Ersatzweise Aufbewahrung elektronischer Rechnungen: Hier sind ihre Merkmale, ihre grundlegenden Elemente und ihre Funktionsweise.
Selbstständige sind ebenso lohnend wie anspruchsvoll. Die Aufgaben eines Freiberuflers sind vielfältig und umfassen natürlich auch verschiedene bürokratische Aspekte. Dazu gehört, wie auch bei kleinen und mittleren Unternehmen, die Übermittlung von Rechnungen an die öffentliche Verwaltung und deren gesetzeskonforme Aufbewahrung für 10 Jahre. Mit der Einführung der elektronischen Rechnungen im Jahr 2015 wurde die sogenannte elektronische Aufbewahrung von Rechnungen eingeführt, die es den verschiedenen Behörden ermöglicht, auch nach langer Zeit noch Kontrollen durchzuführen. In diesem Leitfaden werden wir gemeinsam herausfinden, wie diese Art der Aufbewahrung elektronischer Rechnungen funktioniert und welche Merkmale sie aufweist.
Aufbewahrung und Speicherung elektronischer Rechnungen
Bevor wir im Detail alle Informationen analysieren, um zu verstehen, was die elektronische Aufbewahrung ist und wie sie funktioniert, müssen wir eine wichtige Voraussetzung schaffen. Außerdem wird zwischen der Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Rechnungen unterschieden. Unter Archivierung versteht man die Speicherung eines Dokuments auf Ihrem Computer oder auf einem Server in dem von Ihnen gewünschten Format. Die Aufbewahrung hingegen hat das Ziel, das Dokument für den Fall einer eventuellen Überprüfung konform zu halten. Vereinfacht ausgedrückt bedeutet Bewahrung, dass bestimmte Regeln eingehalten werden und der Wert des Dokuments im Laufe der Zeit erhalten bleibt, indem seine Integrität, Lesbarkeit und Einzigartigkeit bewahrt werden. Erfreulicherweise, wenn auch mit deutlichen Unterschieden, übernehmen die verschiedenen Softwareprogramme, die derzeit für die elektronische Rechnungsstellung auf dem PC verfügbar sind, die korrekte Aufbewahrung der Dokumente bereits von selbst.
Elektronische Rechnungsaufbewahrung: So funktioniert es
Wenn wir ein elektronisches Dokument erstellen, "lebt" es irgendwie in einer digitalen Umgebung. Der Begriff "elektronische Speicherung" bezieht sich auf ein Verfahren innerhalb des Computersystems selbst, das besonders nützlich ist, weil es unserer "virtuellen" Dokumentation auf Dauer einen rechtlichen Wert verleiht. Auf diese Weise ist die Gültigkeit des elektronischen Dokuments identisch mit derjenigen des entsprechenden Dokuments im herkömmlichen Papierformat. Wie Sie vielleicht schon erraten haben, eignet sich diese besondere Art der Aufbewahrung für Dokumente wie elektronische Rechnungen, für die eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren besteht. Das System, das für jeden Freiberufler intuitiv und einfach zu bedienen ist, bewahrt den rechtlichen Wert der Einzigartigkeit und Integrität des Dokuments, an dem wir interessiert sind, und ermöglicht es gleichzeitig, es bei Bedarf sofort zu indizieren und zu durchsuchen.
Der elektronische Speicherprozess muss sowohl die so genannte Bitkonservierung, d.h. die Fähigkeit, die Bits so zu bewahren, wie sie ursprünglich aufgezeichnet wurden, als auch vor allem die logische Konservierung, d.h. die Fähigkeit, die im Dokument enthaltenen Informationen auch in Zukunft zu verstehen und zu nutzen, gewährleisten. Konkret bedeutet dies, dass die elektronische Speicherung, die auch als vorschriftenkonforme Speicherung bezeichnet wird, unter bestimmten Bedingungen Papierdokumente mit elektronischen Dokumenten gleichsetzt und es Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen ermöglicht, Druck-, Archivierungs- und Speicherkosten zu sparen. Dies gilt insbesondere für diese Art von Unterlagen, die laut Gesetz mehrere Jahre lang aufbewahrt werden müssen.
Ersatzweise Aufbewahrung: die grundlegenden Elemente
Die ersatzweise Aufbewahrung elektronischer Rechnungen erfordert einige grundlegende Elemente. Die erste ist intuitiv und besteht in der Erstellung einer Rechnung in digitalem Format, die den Fluss strukturierter Daten, in der Regel im XML-Format, mit den gleichen Informationen wie das Papieräquivalent wiedergeben kann. Die elektronische Rechnung muss dann mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden, und das Archiv muss mit bestimmten Daten strukturiert werden, die zu Recherchezwecken indiziert werden können, wie z. B. die Rechnungsnummer, das Datum oder die Umsatzsteuernummer des Kunden. Zu berücksichtigen ist auch der Zeitstempel, d. h. ein elektronisches Zertifikat, das das Datum und die Uhrzeit der Anbringung der Marke auf dem Dokument bescheinigt und auch die Einzigartigkeit und Echtheit des Dokuments bestimmt. Nach unseren Rechtsvorschriften müssen die Rechnungen dann nach Datum in Aufbewahrungsposten zusammengefasst werden, um die chronologische Kontinuität zu gewährleisten und alle in einem bestimmten Jahr erstellten Rechnungen zusammenzufassen.
Aufgrund der vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren wird jeder Posten speziell gekennzeichnet und mit einer elektronischen Signatur versehen, wobei ein zertifiziertes System verwendet wird, das den genauen Zeitpunkt der Kennzeichnung garantiert. Ziel ist es, die Chargen in Inhalt, Form und Zeit mit einer Signatur und einem Zeitstempel zu versehen. Sobald die elektronische Rechnung ausgestellt und digital signiert ist, wird sie nach den bisher beschriebenen Kriterien erfasst und indiziert. Normalerweise versieht die eingerichtete Software, wie im Fall von Aruba, das Dokument mit einem Zeitstempel, der den Verfasser, seine rechtliche Unversehrtheit und die darin enthaltenen Informationen bescheinigt, und archiviert es schließlich in der richtigen Speichercharge.