Viele Kleinunternehmer lernen die finanziellen und buchhalterischen Bedingungen erst kennen, wenn sie ihr Unternehmen gründen. In allen Rechnungen sollten die Zahlungsbedingungen angegeben sein, um dem Empfänger bei Fälligkeit der Zahlung klar zu machen und das Unternehmen bei der Aufrechterhaltung des Cashflows zu unterstützen. Es gibt eine Vielzahl gängiger Zahlungsbedingungen, um verschiedenen Geschäfts- und Liefersituationen gerecht zu werden. „Fällig und zahlbar“ wird häufig als Zahlungsbedingung verwendet.
Fällig
„Fällig und zahlbar“ zeigt an, dass ein bestimmter Geldbetrag fällig ist und der Zeitpunkt gekommen ist, an dem die Zahlung erforderlich ist. Auf Rechnungen sind häufig zusätzliche Bedingungen angegeben, z. B. dass die Zahlung innerhalb von 30 Tagen erfolgen muss, da sonst eine verspätete Gebühr erhoben wird. Das 30-tägige Warten auf Zahlung ist eine Verlängerung des Guthabens des Unternehmens an den Kunden. „Fällig und zahlbar“ wird manchmal verwendet, wenn eine Schuld entstanden ist, aber die Zahlung musste nicht überwiesen werden, bis etwas anderes eingetreten ist oder abgeschlossen wurde.
Beispiele
Viele Unternehmen, insbesondere kleine Unternehmen, verlangen die vollständige Zahlung unmittelbar nach Erbringung der Dienstleistungen. In Arztpraxen ist in der Regel nach einem Besuch die vollständige Zahlung erforderlich, die Praxis wartet jedoch auf die Erstattung der Versicherungskosten. Zum Beispiel ist nach der Behandlung in einer Zahnklinik eine vollständige Zahlung erforderlich, aber das Büro akzeptiert auch Copays für Patientenversicherungen und reicht dann Ansprüche bei Versicherungsbüros ein. Wenn nach der Zahlung durch die Versicherungsgesellschaft ein Restbetrag verbleibt oder wenn dieser überhaupt nicht bezahlt wird, ist der Restbetrag eines Patienten fällig und sofort zahlbar.
Ein weiteres Beispiel ist ein Designstudio, das mit der Arbeit an einem Projekt beginnt, nachdem es mindestens eine Anzahlung für den Auftrag erhalten hat. Wenn das Projekt eines Kunden abgeschlossen ist, ist der verbleibende Restbetrag sofort fällig und zahlbar.
„Fällig und zahlbar“ wird auch verwendet, wenn ein Darlehen beschleunigt wird. Das heißt, wenn jemand mit einem Darlehen in Verzug gerät, wird der gesamte Restbetrag aus ausstehenden Gebühren, Zinsen und Kapital sofort fällig und zahlbar.
Sonstige Zahlungsbedingungen
„Netto 30“ auf einer Rechnung bedeutet, dass der Verkäufer erwartet, die Zahlung bis zum 30. Tag nach dem Rechnungsdatum zu erhalten oder erhalten zu haben. Anbieter können einen beliebigen Zeitraum für die Nettozahlung auswählen, z. B. sieben oder zehn Tage.
„Fällig nach Erhalt“ ist genau das, was es bedeutet – die Zahlung muss sofort nach Eingang der Rechnung erfolgen, obwohl einige Kunden möglicherweise einige Tage warten, um sicherzustellen, dass sie mit einer Dienstleistung oder einem Produkt zufrieden sind.
Das Netzwerk für Kreditorenbuchhaltung stellt fest, dass „2/10 netto 30“ – zu verstehen als 2 Prozent, 10 Tage, netto 30 Tage – bedeutet, dass der Kunde die Rechnung innerhalb von 10 Tagen nach Rechnungsstellung oder Eingangsdatum bezahlen kann 2 Prozent von der Rechnung abziehen. Andernfalls zahlt der Kunde den vollen Rechnungsbetrag innerhalb von 30 Tagen.
Rechnungen erstellen
Inc.com empfiehlt die Auswahl der Zahlungsbedingungen unter Berücksichtigung der Standards Ihrer Branche sowie unter Berücksichtigung der Faktoren, die einen stetigen Cashflow gewährleisten. Das Anbieten von Rabatten für vorzeitige Zahlungen spricht beispielsweise einige Kunden an, obwohl einige Unternehmen ihr Geld vor der Zahlung so lange wie möglich behalten möchten. Kunden sollten die Bedingungen kennen, bevor sie einen Kauf tätigen. Es ist am besten, schriftliche Bedingungen zu haben, z. B. auf der Website Ihres Unternehmens, auf Schildern in Büros oder Einzelhandelsgeschäften, in Werbematerialien und auf allen Verträgen.