Eines der wichtigsten Elemente für den Betrieb einer erfolgreichen Bäckerei ist ein genaues Abrechnungssystem. Wenn Sie Ihr System einrichten, ist eine der ersten Fragen, die Sie beantworten müssen, welche Abrechnungsmethode Sie verwenden werden. Der Internal Revenue Service erkennt unabhängig von der Art des Geschäfts zwei Hauptbuchhaltungsmethoden an: die Bargeldbasis und die Abgrenzungsbasis. Der Hauptunterschied zwischen ihnen besteht darin, wie und wann Einnahmen und Ausgaben gemeldet werden.
Zeigen Sie mir das Geld
Unter der Bargeldbasis der Buchhaltung erfassen Sie Einnahmen und Ausgaben erst, wenn sie tatsächlich eingegangen oder bezahlt sind. Der IRS stellt dies klar, indem er erklärt, dass Einnahmen als erhalten gelten, wenn sie auf Ihrem Konto sind, und dass Sie sie ohne Einschränkung verwenden können. Wenn Sie beispielsweise ein Dutzend Donuts verkaufen und Ihr Kunde mit einem Scheck bezahlt, müssen Sie das Einkommen erfassen, auch wenn Sie den Scheck nicht sofort einlösen. Wenn Sie für Ihre Mehllieferung bezahlen, müssen Sie diese Kosten beim Ausstellen des Schecks erfassen, auch wenn Sie ihn nicht sofort verschicken.
Nachteile der Cash-Methode
An der Oberfläche scheint es, als sei die Bargeldbasis der richtige Weg für eine Bäckerei. Es ist einfach, unkompliziert und wahrscheinlich das, was Sie in Ihrem persönlichen Leben gewohnt sind. In einem Geschäftsumfeld hat dies jedoch einige Nachteile. Die Bargeldbasis zeigt nicht immer genau, wie es Ihrer Bäckerei geht. Wenn Sie Kunden haben, die bei Ihnen 30-Tage-Verkaufsbedingungen Backwaren kaufen – wie zum Beispiel einen Caterer -, können Sie diese Verkäufe erst zählen, wenn Sie den Scheck tatsächlich in der Hand haben. Dies kann auch die Bilanzierung von Lagerbeständen erschweren, was eine Bäckerei fast immer hat.
The Big Picture
Nach der Abgrenzungsmethode erfassen Bäckereien Einnahmen und Ausgaben, wenn sie verdient oder angefallen sind, unabhängig davon, wann sie tatsächlich erhalten oder bezahlt werden. Wenn ein Kunde 12 Dutzend Brötchen kauft und Sie ihm eine Rechnung stellen, müssen Sie dieses Einkommen bei der Annahme der Lieferung erfassen. Die Abgrenzungsgrundlage erfordert, dass Sie den Verkauf und die daraus resultierenden Einnahmen erfassen, auch wenn er für einen weiteren Monat nicht tatsächlich zahlt. Wenn Ihre Bäckerei eine Lieferung Mehl und Zucker erhält, würden Sie die Kosten sofort erfassen, auch wenn Sie den Scheck möglicherweise erst in einem weiteren Monat ausstellen. Die Hauptidee hier ist es, Ihnen zu helfen, die Einnahmen eines bestimmten Jahres mit den Ausgaben abzugleichen, die bei der Erzielung anfallen. Außerdem erhalten Sie eine genauere Vorstellung davon, wo Ihre Bäckerei steht, da Sie ein aktuelles Bild der Finanzen Ihrer Bäckerei sehen.
Der Teufel ist im Inventar
Obwohl das IRS nicht ausdrücklich verlangt, dass Sie eine Methode gegenüber einer anderen anwenden, müssen die meisten Bäckereien die Abgrenzungsbasis verwenden. Der Hauptgrund dafür ist das Inventar. Wenn Ihr Lieferant Ihnen beispielsweise die von Ihnen verwendeten Zutaten wie Mehl, Gewürze, Milch usw. in Rechnung stellt, können Sie diese nach der Bargeldmethode erst erfassen oder in Ihr Inventar aufnehmen, wenn Sie den Scheck ausstellen. Das kann es schwierig machen, die finanzielle Situation Ihrer Bäckerei zu verfolgen und die Steuerzeit komplizierter zu machen. Aus diesem Grund sollten Sie in Betracht ziehen, einen Buchhalter zu konsultieren, um qualifizierte Beratung zu erhalten und die Bücher für Ihre Bäckerei einzurichten.