Navigieren in der Bürobuchhaltung
1. Einrichten eines Bürobuchhaltungssystems: Der erste Schritt bei der Verwaltung und Verfolgung von Bürokonten besteht darin, ein effektives Buchhaltungssystem zu schaffen. Dazu kann die Erstellung eines Kontenplans gehören, in dem Einnahmen und Ausgaben in verschiedene Kategorien eingeteilt werden, sowie die Einrichtung der erforderlichen Software und Systeme zur Verwaltung der Buchhaltungsaufgaben.
2. Aufzeichnung von Finanztransaktionen: Alle Finanztransaktionen sollten genau und zeitnah erfasst werden. Dazu gehört die Erfassung von Einnahmen, wie z. B. Kundenzahlungen und Investitionen, und von Ausgaben, wie z. B. Rechnungen und Gehälter. Es ist wichtig, ein System für die Verfolgung und Aufzeichnung von Transaktionen zu schaffen, das einfach zu benutzen und zu verstehen ist.
3. ein effektives Budgetierungssystem zu entwickeln: Die Aufstellung eines Budgets ist ein wichtiger Bestandteil der Verwaltung der Bürofinanzen. Ein Budget sollte erstellt und regelmäßig aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass das Geld so effizient wie möglich verwendet wird.
4. die Verwaltung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung: Die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sollte effektiv verwaltet werden, um sicherzustellen, dass die Rechnungen rechtzeitig bezahlt und die Einnahmen rechtzeitig eingezogen werden. Es ist wichtig, ein System für die Verfolgung und Erfassung von Zahlungen und Rechnungen zu schaffen.
5. Abstimmung der Bankkonten: Die Bankkonten sollten regelmäßig abgeglichen werden, um die Richtigkeit der Angaben zu gewährleisten und sicherzustellen, dass etwaige Unstimmigkeiten schnell behoben werden. Der Abgleich trägt auch dazu bei, dass der Cashflow ordnungsgemäß verwaltet wird.
6. Interne Kontrollen sicherstellen: Interne Kontrollen sind wichtig, um Betrug zu verhindern und sicherzustellen, dass die Finanzdaten korrekt sind. Dazu gehören die Einrichtung von Prozessen und Verfahren zur Genehmigung von Transaktionen, die Sicherstellung, dass Schecks von befugtem Personal unterzeichnet werden, und die Trennung von Aufgaben, um Betrug zu verhindern.
7. Überwachung des Cashflows: Der Cashflow sollte regelmäßig überwacht werden, um sicherzustellen, dass das Geld bei Bedarf verfügbar ist. Dazu gehört die Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben sowie die Überwachung von Forderungen und Verbindlichkeiten.
8. Erstellung von Finanzberichten: Finanzberichte sollten regelmäßig erstellt werden, um die finanzielle Leistungsfähigkeit eines Büros zu überwachen. Dazu gehört die Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Kapitalflussrechnungen. Anhand der Berichte können auch Trends und verbesserungswürdige Bereiche ermittelt werden.
Es gibt eine Vielzahl von Buchführungsverfahren, die Unternehmen einsetzen können, um ihre Finanzen zu verfolgen und zu verwalten. Zu den gängigen Buchführungsverfahren gehören die Führung von Finanzunterlagen, die Erstellung von Jahresabschlüssen, die Durchführung von Prüfungen und die Verwaltung von Verbindlichkeiten und Forderungen. Finanzielle Aufzeichnungen können Hauptbücher, Journale und Gewinn- und Verlustrechnungen umfassen. Zu den Jahresabschlüssen gehören Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Kapitalflussrechnungen. Prüfungen können von internen oder externen Prüfern durchgeführt werden. Für die Verwaltung von Verbindlichkeiten und Forderungen gibt es verschiedene Methoden, z. B. die doppelte Buchführung, die periodengerechte Buchführung oder die Kassenbuchführung.
Die 7 Schritte des Buchführungsprozesses sind: 1. Analysieren der Transaktionen 2. Aufzeichnung der Vorgänge 3. Berichtigungsbuchungen 4. Erstellung von Jahresabschlüssen 5. Abschluss der Bücher 6. Rechnungsprüfung 7. Steuervorbereitung
Die 5 Prozesse des Rechnungswesens sind: Buchführung, Rechnungsprüfung, Steuererstellung, Finanzplanung und Beratung.
Es gibt 10 wichtige Buchhaltungsprozesse:
1. Erfassung von Transaktionen – Dies beinhaltet die Erfassung aller finanziellen Transaktionen im richtigen Journal.
2. Buchung von Transaktionen – Hierbei werden die Informationen aus den Journalen auf die Hauptbuchkonten übertragen.
3. Berichtigungsbuchungen – Hierbei werden alle erforderlichen Berichtigungen auf den Hauptbuchkonten vorgenommen, wie z. B. Rechnungsabgrenzungsposten und Rechnungsabgrenzungsposten.
4. die Summen- und Saldenliste – Ein Bericht, der alle Hauptbuchkonten und ihre Salden auflistet.
5. Jahresabschlüsse – Dies beinhaltet die Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung, der Bilanz und der Kapitalflussrechnung.
6. Abschlussbuchungen – Hierbei werden alle vorläufigen Konten des Hauptbuchs, wie Einnahmen und Ausgaben, abgeschlossen und die Salden auf die entsprechenden Eigenkapitalkonten übertragen.
7. Steuererklärung – Hier geht es um die Vorbereitung und Abgabe der Steuererklärung des Unternehmens.
8. Rechnungsprüfung – Dies ist eine unabhängige Überprüfung der Jahresabschlüsse und Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens.
9. Managementkonten – Erstellung von monatlichen oder vierteljährlichen Managementkonten zu Entscheidungszwecken.
10. Budgetierung – Hierbei handelt es sich um den Prozess der Erstellung eines Budgets für das kommende Jahr.
Es gibt 7 Rechnungslegungsstandards:
1. die allgemein anerkannten Grundsätze der Rechnungslegung (GAAP)
2. die internationalen Rechnungslegungsstandards (IFRS)
3. die Finanzbuchhaltungsstandards (FAS)
4. das Governmental Accounting Standards Board (GASB)
5. Nationale Vereinigung der Versicherungsaufsichtsbehörden (NAIC)
6. Aufsichtsbehörde für die Rechnungslegung öffentlicher Unternehmen (PCAOB)
7. Aufsichtsbehörde für die Finanzindustrie (FINRA)