Signaturen validieren ein Dokument, indem sie zeigen, dass Sie es manuell mit Ihrer schriftlichen oder digitalen Signatur versehen haben. Microsoft Word 2013 fügt Ihre Signatur nicht automatisch allen Dokumenten hinzu, da das Abmelden eines Dokuments nur erfolgen sollte, wenn Sie persönlich bestätigen, dass es vollständig ist. Durch Hinzufügen einer digitalen Signatur wird das Dokument fertiggestellt, um eine weitere Bearbeitung zu verhindern. Sie können Word jedoch so konfigurieren, dass mit minimalem Aufwand Signaturen hinzugefügt werden.
Hinzufügen digitaler Signaturen
Ihr Dokument muss gespeichert werden, bevor Sie eine digitale Signatur hinzufügen können. Nach dem Speichern können Sie auf „Datei | Info | Dokument schützen | Digitale Signatur hinzufügen“ klicken, um das Dialogfeld „Signieren“ zu öffnen. Durch Klicken auf „Signieren“ wird Ihre Signatur hinzugefügt und das Dokument schreibgeschützt. In diesem Dialogfeld können Sie auch einen Verpflichtungstyp festlegen, z. B. „Dieses Dokument erstellt und genehmigt“, den Zweck für die Unterzeichnung und zusätzliche Informationen zum Unterzeichner.
Verwenden von Autokorrektur zum Hinzufügen von Signaturen
Nachdem Sie einem Dokument manuell eine Signatur hinzugefügt haben, markieren Sie die Bilddatei und den dazugehörigen Text. Klicken Sie auf „Datei | Optionen | Prüfen | AutoKorrekturoptionen“. Geben Sie eine Verknüpfung in das Feld „Ersetzen“ ein und klicken Sie auf „OK“. Dieser Satz sollte kein richtiges Wort sein; Verwenden Sie stattdessen etwas wie „Addsig“. Einmal eingerichtet, wird Ihre Signatur bei jeder Eingabe dieser Phrase automatisch in das Dokument eingegeben. Diese Methode konvertiert das Dokument nicht in das schreibgeschützte Format, sodass eine spätere Bearbeitung erfolgen kann. Sie können jedoch auf „Datei | Info | Dokument schützen | Als endgültig markieren“ klicken, um es schreibgeschützt zu machen.