Das Projektmanagement beginnt mit einem detaillierten Arbeitsplan, der schrittweise Prozesse enthält, mit denen bestimmte Zielvorgaben während des Projekts erreicht werden sollen. In der Regel umfasst das Projektmanagement die Definition des Projekts, die Planung jedes Schritts, die Projektimplementierung, die Leistungsüberwachung und den Abschluss des Projekts bei Lieferung (Beendigung).
Phasen des Projektmanagements
Die folgenden 5 Schritte beschreiben den Prozess des Projektmanagements von der Planung bis zur Fertigstellung.
- Projektdefinition
- Projektplanung
- Projektdurchführung
- Überwachung der Projektleistung
- Projektabschluss (Beendigung)
Projektdefinition
Bei der Definition eines Projekts besteht das Ziel darin, den Gesamtumfang des Projekts einschließlich des anfänglichen Projektkalenders zu definieren, in dem Details zum Starten, Schließen und eine Zeitleiste der Projektaufgaben aufgeführt sind. Durch die Definition des Projekts werden die Budgets und die Projektteilnehmer (einschließlich des Projektmanagers) identifiziert und das Projektziel angegeben, bei dem es sich um das spezifische Endergebnis oder Zielziel handelt.
Projekt planen
Bei der Projektplanung wird der Plan in bestimmte Ziele (Projektaufgaben) unterteilt, die Zeit angegeben, die jede Aufgabe benötigt, um abgeschlossen zu werden, und die Kosten für jedes Ziel ermittelt. Bei der Betrachtung der Kosten sind unter anderem Personal, Support, Budget, Verbrauchsmaterial und Ausrüstung, Dienstleistungen und andere Überlegungen zu berücksichtigen. Der Projektmanager führt vorläufige Kostenvoranschläge zusammen und weist Arbeitsaufgaben unter Berücksichtigung von Risikofaktoren zu.
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Implementierung
In dieser Phase führen Mitarbeiter und Teammitglieder die im Plan definierten Arbeitsaufgaben aus, um die Projektziele rechtzeitig zu erreichen. Abhängig von der Größe und dem Umfang des Projekts kann ein Implementierungsmanager eingestellt werden, oder der Projektmanager wechselt von einer Planungsrolle zu einer Projektkoordinatorin, um sicherzustellen, dass das Projekt im Zeitplan und innerhalb des Budgets bleibt.
In dieser Phase des Projektmanagements werden viele Entscheidungen getroffen. Darüber hinaus kann das Projektteam auf Probleme stoßen, die häufig bei der Implementierung neuer Geschäftssysteme auftreten.
Leistungsüberwachung
Die Überwachung und Nachverfolgung erfordert eine fortlaufende Bewertung aller abgeschlossenen und laufenden Projektaufgaben. Projektmanager überwachen Kosten, Zeitpläne und verfolgen einzelne Projektaufgaben und Budgets. Durch die Überwachung wird auch sichergestellt, dass die Projektziele nach Bedarf angepasst werden und dass alle Risikofaktoren, einschließlich Änderungen, verwaltet werden. Während dieses Zeitraums müssen möglicherweise Änderungsmanagementverfahren genehmigt werden, wenn Änderungen des Projektplans oder der Kosten erwartet werden.
Projektbeendigung
Projektbeendigung oder -abschluss ist die letzte Phase des Projektmanagements. Dies umfasst Schulungen, die Kommunikation des Abschlusses des Projekts an die Stakeholder und die Erstellung eines endgültigen Projektberichts. Nach Abschluss des Projekts nutzt das Management diese Ausfallzeit häufig, um mit dem Projektteam zu kommunizieren und Wissen auszutauschen, das zur Verbesserung zukünftiger Projekte beitragen kann.
Werkzeuge für komplexe Projekte
Komplexe Projekte, die mehr Personal, eine bessere Koordination, größere Budgets usw. erfordern, können ohne den Einsatz von schwierig zu verwalten sein Projektmanagement-Software. Diese Tools helfen Managern, einige der Aufgaben zu organisieren und zu automatisieren, die mit einer guten Projektmanagementplanung verbunden sind.
Laut Project-Management.com hilft die Projektmanagementsoftware Projektmanagern und Teams speziell dabei, Kundenanforderungen zu erfüllen und Zeit-, Budget- und Umfangsbeschränkungen zu verwalten.
Projektmanagement-Organisationen
Die Project Management Institute (PMI) ist eine führende und angesehene Berufsorganisation für Projektmanager. PMI wurde 1969 gegründet und bedient mehr als 2.9 Millionen Fachkräfte. PMI bietet verschiedene Zertifizierungen an, darunter Project Management Professional (PMP) und Certified Associate in Project Management (CAPM).