Google Mail, auch bekannt als Gmail, ist einer der bekanntesten E-Mail-Dienste der Welt. Der Dienst bietet viele Funktionen, darunter ein Archiv, in dem Benutzer E-Mails speichern können, die sie später abrufen möchten. Das Archiv ist eine großartige Möglichkeit, um den Posteingang sauber und übersichtlich zu halten. Das Archiv befindet sich in der linken Seitenleiste des Google Mail-Kontos.
Outlook ist ein weiterer E-Mail-Client, der von vielen Benutzern verwendet wird. In Outlook können Benutzer ihre E-Mails auch archivieren, um sie später abzurufen. Die Dauer, wie lange E-Mails im Archiv von Outlook bleiben, hängt von den Einstellungen des Benutzers ab. Standardmäßig bleiben E-Mails im Archiv von Outlook unbegrenzt. Der Benutzer kann jedoch die Einstellungen ändern und festlegen, dass E-Mails nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden.
E-Mails sind heutzutage ein wichtiger Bestandteil des Geschäftslebens. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass E-Mails nicht immer rechtssicher sind. Im Falle von rechtlichen Auseinandersetzungen können E-Mails als Beweismittel verwendet werden. Es ist daher ratsam, E-Mails sorgfältig zu schreiben und sicherzustellen, dass sie klar und präzise sind. Es ist auch empfehlenswert, E-Mails aufzubewahren, um im Bedarfsfall darauf zugreifen zu können.
Rechnungen sind wichtige Dokumente, die Unternehmen aufbewahren müssen. Die Archivierung von Rechnungen kann je nach Land und Branche unterschiedlich sein. In Deutschland müssen Rechnungen beispielsweise mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Es ist auch wichtig, dass die Rechnungen gut archiviert und zugänglich sind, falls sie benötigt werden.
Neben Rechnungen gibt es noch andere Dokumente, die Unternehmen länger als 10 Jahre aufbewahren müssen. Dazu gehören Unterlagen wie Jahresabschlüsse, Steuerunterlagen und Verträge. Es ist wichtig, sich über die spezifischen Anforderungen im eigenen Land und in der eigenen Branche zu informieren, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Dokumente angemessen archiviert werden.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, E-Mails auf dem PC zu speichern. Eine Möglichkeit ist, die E-Mails manuell zu kopieren und in einem Ordner auf dem Computer zu speichern. Eine andere Möglichkeit ist, ein spezielles E-Mail-Backup-Programm zu verwenden, das automatisch eine Kopie aller E-Mails auf dem Computer speichert. Es ist wichtig zu beachten, dass E-Mails vertrauliche Informationen enthalten können und daher sicher gespeichert werden müssen.
GoBD steht für „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung digitaler Unterlagen“ und bezieht sich auf die gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung und Aufbewahrung elektronischer Dokumente. Um GoBD-konform zu sein, müssen elektronische Unterlagen in einer bestimmten Art und Weise archiviert und aufbewahrt werden, um ihre Integrität, Authentizität und Verfügbarkeit zu gewährleisten.
Um E-Mails in Google Mail zu archivieren, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Eine Möglichkeit ist, die E-Mails manuell aus dem Posteingang in das Archiv zu verschieben, indem man auf das Archivsymbol klickt oder die E-Mail einfach per Drag-and-Drop in den Archivordner zieht. Eine andere Möglichkeit ist, automatisch alle eingehenden E-Mails zu archivieren, indem man die Einstellungen von Google Mail anpasst. Dafür kann man beispielsweise ein Label erstellen und einstellen, dass alle E-Mails mit diesem Label automatisch archiviert werden sollen.
Ihr Archiv befindet sich in Ihrem Google Mail-Konto. Um darauf zuzugreifen, können Sie entweder auf das „Archiv“-Label in der linken Seitenleiste klicken oder die Suchfunktion verwenden, um nach archivierten E-Mails zu suchen.