Die Archivierung digitaler Dokumente ist eine zunehmend notwendige Praxis in einer Welt wie der unseren, in der die Technologie langsam die Tradition verdrängt. Analoge Dokumente, d. h. Papierdokumente, werden immer seltener, sperriger und weniger umweltfreundlich. Darüber hinaus spart uns die Digitalisierung wertvolle Zeit, da wir nicht mehr unter einem langen Stapel von Papieren nach diesem oder jenem wichtigen Dokument suchen müssen. Mit nur einem Klick haben wir alles, was wir brauchen, ohne großen Aufwand zur Hand, und alle Dateien sind ordentlich auf unserem Computer gespeichert.
Deshalb ist es in der heutigen Zeit wichtig zu wissen, welches die besten Methoden und Werkzeuge sind, um digitale Dokumente sicher und dauerhaft zu archivieren. Diese Frage versuchen wir in diesem Leitfaden gemeinsam zu beantworten, der sich auf die besten Programme für die Archivierung digitaler Dokumente konzentriert. Dank ihrer Verwendung können wir Dokumente nicht nur aufbewahren, sondern auch katalogisieren, ordnen und verwalten, unabhängig davon, ob sie auf Papier oder direkt in digitaler Form auf einem PC entstanden sind.
Digitale Dokumentenspeicherung: die am häufigsten verwendeten Methoden
Wie Sie inzwischen verstanden haben, gibt es verschiedene Ansätze zur Speicherung digitaler Dokumente, die alle ihre Berechtigung haben. Bevor wir uns mit den beliebtesten Tools auf dem Markt beschäftigen, sollten wir daher wissen, welche Optionen uns zur Verfügung stehen. Grundsätzlich gibt es zwei Hauptkategorien: die digitale Archivierung vor Ort und die digitale Archivierung in der Cloud.
Bei ersterer werden physische elektronische Archive verwendet, die mit spezieller Software verwaltet werden, während bei letzterer die Dokumente auf externen Plattformen unter Verwendung der Cloud-Technologie gespeichert werden. Im Folgenden werden die wichtigsten Speichersysteme vorgestellt, ihre spezifischen Eigenschaften und die unvermeidlichen Unterschiede analysiert.
HHD und SSD
Die bekanntesten und am weitesten verbreiteten digitalen Speichersysteme waren in der Vergangenheit zweifellos die Festplatten, d.h. magnetische Massenspeicher. Je nach Kapazität können sie große Mengen an Daten, Programmen und sogar Betriebssystemen speichern. Sie sind in der Regel in Computern, sowohl Laptops als auch Desktops, installiert und einsatzbereit, aber es ist auch möglich, externe Geräte zu kaufen. Letztere sind tragbar und relativ leicht und eignen sich für diejenigen, die sie von einem Ort zum anderen tragen und mit verschiedenen Geräten verbinden müssen, etwa beim Pendeln zwischen Zuhause und dem Büro.
In den letzten Jahren haben sich auch sogenannte SSDs, d.h. Solid State Drives, immer mehr durchgesetzt. Anstelle der herkömmlichen Magnetplatten verwenden sie eine neuere Art von Festkörperspeicher. Sie sind wesentlich geräuschärmer als Festplatten und viel schneller beim Lesen und Verwalten von Daten und auch weniger anfällig für Brüche. Andererseits sind sie viel teurer als Festplatten, obwohl ihre Beliebtheit das Aufkommen erschwinglicherer Produkte ermöglicht.
Speicherkarten und USB-Sticks
USB-Sticks sind ebenfalls eine beliebte Methode der digitalen Dokumentenspeicherung für Privatpersonen und Unternehmen, vor allem weil sie einen schnellen und einfachen Transport von Dokumenten ermöglichen. Leider haben die meisten USB-Sticks aber nur sehr wenig Speicherplatz zur Verfügung. Physisch sind sie auch empfindlicher als HHDs und SSDs und daher anfälliger für Abnutzung und versehentliche Stöße, die sie unbrauchbar machen und im schlimmsten Fall dazu führen können, dass wir alle unsere wertvollen Dateien darin verlieren.
Angesichts dieser Eigenschaften werden sie hauptsächlich für diejenigen empfohlen, die eine kleine Menge an Dokumenten von einem PC auf einen anderen übertragen müssen, wie z. B. Privatanwender. Sie sind weniger geeignet für Unternehmen, die eine bestimmte Menge an Inhalten bewegen müssen. Alternativ dazu sind Speicherkarten den USB-Sticks sehr ähnlich, aber sie benötigen einen speziellen Steckplatz, um eingesteckt zu werden und zu funktionieren.
Cloud-Speicherplattformen
Zum modernen Speichern gehört auch die Speicherung von Dokumenten in der Cloud, die auf Online-Plattformen basiert, die die Speicherung und Katalogisierung einer großen Anzahl von Dateien in Datenzentren auf der ganzen Welt gewährleisten. Auf diese Weise ist es besonders einfach, sie von fast jedem Gerät aus zu konsultieren, das wir besitzen, von Computern bis hin zu Smartphones, einschließlich Tablets, und unabhängig davon, wo wir uns gerade befinden.
Alles, was wir brauchen, ist eine Internetverbindung, obwohl ein großer Nachteil die anfallenden Kosten sein können, die je nach der Datenmenge variieren, die wir in diesen nützlichen und innovativen Diensten "in den Wolken" speichern wollen. In jedem Fall garantieren Cloud-Plattformen einen ständigen Kundensupport und ein hohes Sicherheitsniveau, das unsere Daten und Dokumente von Interesse vor Angriffen von außen schützt.
NAS (Network-attached storage)
NAS, die Abkürzung für Network-attached storage, ist ein entfernter Dateispeicherdienst, der ein spezielles Protokoll zur Speicherung von Daten verwendet. Vereinfacht kann man sagen, dass es sich um ein an das Netz angeschlossenes Gerät handelt, dessen Funktion darin besteht, den Benutzern den Zugriff auf einen Massenspeicher, der in der Praxis aus einer oder mehreren Festplatten besteht, innerhalb ihres eigenen Netzes oder von außerhalb zu ermöglichen. Dies geschieht durch die gleichzeitige Nutzung eines oder mehrerer Server. Der Vorteil dieser Methode gegenüber einer normalen Festplatte ist, dass digitale Dokumente dank einer ständig aktiven Internetverbindung von mehreren Geräten gleichzeitig genutzt werden können.
SAN (Storage Area Network)
Das SAN oder Storage Arena Network ist ein Netzwerk von Blockspeichergeräten, an das sich mehrere Benutzer anschließen können. Dieses digitale Speichersystem, das sich in den letzten Jahren bei Unternehmen großer Beliebtheit erfreut, erfüllt in etwa die gleiche Funktion wie ein NAS und ermöglicht nicht nur die Speicherung und den Schutz einer großen Anzahl von Dokumenten, sondern auch den direkten und gleichzeitigen Zugriff von verschiedenen Geräten aus. Der Unterschied liegt in den etwas höheren Kosten im Vergleich zum netzwerkgebundenen Speicher, aber auch im schnelleren Zugriff auf die gespeicherten Daten.
Empfohlene Tools für die digitale Speicherung
Nachdem nun die Grundlagen geklärt sind, könnte man sich fragen, ob es Tools gibt, die die Speicherung digitaler Dokumente erleichtern. Natürlich ist das Angebot angesichts der wachsenden Nachfrage sehr vielfältig und umfasst verschiedene Programme, die sowohl auf Windows-PCs als auch auf Apple Macs laufen. Jeder von ihnen hat seine eigenen Merkmale und Eigenschaften, die wir uns nun im Detail ansehen werden.
Dropbox
Dropbox ist einer der beliebtesten Cloud-Dokumentenspeicherdienste. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Dokumente online zu speichern und sie über das Internet auf all Ihren Geräten, d. h. Computern, Smartphones und Tablets, zu synchronisieren. Es ist sehr einfach zu bedienen: Legen Sie die Dateien, die Sie speichern und synchronisieren möchten, einfach in den Programmordner, und sie werden online gespeichert und automatisch auf allen Ihren Geräten synchronisiert. Die Basisversion ist kostenlos und bietet den Nutzern 2 GB Online-Speicherplatz, der durch verschiedene Abonnementpläne erweitert werden kann, einschließlich maßgeschneiderter Pläne für Fachleute und Unternehmen. Der wichtigste Vorteil für die Nutzer ist, dass alle Dokumente, die von anderen Computern und/oder mobilen Geräten hochgeladen werden, die mit demselben Konto angemeldet sind, mit dem verwendeten Gerät synchronisiert werden.
Evernote
Evernote wiederum ist eine der wichtigsten Lösungen für die Erstellung und Verwaltung von Notizen. Mit seinem gut organisierten und auf einen Blick einsehbaren Archiv ermöglicht es Ihnen, einfache Notizen zu verfassen oder komplexere Dokumente verschiedener Art mit Hilfe der Anhangsfunktion zu verwalten. Es kann auf Windows, Mac und mobilen Geräten (iOS und Android) verwendet werden und synchronisiert Notizen und Anhänge automatisch über eine Netzwerkverbindung. Auch hier gibt es eine Basisversion, die kostenlos heruntergeladen werden kann, aber auf eine bestimmte Anzahl von Geräten für die Synchronisierung beschränkt ist. Diese Einschränkungen können natürlich aufgehoben werden, wenn Sie sich für ein kostenpflichtiges Abonnement entscheiden. Alle Notizen sind in Notizbüchern organisiert, die je nach Bedarf mit verschiedenen frei lesbaren Zusatznotizen versehen sind.
iDocument
Wir können nicht über Programme zur Speicherung digitaler Dokumente sprechen, ohne ein paar Worte über iDocument zu verlieren. Dies ist eine Anwendung, die nur unter macOS verfügbar ist und mit der Sie Dokumente auf Mac Computern einfach und schnell organisieren und katalogisieren können. Es gibt eine kostenlose Basisversion, die mit verschiedenen Optionen erweitert werden kann, wenn Sie sich für die kostenpflichtige Variante entscheiden. Sie ermöglicht es Ihnen, ein echtes digitales Archiv zu erstellen, das immer verfügbar ist und dessen Oberfläche der vertrauten iTunes-Oberfläche sehr ähnlich ist. Sobald wir die Dokumente, die uns interessieren, in das Programm aufgenommen haben, können wir sie über ein spezielles Suchfeld nach Stichwörtern suchen oder sie nach bestimmten Parametern wie z. B. Titel oder Größe filtern.