Die Buchhaltung für gemeinnützige Organisationen umfasst die üblichen Buchhaltungsaufgaben und -grundsätze, die alle Unternehmen anwenden, um Finanztransaktionen aufzuzeichnen, zu verfolgen und zu analysieren. Einige Aspekte der Buchhaltung werden jedoch von den Unterschieden zwischen gemeinnützigen und gewinnorientierten Organisationen beeinflusst. Das gewinnorientierte Unternehmen antwortet seinen Aktionären, während die gemeinnützige Organisation ihrer Mission und ihrem Vorstand oder ihren Mitgliedern verpflichtet ist. Nach der Festlegung des Geschäftsjahres und des Rechnungslegungsmodells hat eine gemeinnützige Organisation aufgrund ihres Steuerbefreiungsstatus und ihrer Abhängigkeit vom öffentlichen Vertrauen einige besondere Anforderungen an die Buchhaltung.
Gemeinnützige Organisationen
Als Gegenleistung für den Steuerbefreiungsstatus, den der Internal Revenue Service qualifizierten gemeinnützigen Organisationen gewährt, stimmt die Organisation der Leitung durch ihren gemeinnützigen Vorstand oder stimmberechtigte Mitglieder zu. Gemeinnützige Organisationen stimmen auch einem hohen Maß an finanzieller Transparenz zu. Das IRS-Steuerkennzeichen, unter dem einem gemeinnützigen Verein der Steuerbefreiungsstatus gewährt wird, wirkt sich auf Einzelheiten der Finanzaufzeichnung aus. Finanzunterlagen müssen beispielsweise das Engagement der gemeinnützigen Organisation für den angegebenen gemeinnützigen Zweck durch die angemessene Verwendung ihres Vermögens aufzeigen.
Allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze für gemeinnützige Organisationen
Gemeinnützige Buchhalter können sich an die Rechnungslegungsstandards halten, die vom Financial Accounting Standards Board (FASB) und vom American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) für alle privaten Unternehmen festgelegt wurden. Beide Gruppen veröffentlichen allgemein akzeptable Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) speziell für gemeinnützige Organisationen. Zum Beispiel betrifft der FASB 116 die Erfassung und Berichterstattung von Beitragseinnahmen, einschließlich von Spendern beschränkter Beiträge, und Zusagen. Nach FASB 117 müssen gemeinnützige Organisationen den aufgeführten Jahresabschluss verwenden: Bilanz, Kapitalflussrechnung, Aufstellung der Tätigkeiten und für einige gemeinnützige Organisationen eine Aufstellung der Funktionskosten.
Einnahmen und Ausgaben
Die Einnahmen und Ausgaben der gemeinnützigen Organisation unterscheiden sich von denen eines gewinnorientierten Unternehmens. Zu den gemeinnützigen Einnahmequellen zählen Spenden, Programmgebühren, Umsatzerlöse, Mitgliedsbeiträge, Kapitalerträge und Einnahmen aus Spendenaktionen. Zu den gemeinnützigen Ausgaben zählen Miete, Gehälter, Reisekosten, Porto, Finanzdienstleistungen und Spendenaufwendungen. FASB 117 verlangt auch, dass gemeinnützige Gruppen Ausgaben unter Verwaltung und allgemeiner, Programm- und Spendenbeschaffung oder Mitgliederentwicklung verwalten. Obwohl Finanztransaktionen wie bei jedem Unternehmen in einem Kontensystem erfasst werden, das das Hauptbuch der Organisation umfasst, erfordert die Erfassung von Spenden für wohltätige Zwecke zusätzliche Details. Nach FASB 117 müssen gemeinnützige Organisationen gemeinnützige Beiträge als uneingeschränkt oder vorübergehend oder dauerhaft eingeschränkt erfassen.
Nettovermögen
Der gemeinnützige Verein ist ebenso wie der gemeinnützige Verein an seinem Geschäftsergebnis interessiert. Die Direktoren möchten beispielsweise wissen, wie viel Eigenkapital die gemeinnützige Organisation angesammelt hat oder wie viel ihre Einnahmen ihre Ausgaben übersteigen. Das Nettovermögen bestimmt, ob die Arbeit der gemeinnützigen Organisation nachhaltig ist oder ob Raum für Wachstum besteht. Die Berechnung zur Ermittlung des Nettovermögens, das in gewinnorientierten Unternehmen als Gewinn bezeichnet wird, beantwortet diese Frage. Diese wichtige Buchhaltungsgleichung ist laut dem National Council of Agricultural Life and Labour Research Fund in seinem „Leitfaden für die grundlegende Buchhaltung für gemeinnützige Organisationen“ das Vermögen abzüglich der Verbindlichkeiten gleich dem Nettovermögen. Zu den Vermögenswerten gehören alle Wertgegenstände, die die gemeinnützige Organisation besitzt, wie z. B. Bargeld, Investitionen, Immobilien, Fahrzeuge und Forderungen. Verbindlichkeiten sind die Schulden der gemeinnützigen Organisation, wie z. B. Kreditzahlungen.