Die als Office oder MS Office bekannte Suite von Produktivitätsprodukten von Microsoft ist ein fester Bestandteil von Unternehmen auf der ganzen Welt. Die Office-Suite enthält Word, ein Textverarbeitungsprogramm. Excel, ein Finanztabellenprogramm; Access, ein Datenbankprogramm; Herausgeber für Desktop Publishing; PowerPoint, ein Programm zum Erstellen von Präsentationen; Outlook, ein Programm für E-Mail und Planung; OneNote, um Ihre Notizen organisiert zu halten; und InfoPath, eine Anwendung zum Verfolgen von Informationen, wenn diese durch die anderen Anwendungen und durch das Unternehmen geleitet werden. In vielen Unternehmen ist es wichtig zu wissen, wie MS Office verwendet wird, und Sie können in einer Stellenanzeige Kenntnisse von grundlegend bis fortgeschritten benötigen, um sicherzustellen, dass potenzielle Mitarbeiter für die Verwaltung des Jobs gerüstet sind.
Grundlegende Aufgaben
Zu den Einstiegsfähigkeiten für die meisten Büroarbeiten gehört die Möglichkeit, Dokumente in Word zu öffnen, zu erstellen, zu speichern und zu ändern, E-Mails in Outlook zu senden und zu empfangen sowie Tabellenkalkulationen in Excel zu erstellen. Für jedes dieser Programme sollten Bewerber auch wissen, wie sie die zu druckenden Dokumente formatieren. Sie sollten mit der Verwendung des Druckermenüs vertraut sein, um eine Vorschau der Dokumente vor dem Drucken anzuzeigen und die Seiten zu drucken. Word ist das am häufigsten verwendete Programm in MS Office. Daher sollten Kenntnisse über das Ändern der Schriftart, der Ränder, das Einfügen oder Löschen von Seiten und die Verwendung der integrierten Rechtschreibprüfung und Grammatikprüfung Teil grundlegender Fähigkeiten sein.
Zwischenaufgaben
Viele häufige Aufgaben im täglichen Betrieb eines Büros gehen über die grundlegenden MS Office-Kenntnisse hinaus, z. B. die Verwendung von Seriendruck in Word zum Personalisieren von Geschäftsbriefen für eine gesamte Mailingliste oder das Erstellen von Postern und anderen grafikintensiven Dokumenten in Publisher. Das Erstellen von Diashows in PowerPoint ist eine Aufgabe auf mittlerer Ebene, die häufig im Büro verwendet wird. Auf dieser Ebene sollten Mitarbeiter wissen, wie Formeln in Excel erstellt werden, um die gewünschten Ergebnisse wie Verkaufsprovisionen oder Steuern zu berechnen. Einige Büroangestellte verwenden Excel anstelle von Access, um Listen mit Kunden oder anderen Informationen zu erstellen. Zu den Vorkenntnissen in Outlook gehört das Wissen, wie Adressbücher erstellt und Auto-Responder eingerichtet werden, wenn Sie nicht im Büro oder im Urlaub sind.
Erweiterte Aufgaben
Das Wissen über die Verwendung von OneNote und InfoPath kann je nach Geschäftssitz als fortgeschrittenes oder spezielles Wissen angesehen werden. Die Fähigkeit eines Mitarbeiters, diese Programme zu verwalten, sowie die Fähigkeit, Informationen in alle MS Office-Anwendungen zu importieren und zu exportieren, ist ein Bonus für jeden Arbeitgeber. Das Erstellen von Datenbanken in Access ist komplexer als das Eingeben einer einfachen Liste in Excel. Zu den erweiterten Fähigkeiten gehört auch die Verwendung von Excel für benutzerdefinierte Finanzformulare, die Verwendung von Grafiken und die Verfolgung von Änderungen zwischen freigegebenen Dokumenten in Word sowie das Anpassen von Präsentationen in PowerPoint.
Training
Viele Unternehmen bieten interne Schulungen an, insbesondere damit die Mitarbeiter lernen können, welche Methoden und Funktionen das Unternehmen bevorzugt. Schulungen werden auch über die Microsoft-Website angeboten. Das Unternehmen verfügt über einen Zertifizierungspfad, der Online-Schulungen, Bücher und Tests umfasst, sodass Benutzer Microsoft Office-Spezialisten oder Microsoft Office-Spezialisten-Master werden können.