Standardmäßig können Microsoft Word-Dokumente von jedem bearbeitet werden, der das Dokument anzeigt. In diesem Fall kann die Datenintegrität ein Problem darstellen. Im Gegensatz zu Word-Dokumenten kann der Inhalt von PDF-Dateien nicht bearbeitet werden, sondern wird auf allen Computersystemen gleich angezeigt. Wenn Sie ein Word-Dokument haben, dessen Unternehmen statisch sein muss, konvertieren Sie es direkt aus Microsoft Word in das PDF-Format. Das resultierende PDF behält die Formatierung des Originaldokuments einschließlich eingebetteter Links bei.
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Öffnen Sie das gewünschte Word-Dokument in Microsoft Word und klicken Sie auf die Menüüberschrift „Datei“ in der oberen linken Ecke der Menüleiste. Wählen Sie die Option „Speichern unter“ und geben Sie einen Namen für die Datei in das angegebene Textfeld ein.
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Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben „Als Typ speichern“ und wählen Sie „PDF“ aus der Liste der Dateitypen. Wählen Sie neben „Optimieren für“ die Option „Standard (Online veröffentlichen und drucken“) oder „Mindestgröße (Online veröffentlichen)“.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“, um die nicht standardmäßigen Optionen für die PDF-Datei anzupassen, und klicken Sie anschließend auf „OK“. Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem es gespeichert werden soll, und klicken Sie auf „Speichern“, um die Datei zu konvertieren.