E-Mails sind ein wichtiger Bestandteil unseres täglichen Lebens. Wir verwenden sie für die Arbeit, die Schule und die Kommunikation mit Freunden und Familie. Aber manchmal kann es schwierig sein, den Überblick über alle E-Mails zu behalten, die wir erhalten. Eine Lösung für dieses Problem ist das Archivieren von E-Mails. Aber wie kommt man auf archivierte Mails zurück?
Wenn Sie eine E-Mail archivieren, wird sie aus Ihrem Posteingang entfernt und in einen separaten Ordner verschoben. Dadurch wird Ihr Posteingang übersichtlicher und Sie können sich besser auf die wichtigen E-Mails konzentrieren. Aber was passiert, wenn Sie später auf diese archivierte E-Mail zugreifen müssen?
In Outlook landen archivierte E-Mails standardmäßig im Ordner „Archiv“. Dieser Ordner befindet sich normalerweise im Bereich „Ordnerliste“ auf der linken Seite des Bildschirms. Wenn Sie auf den Ordner „Archiv“ klicken, können Sie alle archivierten E-Mails anzeigen.
Wenn Sie auf einem Android-Gerät arbeiten, können Sie auf archivierte E-Mails zugreifen, indem Sie die Gmail-App öffnen und auf das Dreistrich-Menü in der oberen linken Ecke des Bildschirms klicken. Wählen Sie dann den Ordner „Alle Nachrichten“ aus und suchen Sie nach der archivierten E-Mail, die Sie benötigen.
Aber was ist mit Fotos? Wenn Sie Fotos archivieren, werden sie normalerweise in einem separaten Ordner auf Ihrem Gerät gespeichert. Auf einem iPhone finden Sie archivierte Fotos im Ordner „Aufnahmen“. Android-Geräte haben normalerweise einen Ordner namens „Archiv“, in dem Sie archivierte Fotos finden können.
Insgesamt ist das Archivieren von E-Mails und Fotos eine großartige Möglichkeit, um Ordnung in Ihrem digitalen Leben zu schaffen. Wenn Sie jedoch später auf archivierte Elemente zugreifen müssen, ist es wichtig zu wissen, wo Sie suchen müssen. Glücklicherweise sind die meisten E-Mail- und Foto-Apps so konzipiert, dass Sie archivierte Elemente leicht finden können.
Nein, archivierte E-Mails werden in der Regel nicht gelöscht. Sie werden lediglich aus dem Posteingang in einen separaten Archivordner verschoben, um den Posteingang übersichtlicher zu gestalten und ältere E-Mails dennoch zugänglich zu halten.
Wie lange Mails im Archiv bleiben, hängt von der konkreten Einstellung und Konfiguration des E-Mail-Dienstes ab. In der Regel bleiben archivierte Mails jedoch dauerhaft im Archiv gespeichert, es sei denn, der Nutzer löscht sie manuell oder der E-Mail-Dienst hat eine automatische Löschfunktion für archivierte Mails aktiviert.
Die Dauer, für die E-Mails archiviert werden müssen, hängt von den jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen ab. In Deutschland müssen beispielsweise geschäftsrelevante E-Mails in der Regel für einen Zeitraum von mindestens 6 Jahren aufbewahrt werden.