Mit dem Zwischensummenbefehl von Excel können Sie schnell Zwischensummen in Ihren sortierten Daten erstellen und dann die Ansicht reduzieren, um nur die neuen Zwischensummenzeilen anzuzeigen. Wenn Sie jedoch versuchen, die Zwischensummen selbst zu kopieren, werden Sie feststellen, dass Excel die ausgeblendeten Zeilen in Ihre Auswahl einbezieht. Sie können dieses Problem mit einem speziellen Excel-Befehl umgehen, der die ausgeblendeten Zeilen aus Ihrem Auswahlbereich entfernt.
Zwischensummenzeilen erstellen
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Fügen Sie Ihrem Arbeitsblatt eine Titelzeile hinzu und entfernen Sie alle leeren Zeilen aus den Daten.
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Sortieren Sie die Daten nach der Spalte, in der Sie Ihre Zwischensummen definieren möchten. Wenn Sie beispielsweise eine Inventarliste haben, für die Sie eine Zwischensumme nach Artikeltyp erstellen möchten, können Sie die Liste anhand der Spalte „Artikeltyp“ sortieren. Sortieren Sie die Daten nach der Spalte „Status“, um die Verkaufszahlen nach Bundesland zu unterteilen. Um nach einer bestimmten Spalte zu sortieren, klicken Sie auf eine beliebige Stelle in Ihren Daten, wählen Sie die Registerkarte „Daten“ und klicken Sie auf „Sortieren“. Ändern Sie die Einstellung „Sortieren nach“ in den Namen der Spalte und klicken Sie dann auf „OK“.
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Klicken Sie auf eine beliebige Stelle, um Ihre sortierten Daten anzuzeigen, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Daten auf „Zwischensumme“, um mit der Erstellung Ihrer Zwischensummen zu beginnen.
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Wählen Sie „Summe“ aus der Dropdown-Liste „Funktion verwenden“.
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Wählen Sie aus der Dropdown-Liste „Bei jeder Änderung“ die Spalte aus, die Sie als Zwischensummenkategorie verwenden möchten. Wählen Sie dieselbe Spalte aus, die Sie zuvor zum Sortieren verwendet haben. Wenn Sie beispielsweise die Verkaufszahlen nach Bundesländern aufschlüsseln, wählen Sie die Spalte „Bundesland“ aus.
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Überprüfen Sie einen oder mehrere der Spaltennamen unter „Zwischensumme hinzufügen zu“. Wählen Sie die Spalten aus, die die Zwischensummen enthalten. Wenn Sie beispielsweise Verkaufszahlen in Zwischensummen zusammenfassen, wählen Sie die Spalte aus, die die Dollarbeträge enthält.
Kopieren Sie die Zwischensummenübersicht
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Klicken Sie links im Umrissbereich auf die „2“, um das Arbeitsblatt zu reduzieren, sodass nur die Summen sichtbar sind.
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Markieren Sie die Zeilen. Obwohl Sie nur die Summen sehen können, enthält Excel die ausgeblendeten Zeilen, wenn Sie sie jetzt kopieren.
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Drücken Sie „Strg-G“ oder „F5“ auf der Tastatur, um das Dialogfeld „Gehe zu“ aufzurufen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Spezial“, wählen Sie „Nur sichtbare Zellen“ und klicken Sie dann auf „OK“. Jetzt werden nur die sichtbaren Zellen ausgewählt. Sie können auch die „Alt-;“ Tastaturkürzel, um dasselbe zu erreichen.
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Drücken Sie „Strg-C“, um die Zeilen zu kopieren.