Gehen Sie in Word zum Tab „“Sendungen““. Klicken Sie dort auf „“Empfänger auswählen““ und danach auf „“Vorhandene Liste verwenden““. Wählen Sie im nächsten Dialogfenster die eben erstellte Excel-Datei aus und bestätigen Sie mit einem Klick auf „“Öffnen““.
Ein Serienbrief ist eine großartige Möglichkeit, um schnell und einfach personalisierte Dokumente wie Briefe, Etiketten oder E-Mails an eine große Anzahl von Empfängern zu senden. Die Verwendung von Microsoft Word und Excel kann dabei helfen, den Prozess zu vereinfachen und zu automatisieren. In diesem Artikel werden wir Ihnen Schritt für Schritt zeigen, wie Sie einen Serienbrief mit Word und Excel erstellen können.
Um einen Serienbrief zu erstellen, benötigen Sie zunächst eine Liste mit den Empfängern und deren Adressen oder E-Mail-Adressen. Diese Informationen können in einer Excel-Datei gespeichert werden. Im nächsten Schritt müssen Sie ein Word-Dokument erstellen, das als Vorlage für den Serienbrief dient. Dieses Dokument sollte alle wichtigen Informationen enthalten, die für alle Empfänger gleich sind, wie z.B. die Betreffzeile oder den Anfangstext des Briefes.
Serien-E-Mails sind ähnlich wie Serienbriefe, nur dass sie per E-Mail versendet werden. Sie können mit der gleichen Methode erstellt werden wie Serienbriefe, indem Sie eine Liste mit den Empfängern und deren E-Mail-Adressen in Excel speichern und dann ein Word-Dokument als Vorlage für die E-Mail erstellen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers anstelle seiner Postanschrift verwenden.
Um eine Gruppe in Outlook anzulegen, öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf die Registerkarte „Start“. Klicken Sie dann auf „Neue Gruppe“ und geben Sie einen Namen für die Gruppe ein. Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und wählen Sie die Kontakte aus, die der Gruppe hinzugefügt werden sollen. Klicken Sie abschließend auf „Speichern“.
Um einen Serienbrief aus Excel zu erstellen, öffnen Sie zunächst die Excel-Datei mit den Empfängerinformationen. Markieren Sie dann alle Zellen mit den Informationen und kopieren Sie sie in die Zwischenablage. Wechseln Sie zu Word und öffnen Sie das Dokument, das als Vorlage für den Serienbrief dient. Klicken Sie auf „Serienbrieffunktionen“ und wählen Sie „Empfänger auswählen“. Wählen Sie „Vorhandene Liste verwenden“, fügen Sie die kopierten Informationen aus Excel ein und klicken Sie auf „OK“. Passen Sie die Vorlage des Briefes an und klicken Sie auf „Vorschau“, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist. Klicken Sie auf „Fertig stellen und zusammenführen“ und wählen Sie „Einzelne Dokumente bearbeiten“, um den Brief für jeden Empfänger individuell anzupassen.
Um eine E-Mail an mehrere Empfänger zu senden, öffnen Sie Ihr E-Mail-Programm und erstellen Sie eine neue Nachricht. Geben Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse in das Feld „An“ ein und trennen Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger durch ein Semikolon. Geben Sie den Betreff und den Text der E-Mail ein und klicken Sie auf „Senden“. Beachten Sie jedoch, dass es in der Regel höflicher ist, wenn Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger im „BCC“-Feld angeben, um ihre Privatsphäre zu schützen und Spam-Filter zu vermeiden.
Um eine E-Mail an mehrere Empfänger ohne Sichtbarkeit in Outlook zu versenden, können Sie die BCC-Funktion nutzen. BCC steht für „Blind Carbon Copy“ und ermöglicht es Ihnen, Empfänger hinzuzufügen, ohne dass diese für die anderen Empfänger sichtbar sind. Um BCC in Outlook zu aktivieren, öffnen Sie eine neue E-Mail, klicken Sie auf „Optionen“ und wählen Sie „BCC“ aus. Geben Sie dann die E-Mail-Adressen der Empfänger in das BCC-Feld ein und verfassen Sie Ihre E-Mail wie gewohnt.
Um eine E-Mail an mehrere Empfänger zu senden, können Sie eine Gruppe in Ihrem E-Mail-Programm erstellen oder alle Empfänger in das „An“-Feld der E-Mail einfügen und durch Semikolons trennen. Alternativ können Sie auch einen Verteiler verwenden, um die E-Mail an mehrere Empfänger gleichzeitig zu senden.
Bei Gmail können Sie bis zu 500 E-Mails pro Tag versenden.