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SharePoint: Eine umfassende Analyse seiner Fähigkeiten als Dokumentenmanagementsystem
Natürlich ist es möglich SharePoint als DMS zu nutzen. Zwar fehlen ein paar Funktionen, diese können jedoch einzeln nachgerüstet werden. Microsoft hat den SharePoint Server von Beginn an als eine Art Baukasten entworfen. Unternehmen sollten daraus die für sie sinnvollste und beste Lösung entwickeln.
Was kostet ein DMS
DMS Kosten: Ein cloudbasiertes DMS System für eine kleine GmbH kostet ab 650 CHF / Jahr und liegt im Schnitt bei ca. 1'500 CHF / Jahr.
Was ist der Unterschied zwischen Speichern und Archivieren? Archive bieten langfristige, manipulationssichere Aufbewahrung von Daten. Backups dienen als Sicherheitsnetz, welches Sie möglichst häufig ersetzen. Der Schlüssel zum Erfolg ist die richtige Aufteilung in Backup-würdige Daten und Kandidaten für das Archiv. Regelmäßige Backups sind einfach Pflicht.
Wie GoBD konform archivieren
Unternehmen müssen alle Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen. Sie müssen jeden einzelnen Geschäftsvorfall berücksichtigen – dürfen aber keinen doppelt aufzeichnen, damit die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung GoBD-konform erfüllt sind.
Was ist ein optisches Archiv? Ausgehende Schriftstücke können in einem optischen Archiv archiviert werden, wenn die technischen Voraussetzungen für ein Belegarchiv gegeben sind und die Ausgabe mittels SAPscript , Smart Forms oder PDF-basierten Formularen erfolgt ist.
Was ist SAP Archivierung
SAP Archivierung dient der Verwaltung von langfristig vorgehaltenen Daten. Dabei handelt es sich um Daten, die nicht mehr operativ im System benötigt werden, aber aufbewahrt werden sollen.
Ist ein PDF revisionssicher? Revisionssicherheit: PDF allein garantiert keine Revisionssicherheit. Hier gilt es auch die Prozesse zu betrachten. Die Dokumente sind jedoch durchsuchbar und können vielfältige Metadaten beinhalten. Das Dokumentenformat bildet damit ein solides Fundament für Compliance und Revisionssicherheit.
Wie speichere ich Rechnungen?
Grundsätzlich gilt, Rechnungen müssen im Original aufbewahrt werden. Eine E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument, muss also auch elektronisch aufbewahrt werden. Die Archivierung eines Ausdrucks ist nicht zulässig.
Was darf man nicht digitalisieren? Nicht alle Unterlagen dürfen vernichtet werden
- Eröffnungsbilanz.
- Jahresabschlüsse.
- Zollanmeldungen.
- Notarverträge und Urkunden.
- Unterlagen mit Original-Unterschriften.
- Dokumente mit Wasserzeichen.
Wie baue ich eine Ordnerstruktur auf?
Erstellen Sie die digitale Ordnerstruktur
Listen Sie zunächst die Hauptordner auf und wählen Sie klare Benennungen, die jeder sofort nachvollziehen kann. Jetzt legen Sie die entsprechenden Unterordner auf Ebene zwei und eventuell Ebene drei an. Benennen Sie Ihre Ordner zusätzlich mit den Zahlen ab 01 bis maximal 10.
Listen Sie zunächst die Hauptordner auf und wählen Sie klare Benennungen, die jeder sofort nachvollziehen kann. Jetzt legen Sie die entsprechenden Unterordner auf Ebene zwei und eventuell Ebene drei an. Benennen Sie Ihre Ordner zusätzlich mit den Zahlen ab 01 bis maximal 10.
