Die Abstimmung von Lieferantenauszügen ist ein wichtiger Schritt, um genaue Finanzunterlagen zu führen und das Risiko von Fehlern und Betrug zu verringern. Ein Kontoauszug enthält alle Transaktionen, die ein Unternehmen mit einem bestimmten Lieferanten über einen bestimmten Zeitraum, in der Regel einen Monat, getätigt hat. Der erste Schritt zur Abstimmung eines Kreditorenkontos besteht darin, zu verstehen, was es enthält und welche Informationen es enthält.
Nach Erhalt der Kreditorenabrechnung ist es wichtig, nach Diskrepanzen zwischen der Abrechnung und den Geschäftsunterlagen des Unternehmens zu suchen. Zu den Unstimmigkeiten können fehlende Rechnungen, falsche Zahlungsbeträge, doppelte Zahlungen oder falsche Daten gehören. Es ist wichtig, etwaige Unstimmigkeiten so schnell wie möglich festzustellen, um sie schnell zu beheben.
Wenn Unstimmigkeiten festgestellt werden, sollte sich das Unternehmen mit dem Lieferanten in Verbindung setzen, um sie zu klären. Möglicherweise kann der Lieferant zusätzliche Informationen oder Unterlagen zur Verfügung stellen, um die Diskrepanz zu beheben. Kann die Unstimmigkeit nicht behoben werden, muss sich das Unternehmen unter Umständen an die Buchhaltung des Lieferanten wenden, um eine Klärung herbeizuführen.
Sobald alle Unstimmigkeiten geklärt sind, ist der nächste Schritt die Überprüfung, ob alle Zahlungen pünktlich erfolgt sind. Dazu werden die auf der Lieferantenabrechnung aufgeführten Zahlungsdaten mit den Aufzeichnungen des Unternehmens verglichen, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen wie erwartet erfolgt sind. Bei verspäteten Zahlungen ist es wichtig, sich mit dem Lieferanten in Verbindung zu setzen, um die Gründe zu klären.
Der nächste Schritt ist der Abgleich der Konten. Dabei wird die Lieferantenrechnung mit den Geschäftsunterlagen verglichen, um sicherzustellen, dass alle Konten ausgeglichen sind. Falls es Unstimmigkeiten gibt, müssen diese beseitigt werden, bevor die Konten abgeglichen werden können.
Nach dem Abgleich der Konten ist es wichtig, die Aufzeichnungen zu prüfen, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen korrekt sind. Dazu gehört die Überprüfung aller Dokumente und Aufzeichnungen, die sich auf die Transaktionen des Lieferanten beziehen, um die Richtigkeit sicherzustellen.
Es ist wichtig, genaue und aktuelle Aufzeichnungen über alle Verkäufertransaktionen zu führen. Dazu gehört die Aufbewahrung von Kopien aller Rechnungen, Zahlungen und sonstiger Unterlagen im Zusammenhang mit den Transaktionen. Diese Unterlagen sollten an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, um sicherzustellen, dass sie nicht verloren gehen oder gestohlen werden.
Alle Änderungen an der Lieferantenabrechnung sollten dokumentiert werden, und das Unternehmen sollte vom Lieferanten eine Bestätigung erhalten, dass die Änderungen vorgenommen wurden. Dies gilt auch für Anpassungen des fälligen Betrags oder Korrekturen der Abrechnung.
Schließlich ist es wichtig, die Lieferantenerklärungen regelmäßig zu überprüfen. Dies trägt dazu bei, die Genauigkeit zu gewährleisten und Unstimmigkeiten zu erkennen, bevor sie zu einem Problem werden. Außerdem kann so sichergestellt werden, dass das Unternehmen seine Lieferanten pünktlich und korrekt bezahlt.
Durch Befolgung dieser Schritte können Unternehmen sicherstellen, dass sie die Lieferantenauszüge genau und effizient abstimmen. Der Abgleich von Lieferantenauszügen ist ein wichtiger Bestandteil der Pflege genauer Finanzunterlagen und der Verringerung des Risikos von Fehlern und Betrug.
Der Lieferantenabgleich ist ein Prozess, bei dem Rechnungen und Gutschriften eines Lieferanten mit den entsprechenden Zahlungen und Lastschriften abgeglichen werden. Mit diesem Verfahren wird sichergestellt, dass alle Zahlungen erfolgt sind und dass keine offenen Forderungen gegenüber dem Lieferanten bestehen.
Die Abstimmung eines Kreditorennachweises in Excel ist ein recht einfacher Vorgang. Zunächst müssen Sie den Kontoauszug von der Website des Lieferanten herunterladen und als CSV-Datei speichern. Öffnen Sie anschließend die CSV-Datei in Excel und erstellen Sie ein neues Blatt. Erstellen Sie in dem neuen Blatt eine Spalte für jede Ausgabenkategorie (z. B. „Miete“, „Nebenkosten“, „Werbung“ usw.) und eine Zeile für jeden Monat.
Gehen Sie dann durch die CSV-Datei und geben Sie den entsprechenden Ausgabenbetrag in die richtige Kategorie/Monatszelle ein. Wenn Sie alle Ausgaben eingegeben haben, summieren Sie jede Spalte und vergleichen Sie die Summe mit der Rechnung des Lieferanten. Wenn die Summen übereinstimmen, ist der Abgleich abgeschlossen!
Der Abgleich eines Kontoauszugs bedeutet, dass Sie den Auszug mit Ihren eigenen Aufzeichnungen vergleichen, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen berücksichtigt wurden. Dazu vergleichen Sie die Daten und Beträge der einzelnen Transaktionen auf dem Kontoauszug mit Ihren eigenen Unterlagen. Bei Unstimmigkeiten müssen Sie weitere Nachforschungen anstellen, um festzustellen, wo der Fehler aufgetreten ist.
Es gibt drei Arten von Abstimmungen:
1. Bankabstimmung: Hier vergleichen Sie Ihre Transaktionsaufzeichnungen mit Ihrem Kontoauszug, um sicherzustellen, dass sie übereinstimmen. Dies kann Ihnen helfen, Fehler oder Unstimmigkeiten zu erkennen.
2. Kreditkartenabgleich: Hierbei vergleichen Sie Ihre Aufzeichnungen über Kreditkartentransaktionen mit Ihrem Kreditkartenauszug, um sicherzustellen, dass sie übereinstimmen. Dies kann Ihnen helfen, Fehler oder Unstimmigkeiten zu erkennen.
3. Investitionsabgleich: Hierbei vergleichen Sie Ihre Aufzeichnungen über Anlagetransaktionen mit Ihrem Anlagekontoauszug, um sicherzustellen, dass sie übereinstimmen. Dies kann Ihnen helfen, Fehler oder Unstimmigkeiten zu erkennen.
Bei der Abstimmung werden zwei Datensätze miteinander verglichen, um eventuelle Unstimmigkeiten zu ermitteln. Die vier Schritte des Abstimmungsprozesses sind folgende:
1. Identifizierung der abzustimmenden Datensätze.
2. Vergleichen Sie die Datensätze nebeneinander, um etwaige Unterschiede festzustellen.
3. den Grund für etwaige Unterschiede untersuchen.
4. erforderlichenfalls Korrekturen an den Aufzeichnungen vornehmen.