Als gemeinnützige Organisation ist es wichtig, die Anforderungen des Internal Revenue Service (IRS) an gemeinnützige Organisationen zu kennen. Laut IRS müssen gemeinnützige Organisationen über eine Organisationsstruktur verfügen, z. B. einen Vorstand, und detaillierte Finanzunterlagen führen. Darüber hinaus sollten gemeinnützige Organisationen einen angemessenen Versicherungsschutz unterhalten, die erforderlichen Steuerformulare einreichen und die staatlichen und lokalen Vorschriften einhalten.
Der Vorstand einer gemeinnützigen Organisation sollte regelmäßig Sitzungen abhalten, um wichtige Angelegenheiten zu besprechen. Auf einer Vorstandssitzung werden die Finanzen geprüft, Änderungen des Auftrags oder der Vision der Organisation besprochen und über eingereichte Anträge abgestimmt. Außerdem überprüft der Vorstand die Fortschritte der gemeinnützigen Organisation, bespricht neue Initiativen und überprüft neue Richtlinien oder Verfahren.
Gemeinnützige Vorstandssitzungen sollten dokumentiert werden, um Transparenz und Rechenschaftspflicht in Bezug auf die Aktivitäten der Organisation zu demonstrieren. Das Protokoll sollte eine Zusammenfassung der Sitzung, eine Liste der Teilnehmer, alle gestellten Anträge und alle zugewiesenen Aktionspunkte enthalten. Darüber hinaus sollte das Protokoll auch alle getroffenen Entscheidungen und die Abstimmungsergebnisse enthalten.
Um sicherzustellen, dass die Vorstandssitzungen effektiv sind, gibt es bestimmte bewährte Verfahren, die befolgt werden sollten. Dazu gehören eine Tagesordnung und deren Einhaltung, ausreichend Zeit für Diskussionen und Debatten sowie das Anfertigen von Notizen. Darüber hinaus sollten sich die Mitglieder des Verwaltungsrats auf die Sitzung vorbereiten, Diskussionen in respektvoller Weise führen und sicherstellen, dass alle Entscheidungen ordnungsgemäß dokumentiert werden.
Damit die Sitzungen erfolgreich verlaufen, gibt es bestimmte Fallstricke, die vermieden werden sollten. Dazu gehört, dass zu viele Vorstandsmitglieder anwesend sind, dass Mitglieder das Gespräch dominieren und dass es unklare oder widersprüchliche Tagesordnungen gibt. Außerdem ist es wichtig, lange, unkonzentrierte Diskussionen und Entscheidungen zu vermeiden, die nicht durch Fakten gestützt werden.
Der Vorstandsvorsitzende ist dafür verantwortlich, dass die Sitzungen effektiv und effizient durchgeführt werden. Er sollte dafür sorgen, dass alle Vorstandsmitglieder die Möglichkeit haben, einen Beitrag zu leisten, und dass der Vorstand ordnungsgemäße Verfahren einhält. Außerdem sollte der Vorsitzende sicherstellen, dass alle Anträge ordnungsgemäß dokumentiert werden und dass alle Entscheidungen im besten Interesse der Organisation getroffen werden.
Die Steuerbehörde verlangt, dass gemeinnützige Organisationen detaillierte Finanzunterlagen führen. Dazu gehören detaillierte Aufzeichnungen über alle Transaktionen, Quittungen und Rechnungen. Außerdem müssen alle Finanzberichte pünktlich und in Übereinstimmung mit den IRS-Vorschriften eingereicht werden.
Gemeinnützige Organisationen sind von der Zahlung der Bundeseinkommenssteuer befreit, aber sie können bestimmten Steuern unterliegen, z. B. der Lohnsteuer. Außerdem können bestimmte Aktivitäten oder Investitionen dazu führen, dass die Organisation bestimmten Steuern oder Gebühren unterliegt. Es ist wichtig, diese steuerlichen Auswirkungen zu verstehen, um die Einhaltung der IRS-Vorschriften zu gewährleisten.
Regelmäßige Vorstandssitzungen können aus mehreren Gründen von Vorteil sein. Vorstandssitzungen bieten die Möglichkeit, die Fortschritte der Organisation zu überprüfen, neue Initiativen zu diskutieren und Entscheidungen zu treffen, die der Organisation zugute kommen. Darüber hinaus können regelmäßige Sitzungen dazu beitragen, Transparenz und Rechenschaftspflicht innerhalb der Organisation zu gewährleisten, was das Vertrauen von Spendern und anderen Interessengruppen stärken kann.
Eine gemeinnützige Organisation sollte in der Regel vierteljährlich Vorstandssitzungen abhalten. Die Häufigkeit der Sitzungen kann jedoch je nach Größe und Bedarf der Organisation variieren.
Das Finanzamt verlangt mindestens drei Vorstandsmitglieder für eine gemeinnützige Organisation.
Die Antwort auf diese Frage hängt von dem Geschäftsmodell und der Organisationsstruktur der Organisation ab. Handelt es sich bei der Organisation um eine 501(c)(3) gemeinnützige Organisation, dann lautet die Antwort ja, die 990 muss vom Vorstand genehmigt werden. Handelt es sich bei der Organisation jedoch um ein gewinnorientiertes Unternehmen, so lautet die Antwort nein, dann muss die 990 nicht vom Vorstand genehmigt werden.
Der IRS schreibt gemeinnützigen Organisationen nicht vor, eine Richtlinie zu Interessenkonflikten zu haben, aber sie wird dringend empfohlen. Eine Richtlinie zu Interessenkonflikten trägt dazu bei, dass die Organisation im besten Interesse ihres Auftrags und der Begünstigten und nicht zum persönlichen Vorteil ihrer Mitarbeiter, Direktoren oder anderer Personen geführt wird. In der Richtlinie sollte festgelegt werden, dass Mitarbeiter, Direktoren und andere Personen, die mit der Organisation in Verbindung stehen, Interessenkonflikte vermeiden und der Organisation alle potenziellen Konflikte offenlegen müssen.
Eine 501c3 ist eine Art von gemeinnütziger Organisation, die von Bundessteuern befreit ist. Eine gemeinnützige Organisation schüttet ihre Überschüsse nicht an Eigentümer oder Aktionäre aus, sondern verwendet sie zur Erreichung ihrer Ziele.