Für viele Unternehmen ist E-Mail ein entscheidender Bestandteil des internen und externen Kommunikationsprozesses. Namenskonventionen für E-Mails helfen einer Organisation, ihre E-Mail-Konten zu verwalten und ein Standardformat sicherzustellen. Ein veröffentlichter Standard reduziert das Chaos und optimiert den Workflow für kleine und große Gruppen.
Namenskonventionen verstehen
E-Mail-Namenskonventionen sind eine Reihe von Regeln, die für die Erstellung neuer E-Mail-Adressen innerhalb einer Organisation gelten. Kleine und große Gruppen verwenden Namenskonventionen, um sicherzustellen, dass jede Person eine eindeutige Adresse hat. Allgemeine Regeln beginnen mit der Standardbildung von E-Mail-Adressen, z. B. „Vorname_Nachname@IhreDomäne.com“. Je nach Größe der Organisation werden die Regeln immer komplexer, um unterschiedliche Situationen zu bewältigen: beispielsweise identische Namen, Namen mit mehreren Wörtern, getrennte Namen oder Namen mit Satzzeichen.
Verfügbarkeits
Namenskonventionen helfen einem Unternehmen, die Verfügbarkeit von E-Mail-Adressen für jede neue Person sicherzustellen. Viele Namensstandards basieren auf den persönlichen Informationen einer Person: Name, Jahr oder Positionstitel. Durch die Verwendung von Informationen, die für jede Person einzigartig sind, vermeidet eine Organisation Überschneidungen. Bei großen Organisationen tragen Namenskonventionen dazu bei, Engpässe bei Personen mit ähnlichen Namen oder Titeln zu verringern, indem Ausnahmen von der Standardregel angegeben werden: Ein zweiter John Doe wird zu „[email protected]“ oder „[email protected]“ . „
Vorhersagbarkeit
E-Mail-Namenskonventionen ermöglichen ein gewisses Maß an Vorhersehbarkeit, sowohl intern als auch extern. Für eine Organisation, die die Kommunikation mit Kunden oder Interessenten begrüßt, sind Namenskonventionen sehr vorhersehbar. Eine Universität verwendet möglicherweise die ersten und mittleren Initialen sowie den Nachnamen für E-Mails von Studenten, um beispielsweise herauszufinden, wie Sie mit jemandem Kontakt aufnehmen können. Ein Unternehmen, das mit vertraulichem Material umgeht, wählt möglicherweise weniger vorhersehbare Namenskonventionen, um es Außenstehenden zu erschweren, mit seinen Mitarbeitern Kontakt aufzunehmen.
Konsistenz und Automatisierung
Viele Organisationen veröffentlichen ihre Namenskonventionen in einem Dokument, das als Leitfaden für neue Konten dient. Durch die Definition des Prozesses schafft ein Unternehmen einen Automatisierungsgrad und optimiert den Workflow für die Mitarbeiter. Große Organisationen wie Universitäten oder Unternehmen mit mehreren Niederlassungen verfügen häufig über vollständig automatisierte Prozesse. Wenn der Name der neuen Person in das System eingegeben wird, wird eine E-Mail-Adresse generiert, die auf den veröffentlichten Standards basiert. Für kleinere Organisationen ermöglicht das Namenskonventionsdokument den Mitarbeitern, ein ähnliches Maß an Konsistenz aufrechtzuerhalten.