Die Rechnungsprüfung ist ein wesentlicher Bestandteil der Finanzoperationen eines Unternehmens. Eine Prüfung ist eine unabhängige Durchsicht und Untersuchung der Jahresabschlüsse und Aufzeichnungen eines Unternehmens sowie der Nachweise, die diese belegen. Durch eine solche Prüfung kann ein Prüfer ein Urteil über die Ordnungsmäßigkeit und Richtigkeit des Jahresabschlusses abgeben. Prüfer kontrollieren auch, ob die geltenden Rechnungslegungsstandards und andere einschlägige Vorschriften eingehalten werden. Prüfungsverfahren und Nachweise sind entscheidende Bestandteile des Prüfungsprozesses. In diesem umfassenden Leitfaden werden die verschiedenen Arten von Prüfungsverfahren und Nachweisen sowie deren Verwendung erläutert.
Prüfungshandlungen sind die Maßnahmen, die von den Prüfern ergriffen werden, um Nachweise und Informationen zu sammeln, die die Angaben in den Abschlüssen stützen. Es gibt verschiedene Arten von Prüfungsverfahren, darunter analytische Verfahren, Detailprüfungen, Beobachtungen und Bestätigungen. Bei analytischen Verfahren werden die Finanzdaten mit Branchendurchschnitten und anderen relevanten Daten verglichen. Bei der Prüfung von Einzelheiten werden einzelne Dokumente und Aufzeichnungen untersucht, um festzustellen, ob sie mit dem Jahresabschluss übereinstimmen. Bei der Beobachtung werden das Inventar und andere Sachanlagen physisch inspiziert, während bei der Bestätigung eine schriftliche Bestätigung der Angaben im Jahresabschluss eingeholt wird.
Prüfungsnachweise sind Informationen, die der Prüfer zur Untermauerung der Angaben im Jahresabschluss verwendet. Welche Arten von Prüfungsnachweisen verwendet werden, hängt von der Art der Prüfung und der Art der geprüften Informationen ab. Zu den üblichen Arten von Prüfungsnachweisen gehören Dokumente wie Verträge, Rechnungen und Bücher, physische Nachweise wie Inventar und Maschinen sowie analytische Nachweise wie Branchendurchschnitte und -kennzahlen.
Der Prüfer muss ausreichende Nachweise erlangen, um die in den Jahresabschlüssen gemachten Aussagen zu belegen. Der Prüfer muss in der Lage sein zu erklären, warum die Nachweise relevant und zuverlässig sind. Der Prüfer sollte sowohl interne als auch externe Quellen zur Beschaffung von Nachweisen nutzen. Zu den internen Quellen gehören Finanzunterlagen, Personaldokumente und andere vom Unternehmen geführte Unterlagen. Zu den externen Quellen gehören Dokumente von Dritten, Kundenunterlagen und Marktforschung.
Nachdem die Prüfungsnachweise gesammelt wurden, muss der Prüfer sie auswerten, um ihre Relevanz und Zuverlässigkeit zu bestimmen. Der Prüfer berücksichtigt dabei die Art der Nachweise, die Art der durchgeführten Prüfung und eine mögliche Verzerrung der Nachweise. Relevante Nachweise sind Nachweise, die sich auf die zu prüfende Aussage beziehen. Verlässliche Nachweise sind Nachweise, die genau, vollständig und frei von Verzerrungen sind.
Nachdem die Prüfungsnachweise gesammelt und bewertet wurden, muss der Prüfer sie in den Arbeitspapieren dokumentieren. Die Arbeitspapiere enthalten die Prüfungsnachweise, die durchgeführten Prüfungsverfahren und die Ergebnisse der Prüfung. Die Arbeitspapiere sollten geordnet und klar dokumentiert sein.
Sobald die Prüfungsnachweise in den Arbeitspapieren dokumentiert sind, muss der Prüfer sie analysieren, um festzustellen, ob die Behauptungen in den Jahresabschlüssen angemessen sind. Der Prüfer vergleicht die Nachweise mit dem Branchendurchschnitt und vergleicht die Ergebnisse mit etwaigen Prüfungen des Vorjahres. Der Prüfer kann auch analytische Verfahren anwenden, um die Nachweise zu analysieren und die Richtigkeit der Jahresabschlüsse zu beurteilen.
Der Prüfer muss dem Mandanten die Ergebnisse der Prüfung mitteilen. Dazu gehört in der Regel ein schriftlicher Bericht, in dem die vom Prüfer gezogenen Schlussfolgerungen und die zu ihrer Erlangung verwendeten Nachweise dargelegt werden. Der Bericht sollte detailliert sein und die Prüfungsverfahren und die verwendeten Nachweise klar erläutern.
Die Prüfer müssen die Prüfungsnachweise sicher und geordnet aufbewahren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Nachweise vor unbefugtem Zugriff geschützt sind und bei Bedarf leicht wiedergefunden werden können. Die Prüfungsnachweise sollten an einem sicheren, externen Ort aufbewahrt werden, z. B. in einem sicheren Cloud-Speichersystem.
Fazit
Prüfungsverfahren und Nachweise sind wesentliche Bestandteile des Prüfungsverfahrens. Ein gründliches Verständnis der verschiedenen Arten von Prüfungsverfahren und -nachweisen und der Art und Weise, wie diese zu beschaffen, zu bewerten, zu dokumentieren, zu analysieren und zu kommunizieren sind, ist für den Abschluss einer erfolgreichen Prüfung unerlässlich.
Es gibt fünf allgemein anerkannte Prüfungsverfahren:
Einsichtnahme: Hierbei werden verschiedene Aufzeichnungen und Unterlagen eingesehen, um sich ein Bild von den Vorgängen und Tätigkeiten der Organisation zu machen.
Beobachtung: Hierbei werden die Prozesse und Verfahren der Organisation beobachtet, um zu verstehen, wie sie durchgeführt werden.
Befragung: Fragen an das Management und die Mitarbeiter, um Informationen und Klarstellungen zu den Vorgängen und Tätigkeiten der Organisation zu erhalten.
Testen: Hierbei werden die internen Kontrollen und Verfahren der Organisation getestet, um sicherzustellen, dass sie wirksam funktionieren.
Analyse: Hierbei werden die Jahresabschlüsse und andere Daten der Organisation geprüft und analysiert, um Trends und Zusammenhänge zu erkennen.