Es wäre schön, einfach eine E-Mail-Nachricht zu „denken“, die dann automatisch über unsere Computer oder Mobiltelefone an einen Kunden gesendet wird, aber das passiert noch nicht. Es gibt jedoch Funktionen in E-Mail- und Hilfsprogrammen, die automatisch E-Mails für Sie generieren, sofern die aktuelle Technologie dies zulässt. Dies bedeutet normalerweise verschiedene Methoden zum Generieren von Weiterleitungen, zeitgesteuerten Nachrichten oder automatischen Antworten.
Automatische Weiterleitungen generieren
Bei den meisten E-Mail-Plattformen können Sie bei jedem Empfang einer E-Mail eine automatische Weiterleitung an eine bestimmte Adresse generieren. Suchen Sie im Einstellungsmenü oder im Optionsmenü Ihrer Plattform nach Begriffen wie „POP“ oder „Weiterleitung“. Zum Beispiel in Yahoo! Mail, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Optionen“, dann auf „Mail-Optionen“ und dann auf „Pop and Forwarding“. Wählen Sie „Yahoo! Mail weiterleiten“ und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Sie weiterleiten möchten. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“. Das Ausführen dieses Schritts ist wichtig, bevor Sie mit dem nächsten Abschnitt fortfahren.
Automatisches Filtern und Weiterleiten
Einige E-Mail-Plattformen, wie z. B. Google Mail, verfügen über E-Mail-Filter, mit denen Sie die automatische Weiterleitung bestimmter eingehender E-Mails an andere E-Mail-Konten generieren können. In Google Mail klicken Sie beispielsweise oben rechts auf Ihrer Google Mail-Seite auf das Symbol „Zahnrad“. Wählen Sie „Einstellungen“ aus dem Dropdown-Menü. Klicken Sie auf „Filter“. Klicken Sie auf „Neuen Filter erstellen“. Geben Sie die Kriterien für die Weiterleitung ein, z. B. E-Mails von einem bestimmten Absender. Klicken Sie auf „Filter mit dieser Suche erstellen“. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Weiterleiten an“ und wählen Sie die Adresse aus, an die Sie weiterleiten möchten. Befolgen Sie die Anweisungen für Ihre E-Mail-Plattform, falls diese eine solche Weiterleitung unterstützt.
Automatisches Timing und Reaktion
Auf einigen E-Mail-Plattformen können Sie planen, wann Sie Ihre E-Mails senden. Suchen Sie auf dem Bildschirm für die erstellte Nachricht in den Einstellungen oder im Optionsmenü nach der Schaltfläche „Später senden“ oder ähnlichem. Suchen Sie beispielsweise auf der Plattform von Go Daddy nach einem kleinen Symbol mit einem Uhrumschlag-Logo in der oberen linken Ecke. Für einige Plattformen wie Google Mail müssen Sie jedoch ein Plugin installieren, um diese Funktion nutzen zu können. Laden Sie für Google Mail das Boomerang-Plugin herunter (siehe Abschnitt Ressourcen), das nur mit den Browsern Firefox und Google Chrome funktioniert. Boomerang sendet E-Mails automatisch zu einem festgelegten Zeitpunkt. Suchen Sie für andere Plattformen in Ihren Menüs „Einstellungen“ oder „Optionen“ nach dieser Funktion.
Die meisten E-Mail-Plattformen unterstützen auch automatische Antwort-E-Mails, manchmal auch als „Urlaubs-Responder“ bezeichnet, bei denen eine vorab geschriebene Nachricht automatisch an jeden gesendet wird, der Ihnen während eines bestimmten Zeitraums eine E-Mail sendet. Suchen Sie in den Menüs „Einstellungen“ oder „Optionen“ Ihres E-Mail-Programms nach „Automatische Antwort“ oder „Urlaubsantwort“.
Hilfsprogramme
Programme wie Constant Contact und FanBridges Social Digest generieren automatisch E-Mails für Client-E-Mail-Listen. Constant Contact richtet sich an jedes Unternehmen mit einer Kunden-E-Mail-Liste, und FanBridge richtet sich an Musiker, Comedians, Sportler und andere solche Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens. Das Social Digest-Programm von FanBridge kompiliert Daten von bestimmten Social-Media-Websites eines Benutzers wie Tumblr und kompiliert sie zu einer E-Mail, die per E-Mail an Fans gesendet wird. Constant Contact sendet zu bestimmten Zeiten automatisch Begrüßungs-E-Mails und andere Nachrichten an eine E-Mail-Liste. Befolgen Sie die Anweisungen für das Programm Ihrer Wahl.