In Deutschland gibt es eine Vielzahl von Vorschriften, die Unternehmen und Privatpersonen dazu verpflichten, bestimmte Dokumente für eine bestimmte Zeit aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt in der Regel mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Es ist daher wichtig, die genauen Aufbewahrungsfristen für jedes Dokument zu kennen, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
Bestimmte Dokumente müssen für einen Zeitraum von 30 Jahren aufbewahrt werden. Dazu gehören beispielsweise Unterlagen zu Grundstücks- und Gebäudekäufen, Rechnungen für Bauarbeiten oder Renovierungen, Gehaltsabrechnungen und Arbeitsverträge. Auch Urkunden und Zeugnisse, die für die Rente oder die Bewerbung um eine Stelle relevant sind, sollten für 30 Jahre aufbewahrt werden.
Die meisten Geschäftsunterlagen müssen für einen Zeitraum von 6 Jahren aufbewahrt werden. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine, Bestellunterlagen und Verträge. Auch Steuerunterlagen, wie zum Beispiel Steuererklärungen, müssen für 6 Jahre aufbewahrt werden. Für elektronische Dokumente gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für Papierdokumente.
Im Jahr 2021 können verschiedene Akten vernichtet werden, sofern die entsprechenden Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Dazu gehören beispielsweise Geschäftsunterlagen aus dem Jahr 2014 und älter sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen aus dem Jahr 2010 und älter. Auch Steuerunterlagen aus dem Jahr 2014 und älter können vernichtet werden, sofern keine Prüfung oder Steuernachzahlung droht.
Unternehmen müssen bestimmte Dokumente lenken, um sicherzustellen, dass sie jederzeit verfügbar und auffindbar sind. Dazu gehören beispielsweise Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen, Organisationspläne und Qualitätsmanagementdokumente. Auch Protokolle, Berichte und Entscheidungsvorlagen sollten gelenkt werden.
Grundsätzlich können alle Dokumente einem Lenkungssystem unterliegen. Insbesondere Dokumente, die für die Sicherheit, Gesundheit und Umwelt relevant sind, sollten gelenkt werden. Dazu gehören beispielsweise Gefährdungsbeurteilungen, Sicherheitsdatenblätter und Umweltverträglichkeitsprüfungen. Auch Dokumente, die für die Qualitätssicherung und Compliance relevant sind, sollten einem Lenkungssystem unterliegen.
Dokumente werden auch als Unterlagen oder Schriftstücke bezeichnet.
Der Artikel „Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?“ befasst sich nicht mit den Kosten eines DMS-Systems. Leider kann ich keine genaue Antwort auf diese Frage geben, da die Kosten für ein DMS-System von verschiedenen Faktoren abhängen, wie z.B. Anbieter, Funktionalitäten, Größe des Unternehmens usw. Es ist am besten, sich direkt an einen Anbieter zu wenden, um ein individuelles Angebot zu erhalten.
Ein DMS-System (Dokumenten-Management-System) muss in der Lage sein, Dokumente zu erfassen, zu speichern, zu verwalten und zu archivieren. Es sollte auch Funktionen zur Suche und zum Abrufen von Dokumenten sowie zur Steuerung von Zugriffsrechten und Versionierung bieten. Darüber hinaus sollte es die Möglichkeit bieten, Dokumente automatisch zu klassifizieren und zu indexieren, um die Suche zu erleichtern.