Microsoft testet eine neue Funktion, um den Missbrauch der "Reply All"-Funktion in E-Mails einzuschränken
Jeder, der in einem großen Unternehmen mit Hunderten oder Tausenden von Mitarbeitern arbeitet, von denen viele in der Verwaltung tätig sind, ist sicher schon einmal in einen verheerenden "Reply All"-E-Mail-Faden geraten. Ob es sich um dringende interne Rundschreiben oder Weihnachtsgrüße handelt, wenn die Nachricht an Hunderte oder Tausende von Personen geschickt wird und auch nur einige von ihnen anfangen, allen zu antworten, entsteht eine schwindelerregende Menge von Antworten.
Unbequem für uns, aber auch nicht angenehm für die Mailserver, die eine riesige Menge von Nachrichten an eine ebenso riesige Zahl von Adressen sortieren müssen. Aber Microsoft hat beschlossen, genug zu sagen: Eine Funktion gegen den "Reply All Storm" wird in Microsoft 365 eingeführt. Diese Massenantworten werden daher in gewisser Weise blockiert, aber Microsoft versichert, dass es sich das Feedback der Nutzer und der Administratoren in den IT-Abteilungen der Unternehmen anhören wird. Es handelt sich also um eine Art Test, der in den nächsten Wochen beginnen soll.
Blocking Reply All, wie es funktioniert
Microsoft hat beschlossen, um es ganz einfach auszudrücken, einen Schwellenwert festzulegen, ab dem Sammelantworten blockiert werden. Die Schwelle ist derzeit sehr hoch: 5.000 E-Mail-Adressen. Dies bedeutet, dass alle Nachrichten-Threads, die an weniger als fünftausend Adressen gesendet werden, nicht blockiert werden. Die anderen werden jedoch teilweise und zeitlich begrenzt blockiert: nicht mehr als 10 Antworten auf alle in 60 Minuten, ab der elften erhalten Sie eine NDR-Nachricht, d. h. eine Nichtzustellungsbestätigung. Diese Nachrichten werden direkt vom E-Mail-Server gesendet, um den Benutzer, der die Nachricht gesendet hat, zu warnen, dass sie nicht gesendet, sondern blockiert wurde. Die Sperrung ist zeitlich begrenzt: Nach 4 Stunden können wieder Antworten an alle gesendet werden, aber immer nur für maximal 10 Nachrichten in 60 Minuten.
Funktion wird getestet
Microsoft weist darauf hin, dass es sich um einen Test handelt und es Änderungen geben kann: "Wir würden gerne Ihr Feedback zu dieser Funktion erhalten. Wir prüfen mögliche weitere Verbesserungen, um die Art und Weise zu verfeinern, wie wir Reply-All-Nachrichten abfangen, konfigurierbare Sperrschwellen und -dauern hinzufügen und wo Berichte erstellt werden." In der Zwischenzeit wird Microsoft auch überwachen, was für das Unternehmen am wichtigsten ist: wie stark die Last auf seinen Mailservern abnimmt.