Die meisten kleinen Unternehmen verwenden die Buchhaltung auf Bargeldbasis. Es ist einfacher und ahmt die Art und Weise nach, wie Menschen mit ihren persönlichen Finanzen umgehen. Mit dem Wachstum eines Unternehmens wird es jedoch häufig erforderlich, auf die periodengerechte Rechnungslegung umzusteigen. Potenzielle Investoren, Kreditgeber und Regierungsbehörden erwarten häufig, dass Abschlüsse mit periodengerechter Rechnungslegung erstellt werden. Allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) erfordern eine periodengerechte Rechnungslegung, da sie ein genaueres Bild der Finanzlage eines Unternehmens liefert.
Umsatzerkennung
Die Unterscheidung zwischen Cash- und Accrual Accounting beruht auf zwei Konzepten: Umsatzrealisierung und Matching. In der periodengerechten Buchhaltung erfasst (oder „erfasst“) ein Unternehmen Einnahmen, wenn es diese Einnahmen erzielt. Angenommen, Sie betreiben ein Sanitärgeschäft, und Sie oder eine Ihrer Crews erledigen einen 100-Dollar-Job für einen Kunden. Wenn die Arbeit erledigt ist, haben Sie 100 US-Dollar verdient, und Sie erfassen diesen Betrag als Umsatz in Ihren Büchern. Es spielt keine Rolle, ob der Kunde Sie vor Ort bezahlt oder Sie den Kunden später in Rechnung stellen. Was zählt ist, dass Sie das Geld verdient haben, also buchen Sie die Einnahmen. Im Gegensatz dazu würden Sie bei der Bargeldabrechnung Einnahmen nur dann erfassen, wenn Sie Bargeld erhalten – wenn der Kunde die 100 USD zahlt.
Abstimmung
Nach dem Matching-Prinzip der periodengerechten Rechnungslegung werden die Ausgaben, die Sie zur Erzielung von Einnahmen getätigt haben, gleichzeitig mit den Einnahmen erfasst. Wenn Sie also für die Installation im Wert von 100 US-Dollar ein Teil installieren müssten, das Sie 25 US-Dollar kostet, würden Sie gleichzeitig mit den Einnahmen in Höhe von 25 US-Dollar einen Aufwand von 100 US-Dollar verbuchen. Es spielt keine Rolle, wann Sie dieses Teil tatsächlich gekauft haben. Was zählt, ist, wann Sie es benutzt haben. In der Barabrechnung hätten Sie einen Aufwand von 25 USD gebucht, wenn Sie das Teil tatsächlich bezahlt hätten.
Realität reflektieren
GAAP bevorzugt die periodengerechte Rechnungslegung, da sie die Geschäftsaktivitäten eines Unternehmens genauer darstellt. Angenommen, Sie betreiben einen Betrieb, bei dem Weihnachtsbäume wachsen und an Straßenverkäufer verkauft werden, die sie dann an die Öffentlichkeit verkaufen. Ihre geschäftigste Verkaufsperiode kann von Anfang November bis Anfang Dezember dauern. Die periodengerechte Rechnungslegung würde Folgendes widerspiegeln: Sie würde zeigen, dass Sie den größten Teil Ihres Umsatzes in diesem Zeitraum erzielen. Möglicherweise erhalten Sie jedoch erst später, im Januar, eine Zahlung von den Straßenhändlern. Unter Bargeldabrechnung scheint Ihre geschäftigste Periode – fälschlicherweise – der Januar zu sein.
Ehrlichkeit
Durch die Verpflichtung der Unternehmen, Einnahmen zu erwirtschaften, wenn sie verdient werden, und Ausgaben, wenn sie anfallen, soll GAAP verhindern, dass Unternehmen ihre Geschäftstätigkeit falsch darstellen, indem sie den Zeitpunkt der Zahlungsströme manipulieren. Bei der Kassenbuchhaltung könnte ein Unternehmen vermeiden, einen Verlust beispielsweise für den Monat Juni zu verbuchen, indem es die Zahlung seiner Rechnungen bis zum 1. Juli zurückhält. Wenn der September ein schwacher Monat für Verkäufe sein wird, könnte sich ein Unternehmen stützen die Zahlen durch Verzögerung der Abrechnung einiger Kunden, so dass ihre Zahlung erst nach dem 1. September eintrifft. Bei der periodengerechten Rechnungslegung müsste ein Unternehmen, das darauf hofft, seine Zahlen so zu manipulieren, über den Zeitpunkt der Einnahmen und Ausgaben lügen mit anderen Worten, um Betrug zu begehen.
Cash Flow
Jeder Geschäftsinhaber weiß, dass Sie Ihre Rechnungen nicht mit „Einnahmen“ bezahlen. Sie bezahlen sie mit Bargeld, daher ist der Cashflow für Unternehmen, die die periodengerechte Buchhaltung verwenden, genauso wichtig wie die Bargeldbuchhaltung. Aus diesem Grund fordert GAAP von einem Unternehmen die Erstellung regelmäßiger Kapitalflussrechnungen, in denen die in das Unternehmen ein- und ausströmenden Zahlungsmittel unabhängig von den in der Gewinn- und Verlustrechnung verbuchten Einnahmen und Ausgaben erfasst werden. Zusammengenommen bieten die Gewinn- und Verlustrechnungen ein vollständiges Bild davon, wann das Unternehmen sein Geld verdient und wann es sein Geld erhält. Und signifikante Diskrepanzen zwischen den beiden können zu roten Fahnen führen, z. B. Einnahmen, die erfasst wurden, bevor sie erzielt wurden – und bevor sie dem Kunden in Rechnung gestellt wurden.