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Die Grundlagen verstehen: Was ist ein Archivierungssystem?
Das Archivierungssystem bzw. die -software, die entweder inhouse auf adäquat dimensionierter Hardware oder immer häufiger flexibel in der Cloud betrieben wird, erzeugt aus den Dokumenten archivierbare Dateiformate und bietet nützliche Zusatzfunktionen.
Wie archiviert man Dokumente richtig
Möchten Sie Dokumente digital archivieren, können Sie dies auf manuellem Wege tun. Dafür scannen Sie die Dokumente ein und ordnen Sie anschließend auf Ihrem Computer. Dies ist vor allem zu empfehlen, wenn Sie nur wenige Dokumente digital archivieren wollen.
Welches DMS ist das beste? Im aktuellen Test überzeugt DocuWare am meisten und ist der trusted-Testsieger 2021. Dieses Tool beinhaltet viele professionelle und zeitsparende Funktionen, die Ihnen wirklich im Arbeitsalltag weiterhelfen.
Wie funktioniert ein digitales Archiv
Bei elektronischer Archivierung werden Ihre Papierunterlagen über einen Scanner erfasst und zunächst in einen elektronischen Briefkorb transferiert. Inhalte können während des Scannens sofort automatisch übernommen werden. Anschließend werden die Dokumente mit Schlagworten versehen und in digitalen Archiven abgelegt.
Was gibt es für Archivierungssysteme? Die Archivierung von Dokumenten kann generell auf zwei Arten erfolgen, analog oder digital. Analog beschreibt das physische, materielle Lagern von Akten und Dokumenten in Papierform. Bei der digitalen Dokumentenarchivierung hingegen lagern Informationen und Daten auf einem digitalen Speichermedium.
Wie Digitalisiere ich meine privaten Unterlagen
Tipp 4: Private Unterlagen digitalisieren
Hierzu empfiehlt sich die Nutzung der Docutain-App, mit der Sie qualitativ hochwertige Stapel-Scans erledigen können, die direkt in das DMS übertragen werden. Die Indexierung der Unterlagen kann dann bequem am PC erfolgen.
Welche Dokumente digital archivieren? Hierzu empfiehlt sich die Nutzung der Docutain-App, mit der Sie qualitativ hochwertige Stapel-Scans erledigen können, die direkt in das DMS übertragen werden. Die Indexierung der Unterlagen kann dann bequem am PC erfolgen.
Welche Dokumente können digitalisiert werden?
- Buchhaltungs- Dokumente.
- Rechnungen.
- Verträge.
- Technische Dokumentationen.
- Projektunterlagen.
- Jahresabschlüsse.
- Personalakten.
- Bauakten.
Was ist beim Archivieren zu beachten?
Zu beachten ist lediglich, dass man eine übersichtliche Buchführung hat und die Unterlagen jederzeit problemlos einsehbar sind. Zudem ist es wichtig, dass die Dokumente auch nach den langen Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren noch lesbar sind.
Wie archiviert man Ordner? Klicken Sie im Menü Datei auf Archivieren. Wählen Sie die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren aus, und geben Sie dann unter Elemente archivieren, die älter als ein Datum an.
Ist OneDrive ein DMS?
Microsoft OneDrive for Business – DMS-Cloud-Lösung
Sie bietet alle wichtigen Funktionen, die Sie von einer umfassenden DMS-Software erwarten, einschließlich intuitiver Dateistrukturverwaltung, Freigabe- und Kollaborationsfunktionen.
Sie bietet alle wichtigen Funktionen, die Sie von einer umfassenden DMS-Software erwarten, einschließlich intuitiver Dateistrukturverwaltung, Freigabe- und Kollaborationsfunktionen.
