Dies ist der erste und wichtigste Schritt, um ein erfolgreiches Briefing zu gewährleisten. Wenn Sie wissen, welche Materialien Sie präsentieren müssen, welche Themen Sie behandeln müssen, vor welchem Publikum Sie sprechen werden und wie viel Zeit Ihnen für das Briefing zur Verfügung steht, können Sie die beste Präsentation erstellen.
Bei der Formulierung Ihres Briefings ist es wichtig, dass Ihre Botschaft klar und prägnant ist. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Details liefern, um den Zuhörern ein umfassendes Verständnis des Themas zu vermitteln, ohne sie mit übermäßigen Informationen zu überfordern.
Um Ihre Zuhörer effektiv einzubeziehen, ist es wichtig, visuelle Hilfsmittel in Ihr Briefing einzubauen. Dazu gehören z. B. Diagramme, Grafiken, Fotos oder Videos. Visuelle Hilfsmittel können dazu beitragen, die Präsentation aufzulockern und die Aufmerksamkeit der Zuhörer auf das zu lenken, was Sie sagen.
Der Blickkontakt mit den Zuhörern während des Briefings ist wichtig, um sie zu fesseln und ihre Aufmerksamkeit zu behalten. Dadurch haben die Zuhörer das Gefühl, dass Sie direkt mit ihnen sprechen, und es ist wahrscheinlicher, dass sie sich an das, was Sie sagen, erinnern.
Wenn Sie Fragen und interaktive Aktivitäten in Ihr Briefing einbauen, können Sie Ihre Zuhörer einbinden und ihr Interesse aufrechterhalten. Egal, ob es sich um ein kurzes Quiz oder eine Diskussion über das Thema handelt, wenn Sie Ihre Zuhörer an dem Briefing teilhaben lassen, bleibt es besser im Gedächtnis.
Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Präsentation ist das Üben des Briefings. Dies hilft Ihnen, sich mit dem Material und der Präsentation vertraut zu machen, und gibt Ihnen die Möglichkeit, vor der eigentlichen Präsentation alle notwendigen Anpassungen vorzunehmen.
Es ist wichtig, dass Sie darauf vorbereitet sind, auf Fragen und Kommentare während des Briefings einzugehen. Vergewissern Sie sich, dass Sie das Thema gut genug kennen, um alle Fragen Ihrer Zuhörer beantworten zu können, und seien Sie bereit, auf alle Kommentare oder Bedenken einzugehen, die diese möglicherweise haben.
Nach dem Briefing ist es wichtig, sich die Zeit zu nehmen, das Briefing auszuwerten. Denken Sie darüber nach, was funktioniert hat und was nicht, und überlegen Sie, wie Sie die Unterweisung beim nächsten Mal verbessern können.
Wenn Sie Ihr Team einweisen, ist es wichtig, dass Sie sich klar und deutlich ausdrücken. Sie sollten zunächst einen Überblick über die Situation geben und dann im Detail erläutern, was zu tun ist. Beantworten Sie alle Fragen, die Ihr Team möglicherweise hat, und geben Sie ihm genügend Zeit, um sich auf die anstehende Aufgabe vorzubereiten.
Es gibt vier Hauptschritte bei der Vorbereitung Ihres Briefings:
1. Legen Sie den Zweck und den Umfang des Briefings fest.
2. Sammeln von Informationen und Daten, die für den Zweck des Briefings relevant sind.
3. die Informationen und Daten analysieren, um Schlüsselpunkte und Trends zu identifizieren.
4. das Briefing-Dokument vorbereiten, das eine Zusammenfassung, einen Hauptteil und Schlussfolgerungen enthalten sollte.
Wenn Sie eine Briefing-Rede beginnen, müssen Sie die Aufmerksamkeit der Zuhörer wecken und ihnen einen Überblick über das geben, worüber Sie sprechen werden. Außerdem müssen Sie Ihre Glaubwürdigkeit in Bezug auf das Thema unter Beweis stellen. Zu diesem Zweck können Sie zunächst eine Geschichte erzählen oder eine relevante Statistik präsentieren. Dann müssen Sie die wichtigsten Punkte Ihrer Rede umreißen. Schließlich müssen Sie erklären, warum das, was Sie sagen, für die Zuhörer von Interesse sein sollte.
Auf diese Frage gibt es keine allgemeingültige Antwort, denn das ABC des Briefings hängt von der jeweiligen Situation und den Zielen ab. Es gibt jedoch einige Schlüsselelemente, die in jedem Briefing enthalten sein sollten:
A – Das Ziel oder der Zweck des Briefings.
B – Die wichtigsten Punkte, die mitgeteilt werden müssen.
C – Die Zielgruppe für das Briefing.
D – Der Zeitrahmen für das Briefing.
E – Das gewünschte Ergebnis des Briefings.
Ein gutes Briefing ist klar, prägnant und auf den Punkt gebracht. Er sollte das zu lösende Problem und das gewünschte Ergebnis darlegen und alle relevanten Hintergrundinformationen enthalten, die dem Leser helfen, die Situation zu verstehen. Der Schriftsatz sollte gut gegliedert und leicht zu verstehen sein, mit einem logischen Ablauf, der den Leser vom Problem zur Lösung führt. Schließlich ist ein guter Schriftsatz überzeugend und überzeugt den Leser davon, dass die vorgeschlagene Lösung die bestmögliche Option ist.