Berichte über Metriken – die Messungen, mit denen bestimmte Aspekte der Unternehmensleistung bewertet werden – sind wertlos, wenn Manager die Daten nicht in Ergebnisse umwandeln können. Key Performance Indicators (KPIs) geben Metriken Bedeutung, indem sie sicherstellen, dass die Daten für die strategischen Ziele und Vorgaben des Unternehmens relevant sind. Berichte müssen für Manager relevant und verdaulich sein und sollten Maßnahmen erfordern, wenn die Indikatoren außerhalb des normalen Bereichs liegen.
Verdauliche Informationen
Berichte sollten in einem Format vorliegen, das die Komplexität der Leistungsdaten des Unternehmens auf eine kleine Anzahl verständlicher Metriken reduziert. Berichte sollten in einem leicht lesbaren Format vorliegen, damit Manager oder Führungskräfte auf einen Blick erkennen können, ob die Vorgänge im Ziel sind. KPIs, die ihre Ziele verfehlen, können in Rot oder einer anderen auffälligen Farbe markiert werden. Wenn beispielsweise der Umsatz innerhalb einer Abteilung ein Problem darstellt und die Anzahl der Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen haben, innerhalb eines Monats um 40 Prozent gestiegen ist, müssen Sie diesen Datenanstieg unbedingt kennzeichnen.
Daten, die für die Zielgruppe relevant sind
Metriken müssen auf Ihr Publikum zugeschnitten sein. Manager möchten nicht mit Informationen belästigt werden, die für ihre Abteilung, ihren Zeitrahmen oder ihre Prioritäten irrelevant sind. Beispielsweise ist ein Finanzmanager nicht an einer Erhöhung der Anzahl von Supportanrufen an den Informationstechnologie- oder IT-Helpdesk interessiert. Während dieser Anstieg finanzielle Überlegungen zu beeinflussen scheint, fallen IT-Helpdesk-Anrufe unter die Kontrolle des Chief Information Officer und der IT-Manager. Geben Sie nur Informationen an, die für den Abteilungsleiter oder die Führungskraft relevant sind.
Umsetzbare Metriken
Eine umsetzbare Metrik veranlasst jemanden, Maßnahmen zu ergreifen. Alle Berichte sollten darauf abzielen, Informationen bereitzustellen, die es Entscheidungsträgern ermöglichen, fundierte Entscheidungen über Änderungen zu treffen, die vorgenommen werden müssen. Die im Bericht angegebenen Metriken und KPIs sollten hervorheben, was für die Leistung des Unternehmens in diesem Moment am wichtigsten ist. Während eines Software-Updates ist die Anzahl der nicht erfolgreichen Versions-Upgrades beispielsweise eine umsetzbare Metrik, die dazu führen kann, dass der Projektmanager auf eine frühere Version zurückgreift oder andere Schritte unternimmt, die einfach auf den gemeldeten Daten basieren.
Industriestandards
Das Erstellen eines nützlichen Berichts muss nicht von Grund auf neu erfolgen. Industriestandards gibt es zuhauf. In Wissensdatenbanken und Branchenblogs finden Sie Best Practices, die für Ihre Branche relevant sind. Mit Beispielberichten wie diesen können Sie vom Fachwissen Ihrer Kollegen profitieren. Wenn Sie beispielsweise für einen Marketingleiter berichten, wenn sich Social Media und Werbemöglichkeiten schnell ändern, bieten Branchenpublikationen aktuelle Informationen.