1. Definition des Zwecks eines Job-Audits
Ein Job-Audit ist ein wichtiges Instrument für Personal- und Organisationsentwicklungsabteilungen, um die Effektivität von Stellenbeschreibungen, Rollen und Verantwortlichkeiten zu bewerten. Durch die Durchführung eines Audits können die Abteilungen feststellen, welche Stellenbeschreibungen veraltet sind und aktualisiert werden müssen, welche Rollen und Verantwortlichkeiten geklärt werden müssen und welche Fähigkeiten und Kompetenzen für den Erfolg der Mitarbeiter erforderlich sind.
2. Festlegung von Leitlinien für die Arbeitsplatzprüfung
Bevor eine Arbeitsplatzprüfung beginnen kann, ist es wichtig, klare Leitlinien und Erwartungen für den Prüfungsprozess festzulegen. Diese Richtlinien sollten den Umfang und die Ziele des Audits, den Zeitrahmen, die Auswahl der zu prüfenden Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Kriterien für die Bewertung der Auditergebnisse enthalten.
Der erste Schritt bei einem Stellenaudit besteht darin, die Aufgaben und Zuständigkeiten jeder zu prüfenden Stelle zu ermitteln. Dazu gehört die Prüfung von Stellenbeschreibungen, Stellenausschreibungen und anderen Dokumenten, in denen die Aufgaben der Stelle detailliert beschrieben sind, sowie die Befragung von derzeitigen und ehemaligen Mitarbeitern, die mit der Stelle vertraut sind.
4. notwendige Unterlagen zusammenstellen
Sobald die Aufgaben und Zuständigkeiten ermittelt wurden, besteht der nächste Schritt darin, die notwendigen Unterlagen zusammenzustellen, z. B. Leistungsbeurteilungen der Mitarbeiter, Stellenbeschreibungen, Stellenausschreibungen und sonstiges relevantes Material. Diese Unterlagen sollten sowohl von der Organisation als auch vom Mitarbeiter gesammelt werden, damit ein umfassendes Bild entsteht.
5. Analyse der Stellenbeschreibungen
Sobald die erforderlichen Unterlagen zusammengetragen wurden, sollten die Stellenbeschreibungen analysiert werden, um sicherzustellen, dass sie die Aufgaben und Zuständigkeiten der Stelle genau wiedergeben. Falls Diskrepanzen zwischen den Stellenbeschreibungen und den tatsächlichen Aufgaben der Stelle festgestellt werden, sollten diese angesprochen und korrigiert werden.
6. Identifizierung von Fähigkeiten und Kompetenzen
Der nächste Schritt bei einer Stellenüberprüfung besteht darin, die Fähigkeiten und Kompetenzen zu ermitteln, die für eine erfolgreiche Ausübung der Stelle erforderlich sind. Dazu gehört die Auswertung der Stellenbeschreibung, die Durchführung von Interviews mit derzeitigen und ehemaligen Mitarbeitern und der Vergleich der Stellenbeschreibung mit den tatsächlichen Aufgaben der Stelle.
7. Bewertung der Leistung
Während des Job-Audits ist es auch wichtig, die Leistung der einzelnen Stellen zu bewerten. Dazu gehört die Bewertung der Leistung der Mitarbeiter anhand der Stellenbeschreibung, der Vergleich der Leistung der Stelle mit anderen ähnlichen Stellen im Unternehmen und die Untersuchung etwaiger Trends bei der Leistung der Stelle im Laufe der Zeit.
8. Dokumentation der Ergebnisse des Stellen-Audits
Sobald das Stellen-Audit abgeschlossen ist, ist es wichtig, die Ergebnisse zu dokumentieren. Dazu gehören das Feststellen von Diskrepanzen zwischen der Stellenbeschreibung und den tatsächlichen Aufgaben der Stelle, das Aufzeigen von verbesserungswürdigen Bereichen und die Bereitstellung von Empfehlungen für Abhilfemaßnahmen.
9. Aufstellung von Plänen für Abhilfemaßnahmen
Der letzte Schritt bei einem Arbeitsplatzaudit ist die Aufstellung von Plänen für Abhilfemaßnahmen. Diese Pläne sollten sich mit allen Problemen befassen, die während des Job-Audits festgestellt wurden, wie z. B. die Aktualisierung von Stellenbeschreibungen, die Klärung von Rollen und Verantwortlichkeiten oder die Verbesserung der Leistung. Sobald die Pläne für Abhilfemaßnahmen aufgestellt sind, sollten sie umgesetzt werden, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse des Arbeitsplatz-Audits wirksam umgesetzt werden.
Indem sie die in diesem Leitfaden beschriebenen Schritte befolgen, können Organisationen ein erfolgreiches Job-Audit durchführen und sicherstellen, dass ihre Stellenbeschreibungen, Rollen und Zuständigkeiten aktuell und effektiv sind.
Mit einem Job-Audit soll sichergestellt werden, dass die Stellenbeschreibung die aktuellen Aufgaben und Zuständigkeiten der Stelle korrekt wiedergibt. Um ein Job-Audit durchzuführen, überprüft der Arbeitgeber die Stellenbeschreibung und vergleicht sie mit den Aufgaben, die der Arbeitnehmer tatsächlich wahrnimmt. Der Arbeitgeber kann auch den Arbeitnehmer befragen und/oder ihn bei der Ausführung seiner Aufgaben beobachten. Stellt der Arbeitgeber fest, dass die Stellenbeschreibung die aktuellen Aufgaben des Arbeitnehmers nicht genau wiedergibt, kann er die Stellenbeschreibung überarbeiten.
Die drei Arten von Audits sind Ordnungsmäßigkeitsprüfungen, Betriebsprüfungen und Finanzprüfungen.
Bei einer Ordnungsmäßigkeitsprüfung wird bewertet, ob eine Organisation bestimmte externe Vorschriften oder Normen einhält. Bei Betriebsprüfungen werden die Wirksamkeit und Effizienz der internen Abläufe einer Organisation bewertet. Bei der Prüfung der Rechnungsführung werden die Jahresabschlüsse einer Organisation und die dazugehörigen Angaben daraufhin untersucht, ob sie korrekt sind und keine wesentlichen Fehler enthalten.
Bei einem HR-Job-Audit überprüfen Personalverantwortliche die Stellenbeschreibungen für alle Positionen in einem Unternehmen, um sicherzustellen, dass sie korrekt und aktuell sind. Dieser Prozess ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter richtig eingestuft und vergütet werden und dass die Aufgaben klar definiert sind. Darüber hinaus kann ein HR-Job-Audit dazu beitragen, überflüssige oder nicht mehr benötigte Stellen zu identifizieren und Stellen zu finden, die neu geschaffen werden müssen, um den aktuellen Geschäftsanforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.