Bund und Länder verlangen von den Arbeitgebern die Einhaltung der Lohn- und Gehaltssteuergesetze. Die Einhaltung dieser Vorschriften kann komplex und zeitaufwändig sein. Viele Arbeitgeber haben nicht die Zeit – oder möchten sich die Mühe machen – mit Lohn- und Gehaltsabrechnungsaufgaben. Sie verstehen jedoch ihre Bedeutung und können sich dafür entscheiden, ihre Gehaltsabrechnung an einen Gehaltsabrechnungsdienstleister auszulagern. Daher kann ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst ein lukratives Unterfangen sein. aber es bringt erhebliche Verantwortlichkeiten mit sich. Die Implementierung eines Lohn- und Gehaltsabrechnungsgeschäfts erfordert eine sorgfältige Prüfung und Ausführung.
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Wenn möglich, werden Sie zertifizierter Lohn- und Gehaltsabrechnungsfachmann. Obwohl dies keine Anforderung ist, haben zertifizierte Lohn- und Gehaltsabrechnungsfachleute laut Bureau of Labour Statistics einen Vorteil gegenüber ihren Mitbewerbern. Sie können eine Zertifizierung über die American Payroll Association erhalten.
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Entscheiden Sie sich für eine Geschäftseinheit. Nach Angaben des Internal Revenue Service sind Einzelunternehmen, Partnerschaften, Unternehmen und S-Unternehmen die gängigsten Geschäftsstrukturen. Wenden Sie sich an das IRS, um die steuerlichen Verpflichtungen für Ihre Geschäftsstruktur zu erfahren. Insbesondere können Sie Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungsgeschäft von zu Hause aus betreiben. Wenn Sie jedoch Mitarbeiter einstellen, sollten Sie sich einen etablierten Geschäftsplatz sichern.
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Beziehen Sie gegebenenfalls eine Arbeitgeberidentifikationsnummer vom IRS. Wenn Sie Mitarbeiter haben oder wenn es sich bei dem Unternehmen um ein Unternehmen oder eine Partnerschaft handelt, benötigen Sie ein EIN. Wenn Sie der einzige Arbeitnehmer sind, können Sie Ihre Sozialversicherungsnummer möglicherweise für Steuerzwecke verwenden.
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Beantragen Sie gegebenenfalls eine staatliche Gewerbeberechtigung. Der Staat verlangt möglicherweise nicht, dass Sie eine Lizenz für ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsunternehmen erhalten. In vielen Staaten müssen Buchhalter jedoch eine staatliche Lizenz erhalten. Daher benötigen Sie möglicherweise eine staatliche Lizenz, wenn Sie die Gehalts- und Buchhaltungsaufgaben Ihres Kunden übernehmen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Außenminister nach den Anforderungen für die Gewerbeberechtigung Ihres Staates.
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Besorgen Sie sich eine lokale Geschäftslizenz. In den meisten Fällen verlangt der Landkreis oder die Stadt, dass Geschäftsinhaber eine Stadt- oder Kreislizenz erwerben, um in der Region Geschäfte zu tätigen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Rathaus oder Bezirksgericht nach den Anforderungen. Wenn Sie Ihren lokalen Lizenzantrag einreichen, überprüft die Agentur, ob Ihr Unternehmen den lokalen Zonierungsgesetzen entspricht. Wenn die Zonierungsgesetze es Ihnen nicht erlauben, ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsgeschäft in der Region zu betreiben, müssen Sie eine Zonierungsgenehmigung beantragen.
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Beauftragen Sie einen Anwalt mit der Erstellung der erforderlichen rechtlichen Unterlagen. Dies beinhaltet einen Standardvertrag, den Sie und Ihre Kunden unterschreiben müssen. Arbeitsvertrag mit Vertraulichkeits- und Kündigungsrichtlinien, wenn Sie Mitarbeiter haben; und Vollmachtsdokument, wenn Sie die Steuerangelegenheiten Ihrer Kunden erledigen. Komplexe Geschäftsstrukturen wie Unternehmen und Partnerschaften erfordern auf jeden Fall einen Anwalt.