks die Warnung „Nicht zugewiesene Klassen“ anzeigt, klicken Sie auf die Schaltfläche „Auf jeden Fall speichern“, um zum Rechnungsbildschirm zu gelangen.
4
Stellen Sie die Materialkosten auf Ihrer Rechnung auf „100%“ oder Ihren gewünschten Prozentsatz in der Spalte „Gesamt%“ ein. QuickBooks wendet automatisch 100 Prozent der Arbeitskosten an, wenn Sie einen Kostenvoranschlag in eine Rechnung umwandeln. Möglicherweise müssen Sie die Prozentsätze für die Materialkosten jedoch manuell festlegen. Reduzieren Sie die prozentualen Arbeitskosten, wenn Sie eine progressive Abrechnung für weniger als die vollen Auftragskosten einreichen möchten.
5
Klicken Sie oben im Rechnungsbildschirm auf „Drucken“, um Ihre fertige Rechnung an den Drucker zu senden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Zu drucken“ unten links, um die Rechnung einem Satz für die spätere Ausgabe hinzuzufügen.
6
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern und schließen“, um Ihre Rechnung zu speichern und das Fenster zu schließen. Um eine weitere Rechnung zu erstellen, klicken Sie stattdessen auf die Schaltfläche „Speichern & Neu“.